Jak automatyzacje mogą ułatwić pracę w obszarze kadrowo-płacowym?

Ponad 54% specjalistów ds. HR uważa, że automatyzacja to najlepszy sposób na zwiększenie efektywności pracy w dziale kadrowym – taki wniosek wynika z opublikowanych niedawno badań PwC. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm inwestuje w nowoczesne rozwiązania, które pozwalają automatyzować powtarzalne zadania, związane z przygotowywaniem listy wynagrodzeń, generowaniem raportów czy obsługą pracowników. Naprzeciw tym potrzebom wychodzą dostawcy systemów kadrowo-płacowych, którzy oferują coraz bardziej wszechstronne rozwiązania, dostępne w elastycznych modelach cenowych. Dzięki temu korzyści wynikające z automatyzacji HR mogą czerpać nie tylko duże podmioty, lecz również małe przedsiębiorstwa.

- Procesów, jakie można zautomatyzować w obszarze HR, jest całe mnóstwo. Z naszych obserwacji wynika jednak, że w małych i średnich przedsiębiorstwach kluczowe znaczenie mają trzy aspekty: automatyzacje w obszarze kadr, płac oraz raportowania – tłumaczy Rafał Sztostak, Architekt Rozwiązań Biznesowych w Symfonii.

Taka perspektywa nie dziwi, biorąc pod uwagę fakt, że funkcje administracyjne, zaliczane do tzw. twardego HR-u potrafią zajmować specjalistom do spraw personalnych nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie. Możliwość zautomatyzowania codziennych zadań, okazuje się sporym ułatwieniem w szczególności w tych firmach, w których dział kadr, oprócz typowych spraw obsługuje również tzw. miękki HR, czyli wszystkie zadania związane np. z onboardingiem czy offboardingiem pracowników.

Jak zautomatyzować pracę w dziale kadr i płac? Zapisz się na bezpłatny webinar! Już 14 listopada!>>

Jednym z najbardziej czasochłonnych procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi jest zatrudnienie nowego pracownika. Zgodnie z przepisami, pracodawca musi założyć teczkę osobową, poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia i uzyskać od niego szereg oświadczeń, dotyczących chociażby rozliczania kwoty wolnej od podatku, korzystania z uprawnień rodzicielskich czy PPK. W praktyce wiąże się to z koniecznością przekazania zatrudnionemu dużej liczby dokumentów, takich jak np. kwestionariusz osobowy, PIT-2, skierowanie na badania czy formularze zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego lub rezygnacji z PPK. Automatyzacja w tym obszarze znacznie przyspiesza procesy związane z onboardingiem pracownika.

- W programie Symfonia R2Płatnik specjalista do spraw kadr może wygenerować paczkę dokumentów potrzebnych do zawarcia umowy, a następnie przesłać je bezpośrednio do pracownika. Taka możliwość eliminuje potrzebę wyszukiwania poszczególnych formularzy zapisanych często w różnych folderach. Automatyczne uzupełnianie danych pracownika skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentów i minimalizuje ryzyko pomyłek. Ponieważ cały proces jest obsługiwany systemowo dokumentacja, która trafia do nowego pracownika, jest zawsze kompletna i zgodna z najnowszymi przepisami – wyjaśnia Patrycja Mazurkiewicz- Opałko, konsultant ds. rozwiązań kadrowo-płacowych w Symfonii.

Automatyzacja może okazać się dużym wsparciem także wtedy, gdy dużej liczbie pracowników trzeba aneksować umowy, np. w związku z podwyżką płacy minimalnej. Systemy kadrowo-płacowe potrafią dziś obsługiwać tego typu procesy, a także przeprowadzać masowe wysyłki zaktualizowanych dokumentów. W efekcie zadania, które kiedyś zajmowały specjalistom do spraw kadr kilkanaście godzin, można dziś realizować w znacznie krótszym czasie.

