Tarcza 4.0: jak udzielić pracownikowi urlopu zaległego w okresie epidemii

Tarcza 4.0: jak udzielić pracownikowi urlopu zaległego w okresie epidemii
Dokument aktualny

Katarzyna Wrońska-Zblewska

01.07.2020

Tarcza antykryzysowa 4.0 umożliwiła pracodawcom udzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie przez siebie wyznaczonym, bez uzgadniania go z pracownikiem i z pominięciem planu urlopów. Z takiej możliwości pracodawca może skorzystać jedynie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, a łączny wymiar udzielonego w taki sposób urlopu zaległego nie może przekraczać 30 dni. Jak prawidłowo skorzystać z nowych rozwiązań?

Od kilku ostatnich miesięcy pojawiały się pytania czy pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w okresie stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii. Przepisy prawa pracy nie odpowiadały na to pytanie, a sytuacja wielu zakładów pracy wymagała konkretnych działań. Niewiele pomogło także stanowisko PIP dotyczące udzielania urlopów zaległych w okresie zagrożenia koronawirusem. Nadal kwestia udzielania zaległych urlopów bez uzgodnienia terminu z pracownikiem była dyskusyjna. Wątpliwości w tym zakresie rozwiały jednak przepisy tzw. tarczy 4.0.

Nowa regulacja wprowadzana przepisami tarczy 4.0 dotyczy zaległego urlopu bez rozróżnienia na „zwykły” urlop zaległy i urlop, który w poprzednim roku (lub latach) mógł być wykorzystany w trybie „na żądanie”. Dotychczas Kodeks pracy rozdzielał terminy wykorzystania „zwykłego” urlopu zaległego i urlopu zaległego niewykorzystanego w trybie żądaniowym. W przeciwieństwie jednak do regulacji kodeksowej, tarcza 4.0 nie dzieli urlopu na takie części umożliwiając udzielenie każdego urlopu zaległego z pominięciem dotychczasowych terminów.

Obowiązek czy możliwość?

Udzielenie urlopu zaległego nie jest obowiązkiem zatrudniającego. O tym, czy w ogóle udzielić urlopu a także ile urlopu udzielić decyduje więc tylko pracodawca.

Pracodawca nie musi od razu jednorazowo udzielić urlopu w maksymalnym 30 dniowym wymiarze. Taki urlop może zostać podzielony na części, jednak pod warunkiem, że łączny wymiar urlopu zaległego nie przekroczy 30 dni.

Można udzielić do 30 dni urlopu

Pracodawca może udzielić urlopu w wymiarze do 30 dni. Chodzi tu o 30 dni urlopu wypoczynkowego udzielanego na dni pracy pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, a nie 30 dni wypoczynku. W praktyce więc pracownik będzie w pracy nieobecny przez znacznie dłuższy czas.

Przykład
Obliczanie liczby dni urlopowych
Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku. Pracodawca udzielił mu urlopu zaległego w wymiarze 30 dni od 1 lipca 2020 r. Pracownik wróci do pracy po urlopie dopiero 12 sierpnia 2020 r. (do 11 sierpnia będzie korzystał z udzielonego urlopu).

Co, gdy pracownik ma więcej zaległego urlopu?

W takiej sytuacji pozostałą część urlopu zaległego należy wykorzystać według kodeksowych zasad, czyli do 30 września następnego roku. I choć dotychczas przyjmowano, że w okresie pandemii koronawirusa pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania terminu wykorzystania takiego urlopu z pracownikiem (zob. stanowisko PIP dotyczące możliwości wysyłania pracowników przez pracodawcę na zaległe urlopy wypoczynkowe w okresie zagrożenia koronawirusemhttps://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html) to jednak przepis Tarczy 4.0 zdaje się wskazywać wyraźnie na brak takiej możliwości w odniesieniu do pozostałej części urlopu zaległego, która przekracza ustalone w Tarczy 30 dni. Gdyby bowiem taka możliwość jednostronnego ustalania terminu urlopu przez pracodawcę miała dotyczyć całego zaległego urlopu, ustawodawca wyraźnie by to przewidział nie ograniczając się jedynie do 30 dni.

Przykład
Urlop zaległy powyżej 30 dni
Pracownik ma 33 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca udzielił mu 10 dni urlopu zaległego za 2018r., a następnie 20 dni za rok 2019r. Wykorzystanie pozostałych 3 dni urlopu zaległego powinno nastąpić już na „zwykłych” kodeksowych zasadach.

Polecenie wykorzystania urlopu

Jeśli pracodawca udzieli urlopu zaległego, to pracownik jest zobowiązany go wykorzystać. Udzielenie urlopu odbywać się więc powinno w drodze polecenia służbowego. Niewykonanie takiego polecenia może narazić pracownika na konsekwencje służbowe, np. w postaci kary porządkowej.

