Rozliczanie produkcji w firmie. Jak połączyć dane z magazynu, produkcji i księgowości?

Rozliczanie produkcji wymaga przede wszystkim dostępu do danych, które standardowo są rozproszone – znajdują się w różnych działach firmy. Jak podaje na swojej stronie internetowej firma Finexis, która oferuje księgowość dla firm produkcyjnych, do prawidłowego rozliczenia produkcji najczęściej wymagane są:

• faktury za zakup materiałów i energii,

• dokumenty, z których będzie wynikać stopień zużycia materiałów i surowców,

• raporty z wykonania produkcji,

• dokumenty potwierdzające przyjęcie gotowych produktów do magazynu,

• dokumenty wskazujące czas pracy ludzi i maszyn,

• dokumenty prezentujące produkcję niezakończoną,

• inne dokumenty, z których będą wynikać koszty związane z produkcją.

Nie wszystkie koszty uwzględniane w procesie rozliczania produkcji można bezpośrednio przypisać do wytworzonego produktu – niektóre są wydatkami pośrednimi. Ich dobrym przykładem są koszty utrzymania maszyn. Stąd podstawą jest zidentyfikowanie wszystkich danych, jakie następnie zostaną uwzględnione podczas rozliczania produkcji.

Aby rozliczanie produkcji przebiegło sprawnie, a uzyskany wynik był rzetelny, konieczne jest połączenie rozproszonych danych – z magazynu, działu produkcji i działu księgowości. Jak to zrobić efektywnie? Z pomocą przychodzą systemy ERP, czyli Enterprise Resource Planning.

System ERP to oprogramowanie zaprojektowane z myślą o kompleksowym zarządzaniu przedsiębiorstwem – w tym przypadku środowiskiem firmy produkcyjnej. Dobrze skonfigurowany i zintegrowany system ERP może połączyć dane z magazynu, produkcji i księgowości oraz ułatwić dostęp do informacji potrzebnych do rozliczenia produkcji. To sprawia, że dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy.

Chociaż system ERP porządkuje informacje o działaniu przedsiębiorstwa i może zapewniać bieżący dostęp do danych, to rozliczanie produkcji nie jest zadaniem mechanicznym – wymaga przeanalizowania danych i ich właściwego przyporządkowania. Stąd też, chociaż korzystanie z systemu ERP jest coraz częściej standardem, to wciąż niezbędne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za opisanie dokumentów uwzględnianych podczas rozliczania produkcji.

Bazowanie na błędnych czy niekompletnych danych podczas rozliczania produkcji przełoży się na wynik – nie będzie mieć on wiele wspólnego ze stanem faktycznym. Z kolei podejmowanie decyzji na podstawie nieprawidłowego rozliczenia produkcji może odbić się na wyniku finansowym firmy produkcyjnej. To główny powód, dla którego dostęp do rzetelnych informacji jest kluczowy.

Aby rozliczanie produkcji odbywało się na podstawie kompletnych danych, warto:

• wdrożyć wspomniany system ERP, który umożliwi gromadzenie w jednym miejscu informacji z różnych obszarów firmy, w tym magazynu, produkcji i księgowości,

• określić, jak ma przebiegać obieg dokumentów w firmie produkcyjnej i wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za przetwarzanie dokumentacji,

• zadbać o prawidłowość opisu dokumentów, aby nie pozostawić pola do interpretacji i uniknąć niedomówień.

Dobrym pomysłem jest też nawiązanie współpracy z firmą specjalizującą się w obsłudze księgowej firm produkcyjnych. Merytoryczne wsparcie jest nieocenione zarówno na etapie porządkowania procesu rozliczania kosztów produkcji, jak i podczas bieżącego rozliczania produkcji.