Podpis zaufany, kwalifikowany i elektroniczny – co je różni?

To rodzaj podpisu elektronicznego, który potwierdza Twoją tożsamość w usługach online administracji publicznej. Jest darmowy i możesz go używać w ePUAP, w serwisach urzędowych i w wielu innych systemach państwowych.

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Podpis Zaufany, czyli podpis elektroniczny, jest weryfikowany z pomocą urzędowych certyfikatów1. Dzięki temu instytucje publiczne mają pewność, że użytkownik składa w 100% legalny podpis.

Czy wiesz, że…? Do wykorzystywania Podpisu Zaufanego nie potrzebujesz specjalistycznego oprogramowania. Wystarczy Ci dostęp do internetu i aktywny Profil Zaufany. Podpis wtedy będzie w pełni autentyczny i umożliwi Ci sprawne załatwienie wielu urzędowych spraw.

Jeśli chodzi o to, jak zrobić podpis zaufany, warto dokładnie wiedzieć, gdzie możesz go używać. Jest naprawdę mnóstwo możliwości. W praktyce Podpis Zaufany dokumentów możesz wykorzystać w urzędach, e-usługach państwowych czy nawet podczas załatwiania formalności związanych, np. z małżeństwem, alimentami i adopcją2.

Realnie elektroniczną formę urzędowego podpisu użyjesz do:

• załatwiania spraw administracyjnych w urzędzie,

• autoryzacji deklaracji podatkowych CIT, PIT, VAT,

• składania dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

• wnioskowania o nowy dowód osobisty, meldunek lub zmianę danych osobowych.

Elektroniczny Podpis Zaufany wykorzystasz na rządowych portalach, np. IKP (Internetowe Konto Pacjenta) do składania wniosków o kartę EKUZ, PUE ZUS, e-Urząd Skarbowy czy nawet Urząd Patentowy.

Pamiętaj o ograniczeniach takiej formy podpisu elektronicznego. Profilem Zaufanym nie podpiszeszniektórych informacji podatkowych, nie zamkniesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także nie dokonasz zmian we wpisach KRS, o ile spółka nie została zarejestrowana przez internet.

Choć obydwa podpisy są elektroniczne, to jednak występują pewne różnice w ich zastosowaniu, przeznaczeniu oraz metodach autoryzacji.

1. Kwalifikowany Podpis Elektroniczny jest płatny, ale ma znacznie szersze zastosowanie w praktyce. Podpiszesz nim prawie każdy dokument elektroniczny, a w tym umowy handlowe, biznesowe i wiele innych. Taki podpis ma identyczną moc prawną jak ten odręczny.

2. Podpis Zaufany to rozwiązanie w 100% bezpłatne, a jego zastosowanie ogranicza się do kontaktów z administracją publiczną, np. składanie wniosków przez serwis ePUAP.

Co ciekawe, aby założyć Podpis Zaufany, możesz wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny. Dzięki temu założenie profilu jest proste, nie zajmuje dużo czasu, a Ty możesz załatwić wszystkie formalności online, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie.

Podpis Zaufany to szybki sposób na załatwianie spraw urzędowych online bez wychodzenia z domu. A więc jak go aktywować? To proste. Należy wykonać tylko 5 kroków:

1. Wejdź na gov.pl.

2. Wybierz „Zarejestruj się” i zaloguj się przez bank lub e-dowód.

3. Potwierdź dane i aktywuj profil zaufany.

4. Wejdź na pz.gov.pl, kliknij „Podpisz dokument”.

5. Załaduj plik i podpisz go online.

Musisz wiedzieć, że elektroniczne dokumenty podpisywane Podpisem Zaufanym mogą mieć format docx, ppt, doc, png, svg, pdf i wiele innych.

Podpis działa natychmiast i jest ważny przez 3 lata. Nie potrzebujesz dodatkowego oprogramowania ani wizyty w urzędzie. W każdej chwili możesz przedłużyć jego ważność i kolejne 3 lata, bez dodatkowych formalności.