Takie polecenie może zostać wydane ustnie, jednak dla celów dowodowych warto zachować formę pisemną. Taka forma może być pomocna szczególnie w przypadku, gdy pracownik odmówi wypisania wniosku urlopowego.

Wprawdzie przepisy nie wymagają takiego wniosku, ale jeśli w danym zakładzie pracy są stosowane i jednocześnie pracodawca uznał je za część dokumentacji urlopowej, która powinna być obowiązkowo przechowywana przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustaje stosunek pracy pracownika, brak wniosku urlopowego może stanowić problem. W takiej sytuacji wniosek urlopowy w dokumentacji pracowniczej  może „zastąpić” polecenie udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego.

Plan urlopowy – czy go korygować?

Plan urlopów obejmuje (a przynajmniej powinien) cały urlop wypoczynkowy pracownika, poza 4 dniami urlopu, które mogą zostać wykorzystanie w trybie „na żądanie”. A zatem plan urlopów, jeśli jest tworzony w danym zakładzie pracy, powinien obejmować także i urlop zaległy. Skoro Tarcza 4.0 umożliwiła pracodawcom udzielanie zaległych urlopów z pominięciem planu urlopów (który już został stworzony na 2020 r.), pracodawcy nie muszą czekać z zaległym urlopem na termin wskazany w takim planie.

W takim przypadku powstaje jednak pytanie czy plan urlopów powinien zostać skorygowany. Wydaje się jednak, że nie ma takiej potrzeby. Jeśli pracodawca udzielił pracownikowi całego zaległego urlopu, plan urlopów będzie nadal aktualny w zakresie urlopu bieżącego. Natomiast jeśli po udzieleniu urlopu zaległego na podstawie tarczy 4.0 w maksymalnym wymiarze 30 dni pozostanie pracownikowi jeszcze do wykorzystania jakaś część urlopu zaległego, wówczas plan urlopów będzie aktualny nie tylko w zakresie urlopu bieżącego, ale również w zakresie tej niewykorzystanej części urlopu zaległego.

Przerwanie urlopu i niemożność jego wykorzystania

Tarcza 4.0 nie reguluje sposobu wykorzystywania objętego jej przepisami urlopu zaległego, ani też nie odsyła wyraźnie w tym zakresie do przepisów kodeksowych, jednak mimo to nie ma wątpliwości, że zasady kodeksowe obowiązują odpowiednio (tj. z uwzględnieniem przepisów tarczy 4.0). A zatem udzielony urlop zaległy zostanie automatycznie przerwany np. chorobą pracownika lub decyzją o jego kwarantannie. A już udzielony nie rozpocznie się z powodu np. urlopu macierzyńskiego, czy odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego (art. 164 i 165 kp). Niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony w późniejszym terminie.

Przykład
Odosobnienie pracownika a urlop z tarczy
Pracodawca udzielił pracownikowi zaległego urlopu w maksymalnym wymiarze 30 dni. Po kilku dniach takiego urlopu pracownik otrzymał decyzję sanepidu o objęciu kwarantanną. W takiej sytuacji – zależnie od daty wskazanej w decyzji urlop pracownika nie mógł się rozpocząć, a rozpoczęty został przerwany. Po zakończeniu kwarantanny pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem nowego terminu wykorzystania zaległego urlopu i może ponownie polecić pracownikowi wykorzystanie urlopu zaległego w oparciu o przepis tarczy 4.0 z uwzględnieniem maksymalnego łącznego wymiaru takiego urlopu. A więc jeśli pracownik zdążył wykorzystać przed rozpoczęciem kwarantanny 5 dni urlopu, to pracodawca może mu polecić wykorzystanie 25 dni urlopu zaległego po zakończeniu kwarantanny.

Okresowość nowego rozwiązania

Nowe rozwiązanie nie zostało ograniczone konkretnymi datami. Mimo to jest ono terminowe i obowiązuje jedynie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. W momencie odwołania obu stanów, pracodawca nie będzie mógł już jednostronnie udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego poza sytuacjami określonymi w kodeksie pracy.

Wykorzystanie urlopu po odwołaniu stanu epidemii

Tarcza 4.0 nie odpowiada na pytanie co stanie się z urlopem zaległym udzielonym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, który ma kończyć się już po odwołaniu tych stanów.

Wydaje się, że taki urlop udzielony jeszcze przed odwołaniem wspomnianych stanów powinien zostać przez pracownika wykorzystany do końca, zgodnie z poleceniem pracodawcy (obowiązuje ta sama zasada, która dotyczy kodeksowego urlopu zaległego, tj. pracodawca powinien w terminie wyznaczonym przepisami udzielić urlopu, a pracownik jest zobowiązany go wykorzystać zgodnie z poleceniem pracodawcy, nawet po 30 września kolejnego roku). Choć możliwa jest także interpretacja, że obowiązek wykorzystania zaległego urlopu kończy się z chwilą odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Autorem odpowiedzi jest: 

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel