Jak archiwizować i przechowywać dane pracowników?
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma szereg obowiązków wynikających m.in. z Kodeksu Pracy. Jednym z nich jest tworzenie teczek osobowych i ich przechowywanie. Sprawdź, jak prawidłowo archiwizować dane pracowników.
Archiwizacja danych osobowych - o czym trzeba pamiętać?
Archiwizacja dokumentów zawierających dane osobowe, a więc dokumentów pracowniczych, wymaga stosowania specjalnych zabezpieczeń. Jeśli mają one formę papierową, należy umieścić je w archiwum zlokalizowanym na terenie niezalewowym i ogrodzonym. Teczki osobowe powinny być przechowywane w szafach zamykanych na klucz. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko wycieku danych i uzyskania dostępu przez osoby nieupoważnione. Archiwizacja danych pracowników, które zostały sporządzone w formie elektronicznej, wymaga zastosowania zabezpieczeń od strony technicznej. Natomiast w obu przypadkach trzeba zadbać o odpowiednie segregowanie dokumentów i opisanie teczek.
Jak długo przechowywać dane pracowników?
Archiwizacja danych pracowniczych trwa długo, a w niektórych przypadkach najdłużej w odniesieniu do wszystkich dokumentów firmowych. Okres archiwizacji dla akt osobowych wynosi:
-
10 lat - w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku,
-
50 lat - w przypadku pracowników zatrudnionych do 1 stycznia 1999 roku.
Natomiast przechowywanie akt kadrowych pracowników, których zatrudniliśmy między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, można przechowywać 10 lat, jeśli przekażemy do ZUS raporty ZUS OSW i ZUS RIA. W przeciwnym razie obowiązuje 50-letni okres archiwizacji.
Niektóre dokumenty kadrowe można przechowywać krócej. Okres 5-letni obowiązuje dla tych, które są związane ze szkoleniami pracowniczymi, podwyżką wynagrodzenia lub zmianą stanowiska (awansem).
Bezpieczna archiwizacja akt osobowych
Archiwizacja akt osobowych pracowników to zadanie dla specjalistów. Bez względu na to, w jakiej formie prowadzisz archiwum, masz obowiązek zadbać o stosowne zabezpieczenia. Ich samodzielne wdrożenie jest trudne, dlatego warto korzystać z pomocy ekspertów. Rhenus Office Systems Poland zapewnia kompleksową obsługę dokumentacji pracowniczej zarówno na etapie archiwizacji, jak i niszczenia. Profesjonaliści dbają o to, dokumenty były przechowywane w bezpiecznych warunkach, gwarantując do nich dostęp w dowolnym momencie administratorowi danych. Pamiętajmy, że okres archiwizacji akt osobowych jest bardzo długi, przez co czynność ta generuje koszty. Warto więc rozważyć rozwiązania, które pozwolą Ci je zoptymalizować.
Artykuł sponsorowany