Na tym jednak automatyzacje w obszarze kadr się nie kończą. W wielu programach kadrowo-płacowych można dziś także przygotować seryjną wysyłkę zgłoszeń lub wyrejestrowań pracowników, a także obsługiwać procesy związane z przekazywaniem miesięcznych raportów i deklaracji rozliczeniowych. Niektóre rozwiązania, jak np. Symfonia R2Płatnik, dzięki dwustronnej integracji z systemem ZUS, oferują jeszcze więcej udogodnień. Pozwalają np. na automatyczne pobieranie zwolnień lekarskich z Platformy Usług Elektronicznych (PUE) czy eksport raportów ZUS RUD i ZUS Z-3. Taka funkcjonalność znacznie usprawnia codzienną pracę działów kadr – szczególnie w firmach, które zatrudniają kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników.

Naliczanie płac to zwykle proces, od którego rozpoczyna się automatyzację HR w przedsiębiorstwie. Obliczanie wynagrodzenia wymaga bowiem dużej dokładności i skompletowania danych kadrowo-płacowych z różnych źródeł, jak chociażby ewidencja czasu pracy czy wnioski urlopowe. Nietrudno tu o błąd, który może skutkować nieprawidłowym obliczeniem płacy, a co za tym idzie, także składki ZUS czy zaliczki na podatek dochodowy.

- Systemy kadrowo-płacowe oferują sporo ułatwień w tym obszarze. Nie tylko samodzielnie pobierają dane płacowe z różnych źródeł, lecz również automatycznie generują listy płac, uwzględniając przy tym rozmaite składniki wynagrodzeń i mechanizmy ich naliczania. Dzięki nim można bez trudu obliczyć wysokość pensji pracownika, który oprócz płacy zasadniczej otrzymuje również premię czy różnego rodzaju dodatki, lub który przez kilka dni przebywał na zwolnieniu chorobowym– wyjaśnia Rafał Szostak, Architekt Rozwiązań Biznesowych w Symfonii.

Ponieważ obliczenia są wykonywane przez system na podstawie algorytmów działających zgodnie z przepisami prawa, ryzyko błędów w naliczaniu wynagrodzeń, składek ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy jest minimalne. Na tym funkcja programów kadrowo-płacowych się jednak nie kończy. Na podstawie automatycznie wygenerowanej listy płac można za ich pomocą – także automatycznie – przygotować paczki przelewów oraz paski wynagrodzeń dla pracowników.

Jak wytypować procesy do automatyzacji w swojej firmie? Zapisz się na bezpłatny webinar! Już 14 listopada! >>

Automatyzacje w obszarze raportowania procesów kadrowych to aspekt, który w ostatnich latach zyskuje na znaczeniu.

- Działy kadr często muszą przygotowywać dodatkowe materiały dla zarządu, które pozwalają ocenić kondycję finansową spółki. Tu także dużym wsparciem mogą okazać się programy kadrowo-płacowe wyposażone w moduły analityczne, które pozwalają na tworzenie spersonalizowanych zestawień i raportów, dotyczących np. rezerw na emerytury, urlopy czy nagrody jubileuszowe – mówi Rafał Szostak.

Automatyzacja polega tu jednak nie tylko na importowaniu danych potrzebnych do przygotowania raportów, lecz również skonfigurowaniu całego procesu tak, by konkretne zestawienia generowały się w sposób cykliczny, a zatem w określonych jednostkach czasu. Taka funkcja będziesz szczególnie przydatna w przedsiębiorstwach, w których dane kadrowe wykorzystuje się np. podczas wyceny wartości spółki czy rozliczania dofinansowania ze środków UE.

Obsługa kadrowa w firmach, zwłaszcza tych zatrudniających kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, wiąże się z koniecznością przetwarzania ogromnej liczby danych. Trudno wyobrazić sobie ten proces bez wsparcia systemów automatyzujących rutynowe czynności. Nowoczesne oprogramowanie może znacznie przyspieszyć nie tylko proces naliczania wynagrodzeń, lecz również onboardingu nowych pracowników czy raportowania wyników. Potencjał automatyzacji w HR jest ogromny i nie dotyczy tylko dużych przedsiębiorstw. Dzięki elastycznym modelom cenowym i możliwości korzystania z oprogramowania w chmurze, dostęp do nowoczesnych rozwiązań zyskują także małe przedsiębiorstwa. Firmy, które już dziś korzystają z automatyzacji, są w stanie znacznie przyspieszyć i zredukować koszty związane z administracją kadrową, wyeliminować błędy z procesów i podnieść jakość obsługi pracowników.