Wystarczy, że masz aktualny dokument tożsamości, np. nowoczesny dowód osobisty z warstwą elektroniczną. Alternatywnie możesz wykorzystać podpis kwalifikowany. Przyda Ci się też dostęp do bankowości elektronicznej, np. w VeloBank. Dzięki temu sprawnie uruchomisz Profil Zaufany i zaczniesz w pełni wykorzystywać potencjał podpisów elektronicznych.

Jeśli chodzi o podpis elektroniczny, Profil Zaufany jest niezbędny, o ile nie korzystasz z kwalifikowanego podpisu online. Kiedy aktywujesz podpis za pośrednictwem serwisu ePUAP, możesz wykorzystać go do:

• zgłoszenia narodzin dziecka,

• wnioskowania o świadczenie 800+ na dziecko,

• zameldowania lub wymeldowania się z konkretnego adresu,

• uzyskania wpisu do CEIDG,

• wymiany prawa jazdy,

• przygotowania pisma ogólnego lub skargi do urzędu państwowego.

To tylko część możliwości. Z każdym rokiem urzędów i spraw, które obsłużysz online, jest więcej. Wystarczy, że znasz login i hasło do serwisu ePUAP i Profilu Zaufanego, a będziesz w stanie wykorzystać pełen potencjał elektronicznych podpisów urzędowych. Zaoszczędzisz sporo wolnego czasu i zyskasz gwarancję pełni bezpieczeństwa w momencie podpisywania istotnej dokumentacji.

Podpis Zaufany wygląda jak dodatkowa warstwa zabezpieczenia pod dokumentem. Elektroniczny podpis ma zakodowane informacje takie, jak:

• imię i nazwisko posiadacza Profilu Zaufanego i podpisu,

• numer PESEL,

• data złożenia podpisu.

System automatycznie dodaje też informacje o tym, że podpis został złożony przez Profil Zaufany. Wszystko widzisz w formie graficznej pieczęci lub jako załącznik z danymi technicznymi podpisu.

W praktyce Profil Zaufany a podpis elektroniczny to niemalże to samo. Ten dostępny przez profil na ePUAP jest szybkim i bezpłatnym sposobem na podpisywanie dokumentów online. Nie musisz mieć czytnika, certyfikatu ani wychodzić z domu. Sprawdza się w wielu sprawach urzędowych i biznesowych.

Istotne zalety Podpisu Zaufanego to:

• 100% bezpieczeństwa w trakcie przygotowywania urzędowej dokumentacji.

• Szybkość działania – podpisujesz elektroniczne dokumenty od ręki z dowolnego miejsca.

• Całkowity brak kosztów zarówno za założenie, jak i korzystanie, niezależnie od liczby złożonych podpisów.

Skoro już wiesz, co to jest Podpis Zaufany, znasz jego zalety i wiesz, w jaki sposób podpisywać dokumenty elektroniczne – nie pozostaje Ci nic innego, jak wykorzystywać potencjał takich rozwiązań. Obecnie to standard, szczególnie jeśli chodzi o typowe sprawy urzędowe.

Kiedy wykorzystasz potencjał Profilu Zaufanego – podpisu elektronicznego, możesz załatwić istotne sprawy urzędowe bez konieczności wychodzenia z domu. To spora oszczędność czasu i pieniędzy.

Wszystko odbywa się legalnie, a Twój podpis jest honorowany przez instytucje państwowe. Oszczędzasz czas i unikasz kolejek w urzędach. Jeśli cenisz sobie proste i bezpieczne rozwiązania – podpis zaufany to coś, co warto mieć. Korzystasz wtedy z cyfrowych usług w sposób nowoczesny i zgodny z prawem.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565).
   https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20050640565

2. Biznes.gov.pl, Profil zaufany i podpis zaufany, listopad 2024.
   https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0074

Nota prawna: Niniejsza treść nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny.