Odpis na ZFŚS i rozliczanie świadczeń w 2018 r.

Odpis na ZFŚS i rozliczanie świadczeń w 2018 r.

27.01.2018

W 2018 r. wysokość odpisów i zwiększeń pozostała na poziomie z 2017 r. Nie uległa bowiem zmianie podstawa ich naliczania, którą jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. ogłoszone przez GUS. W tym roku skorzystają też pracownicy i inni podopieczni funduszu socjalnego. Nie zapłacą w ogóle podatku dochodowego od świadczeń z ZFŚS lub dopiero od nadwyżki ponad 1.000 zł na rok. Podwyższeniu uległ bowiem limit zwolnienia z dotychczasowych 380 zł do 1.000 zł.

Stan zatrudnienia – ważny na 1 stycznia

Zasady prowadzenia działalności socjalnej, w tym tworzenia ZFŚS, określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 2191). Przypomnijmy, że fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Stan zatrudnienia ustalamy wyłącznie na dzień 1 stycznia danego roku. Ewentualne późniejsze zmiany tego stanu nie mają już znaczenia. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach ogólnych takich jak ci więksi, lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe tym, którzy skorzystają z co najmniej 14-dniowego wypoczynku.

Odpisy w 2018 r. – bez zmian

W 2018 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Oznacza to, że podstawą naliczenia odpisów w 2018 r. jest kwota 3.161,77 zł.

Wysokość wszystkich odpisów i zwiększeń na 2018 r. przedstawia poniższa tabela.

Rodzaj odpisu (zwiększenia)

Kwota odpisu (zwiększenia)

Podstawowy

1 185,66 zł

Zwiększony (praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze)

1 580,89 zł

Na pracowników młodocianych:

- I rok nauki

- II rok nauki

- III rok nauki



158,09 zł

189,71 zł

221,32 zł

Zwiększenie odpisu na każdego pracownika niepełnosprawnego

197,61 zł

Zwiększenie funduszu na emeryta/rencistę

197,61 zł

U pracodawców posiadających żłobek lub klub dziecięcy – zwiększenie funduszu na każdego pracownika

237,13 zł

Ustalanie odpisu – tak jak dotychczas

Przypomnijmy, że fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość tego odpisu wynosi na jednego zatrudnionego wykonującego pracę:

  1. w normalnych warunkach – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej,

  2. w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Odpisy nalicza się również na danego pracownika młodocianego, stosownie do roku nauki:

  1. w pierwszym roku nauki 5%,

  2. w drugim roku nauki 6%,

  3. w trzecim roku nauki 7%

– przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Pracodawca może zmienić wysokość ustawowych odpisów. W tym celu trzeba wprowadzić odpowiednie zapisy w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, po uzgodnieniu z przedstawicielem załogi, jeśli przy firmie nie działają związki zawodowe. Odpis możemy zarówno podwyższyć jak i obniżyć.

Przy ustalaniu odpisu – ważna przeciętna liczba zatrudnionych

Podstawę naliczania odpisu, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy. W celu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, stosuje się jedną z trzech metod statystycznych, w zależności od tego, jakie jest natężenie zmian stanu zatrudnienia w trakcie roku:

  • uproszczoną – polegającą na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2. Metoda ta ma zastosowanie w firmach o stabilnym stanie zatrudnienia,

  • średniej chronologicznej – na podstawie której przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2. Metoda ta jest przydatna w firmach z niewielkimi ruchami kadrowymi,

  • średniej arytmetycznej - polegającą na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu. Metoda sprawdza się w firmach, w których często dochodzi do zwolnień i przyjęć pracowników.

Po wybraniu odpowiedniej metody i obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, należy je wszystkie zsumować i wynik podzielić przez 12. Następny krok to wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.

Przykład
Ustalanie odpisów w firmie


1 stycznia 2018 r. firma „ABC” zatrudniała 68 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z tego 15 osób pracuje w szczególnych warunkach. W styczniu, według metody średniej chronologicznej, obliczono planowaną średnioroczną liczbę zatrudnionych w 2018 r., w celu naliczenia odpisu na ZFŚS. Odpisy wynoszą:
1) podstawowy, normalne warunki: 53 etaty x 1 185,66 zł – 62 839,98 zł,
2) podwyższony, warunki szczególne:15 etatów x 1 580,89 zł = 23 713,35 zł
Razem – 86 553,33 zł.

Równowartość dokonanych odpisów naliczonych na 2018 r., pracodawca przekaże na rachunek bankowy funduszu, w terminie do dnia 30 września, z tym że do dnia 31 maja wpłaci kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Jak poprawnie rozliczyć świadczenia socjalne po podwyższeniu limitu zwolnienia

Do końca 2017 r. zwolniona z podatku dochodowego była wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.Z kategorii rzeczowych świadczeń wykluczone są jednak bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, które w całości podlegają opodatkowaniu, nawet jeśli pochodzą z ZFŚS.

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązuje nowy, wyższy limit zwolnienia, wynoszący 1.000 zł. Oznacza to, że pracownicy zapłacą podatek od świadczeń socjalnych dopiero od nadwyżki ponad ten próg na rok podatkowy. To znaczna podwyżka dzięki której osoby uprawnione zapewne odczują wsparcie udzielone z funduszu. Przykładowo, oszczędność będzie zauważalna w przypadku uzyskania świadczeń o wartości między 380 a 1.000 zł. Podatek, szczególnie od świadczeń rzeczowych, już nie obniży pensji przypadającej do wypłaty.

Przykład
Dofinansowanie do wypoczynku i paczka świąteczna


Pracownik Wojciech J., w styczniu 2018 r. otrzymał z ZFŚS dofinansowanie do zimowego, rodzinnego wypoczynku, w wysokości 350 zł. Świadczenie to wolne jest zarówno ze składek na ZUS (tu nie obowiązują żadne limity) jak i podatku dochodowego. Załóżmy, że w marcu 2018 r. pan Wojciech otrzyma również wielkanocną paczkę ze słodyczami dla dzieci o wartości 160 zł. Wartość paczki również nie podlega obciążeniom podatkowo-składkowym. Gdyby taki stan rzeczy miał miejsce w 2017 r. pracownik musiałby zapłacić podatek od 130 zł [(350 zł + 160 zł) - 380 zł]. Po zmianie, na poczet limitu wliczono 510 zł (350 zł + 160 zł), co oznacza, że jeszcze w dalszej części roku pracownik może bez podatku uzyskać z ZFŚS świadczenia o łącznej wartości 490 zł (1.000 zł – 510 zł).

Nowy podział zapomóg w 2018 roku

Osobne zwolnienie z podatku dochodowego dotyczy zapomóg otrzymanych w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Do końca 2017 r. były nieopodatkowane do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2 280 zł, bez względu na pochodzenie środków przeznaczonych na ten cel. Limit obowiązywał więc również dla zapomóg wypłacanych z ZFŚS.

Od 1 stycznia 2018 r. istnieje podział na zapomogi z tytułu indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, otrzymane:

  1. z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra,

  2. z innych źródeł.

Pierwszą grupę zapomóg zwolniono z PIT niezależnie od wysokości, żaden limit nie obowiązuje. Istotne by zapomogę celową wypłacono z wymienionych funduszy, w tym z ZFSS. Zapomogi wypłacone np. ze środków bieżących są zwolnione do wysokości 6.000 zł na rok podatkowy.

Przykład
Zapomoga na usunięcie szkody


Pracownikowi Łukaszowi M., na skutek wichury zerwało część dachu domu. Wystąpił on do komisji socjalnej działającej w zakładzie pracy o zapomogę na usunięcie szkody. Komisja przyznała panu Łukaszowi wsparcie finansowe w wysokości 5.000 zł. Całą kwotę pracownik otrzyma „do ręki”. Podlega ona w pełni zwolnieniu bo pochodzi z ZFŚS. Gdyby stało się to przed 1 stycznia 2018 r. pan Łukasz zapłaciłby podatek od kwoty 2.720 zł, czyli od nadwyżki ponad limit 2.280 zł (5.000 zł – 2.280 zł).

Świadczenia dla emerytów/rencistów - z podwyższonym limitem zwolnienia z PIT

Zakłady pracy posiadające ZFŚS mogą pomagać również byłym pracownikom będącym emerytami lub rencistami. Są oni osobami uprawnionymi wymienionymi w ustawie o ZFŚS. Z podatku dochodowego zwolnione są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych. Do końca 2017 r. zwolnienie było ograniczone w stosunku rocznym do kwoty 2.280 zł, bez względu na źródło ich sfinansowania. Po zmianie, limit został podniesiony do 3.000 zł. Dopiero po przekroczeniu tej kwoty należny będzie 10-proc. podatek zryczałtowany.

Przykład
Dofinansowanie pobytu w sanatorium


Były pracownik – Marian G., obecnie emeryt, w styczniu 2018 r. wystąpił do dawnego pracodawcy o dofinansowanie do pobytu w sanatorium. Regulamin ZFŚS przewiduje wsparcie na taki cel. Firma zaakceptowała wniosek i pan Marian otrzymał dopłatę w kwocie 1 500 zł. Podlega ona w pełni zwolnieniu z podatku. Załóżmy, że w maju osoba ta otrzyma jeszcze z ZFŚS 2.000 zł zapomogi finansowej w związku z pogorszeniem się jej sytuacji życiowej (wyższe wydatki na leki z tytułu choroby niebędącej jednak chorobą długotrwałą). Łącznie świadczenia wynoszą 3.500 zł, z tego 500 zł podlega opodatkowaniu (a nie 1.220 zł jak w poprzednim stanie prawnym).

Oczywiście nowe przepisy mają zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2018 r.

Podstawa prawna: 
  • art. 21 ust. 1 pkt 26, 38, 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.),

  • ustawa 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 2175),

  • 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. : Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

Autorem odpowiedzi jest: 

Izabela Nowacka
specjalista w zakresie kadr i płac

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel