Fakturowanie online – 5 zalet takiego rozwiązania

Z myślą o nich, w dzisiejszym artykule obalamy mity i przedstawiamy zalety fakturowania online. 

Wystawianie faktur online jest szybkie i łatwe oraz, co szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, zdominowanych pracą zdalną lub hybrydową – możliwe z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, za pomocą komputera, smartfona lub tabletu. Wystawienie faktury trwa do kilkunastu sekund i jest banalnie proste. Nie trzeba już martwić się o to, że nie ma się dostępu do papierowej dokumentacji lub o brak miejsca na składowanie papierów. Ponadto, program do faktur online wyposażony jest w szereg usprawnień, które pomagają nam w wystawianiu dokumentów. Są nimi m.in. autouzupełnianie (zaczytywanie danych kontrahenta z bazy przedsiębiorców po samym numerze NIP), możliwość tworzenia listy produktów, , możliwość dodawania towarów poprzez skanowanie kodów kreskowych oraz wiele innych.

Fakturowanie online jest bezpieczne i chroni prywatność przedsiębiorcy oraz klientów. Dane są przechowywane w chmurze, co oznacza, że są bezpieczne i niezagrożone w przypadku awarii sprzętu lub problemów z zasilaniem. Niektóre programy do wystawiania faktur posiadają również dodatkowe funkcje zwiększające bezpieczeństwo – możliwość weryfikacji kontrahenta na tzw. białej liście podatników VAT, automatyczne wprowadzanie poprawnych danych (wystarczy wprowadzić numer NIP kontrahenta, a wszystkie dane pobierane są z bazy GUS), zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem. Dzięki programom do fakturowania online, takim jak Comarch ERP XT mamy pewność, że wystawiona przez nas faktura zawiera wszystkie elementy i jest zgodna z przepisami.

Fakturowanie online pozwala na automatyzację wielu procesów, co pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić dużo czasu. Wysyłanie faktur e-mailem, przechowywanie historii faktur i łatwe wyszukiwanie faktur to tylko niektóre z funkcji, które pozwalają na zaoszczędzenie czasu. Co więcej, twórcy programu Comarch ERP XT poszli o krok dalej i nie dość, że umożliwili oszczędzanie czasu przy wystawianiu faktur, to wprowadzili moduł OCR, który rozpoznaje kontrahenta, daty oraz wartości z faktury i sam wprowadza je na dokument wewnątrzsystemowy ze wskazanych przez użytkownika zdjęć lub plików PDF. Od teraz zatem nie ma potrzeby czasochłonnego przepisywania danych z faktur naszych kontrahentów.

Fakturowanie online umożliwia łatwe zarządzanie płatnościami, a programy do wystawiania faktur wysyłają nam np. przypomnienia o płatnościach. Niektóre systemy, np. Comarch ERP XT umożliwiają umieszczenie linku do szybkich płatności na fakturze, dzięki czemu klienci mogą płacić online za faktury. Dodatkowo, system ten posiada panel podatkowy, na którym można odczytać informacje o bieżących zobowiązaniach podatkowych i rozliczeniu za świadczone usługi księgowe. Ponadto, programy do faktur online mają możliwość integracji z bankowością online, co pozwala na łatwe i szybkie zarządzenie i kontrolowanie płatności.

Wystawianie faktur online może być tańsze niż tradycyjne fakturowanie. Przede wszystkim, oszczędzamy na kosztach związanych z drukowaniem faktur, kupowaniem papieru i tonerów, wynajmem biura, wysyłką tradycyjnych faktur papierowych do klientów i opłatami za przechowywanie dokumentacji. Ponadto, wiele systemów fakturowania online oferuje darmowe lub niskokosztowe wersje dla małych przedsiębiorstw.

Podsumowując, fakturowanie online oferuje wiele korzyści, takich jak łatwość i wygodę, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i ochronę danych, łatwość w zarządzaniu płatnościami oraz niższe koszty. Dlatego zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, które potrzebują wydajnego i łatwego w użyciu systemu do zarządzania fakturami, warto zdecydować się na fakturowanie online.