Firmowe prezenty świąteczne – jak je rozliczyć z korzyścią dla pracodawcy

W przypadku finansowania prezentów ze środków obrotowych, świadczenia podlegają zarówno opodatkowaniu PIT, jak i oskładkowaniu ZUS, co zwiększa koszt całkowity dla pracodawcy w i tak wymagającym okresie Bożego Narodzenia.

Ale jeżeli firma posiada Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, warto z niego skorzystać nie tylko ze względu na możliwość wsparcia swoich pracowników, ale również korzyści finansowe z perspektywy pracodawcy. Dlaczego? Świadczenia finansowane z ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego do 1000 zł rocznie na osobę oraz nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – bez limitu kwotowego.

Środki z ZFŚS muszą być wydatkowane na wsparcie pracowników i ich rodzin adekwatnie do ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. W praktyce oznacza to, że firma nie może przyznawać świadczeń wszystkim „po równo”, tylko musi uwzględniać indywidualne potrzeby pracowników.

Takie zróżnicowanie potwierdza, że pomoc ma charakter socjalny, co pozwala efektywniej zarządzać budżetem na prezenty świąteczne dla pracowników. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie świadczeń i dopłat musi odbywać się właśnie z uwzględnieniem tzw. kryterium socjalnego.

• Wydatki na benefity z ZFŚS są zupełnie transparentne, a przejrzyste zarządzanie funduszem buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników. Właściwe wykorzystanie ZFŚS to nic innego jak element odpowiedzialności finansowej zarządu. Pozwala nie tylko realizować obowiązek ustawowy, ale także tworzyć długofalową wartość dla całej organizacji – podkreśla Grzegorz Biekionis, Chief Financial Officer, Członek Zarządu Pluxee Polska.

Z funduszu socjalnego można finansować wyłącznie świadczenia o charakterze rzeczowym lub usługowym, a nie pieniężnym. Oznacza to, że pracodawca może podarować pracownikowi np. kartę przedpłaconą, ale bon czy talon uprawniający do wymiany na towary lub usługi już nie, ponieważ nie spełniają one wymogu „rzeczowego charakteru” w rozumieniu przepisów podatkowych.

Odpowiednia forma prezentu świątecznego dla pracowników pozwala nie tylko spełnić wymogi ustawowe, ale też zapewnić większą satysfakcję z otrzymanego podarunku. To ważne tym bardziej, że według „Pluxee Benefit Guidebook 2026” aż 53% pracowników uważa prezenty okazjonalne (np. karty przedpłacone) za jeden z najbardziej atrakcyjnych benefitów.

Prawidłowa dokumentacja to podstawa rozliczenia świadczeń finansowanych z ZFŚS. To ona jest potwierdzeniem, czy prezenty świąteczne dla pracowników mogą być zwolnione z opodatkowania PIT i oskładkowania ZUS.

W takiej dokumentacji powinny się znaleźć:

• lista osób, które otrzymały prezent świąteczny, wraz z jego wartością,

• protokół przekazania lub potwierdzenie odbioru (np. raport z systemu kart przedpłaconych),

• podstawa przyznania świadczenia (np. zapis w regulaminie ZFŚS),

• dowód księgowy potwierdzający wydatek.

Wydatki z funduszu należy uwzględnić w ewidencji księgowej zgodnie z zasadami rachunkowości. Co ważne, odpis na ZFŚS jest dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu, ale same wydatki z funduszu już nie – to środki celowe o charakterze socjalnym.

Świadczenia finansowane z ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego, jeśli ich łączna wartość w danym roku nie przekracza 1000 zł na osobę. Zwolnienie obejmuje m.in. świadczenia rzeczowe, takie jak karty przedpłacone (np. Pluxee Prezent), czy bilety na wydarzenia kulturalno-rozrywkowe, pod warunkiem, że mają charakter socjalny. Jeśli łączna kwota świadczeń z funduszu przekroczy limit 1000 zł, nadwyżka podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.