Obniżenie etatu na podstawie tarczy antykryzysowej – odpowiedzi na 10 pytań

Obniżenie etatu na podstawie tarczy antykryzysowej – odpowiedzi na 10 pytań

Katarzyna Wrońska-Zblewska

05.08.2020

W praktyce ciągle pojawia się wiele pytań dotyczących obniżenia etatu. Wiele z nich dotyczy samego porozumienia wprowadzającego niższy etat, np. kogo ono obejmuje, jak je przedłużyć lub skrócić itp. Niemało jest też pytań o stosowanie w praktyce obniżonego etatu w trybie antykryzysowym – np. jak wówczas ewidencjonować czas pracy, jaki przyznać urlop czy inne uprawnienia pracownicze itd. Sprawdź rozwiązania wszystkich tych dylematów i uniknij kosztownych błędów.

1. Jedni mają obniżony etat, inni – nie. Czy to bezpieczne

PYTANIE: Czy porozumienie obniżające wymiar etatu może odnosić się tylko do niektórych działów, niektórych grup pracowników albo wręcz niektórych pojedynczych stanowisk? Czy nic tu pracodawcy nie grozi np. z tytułu nierównego traktowania?

ODPOWIEDŹ: Obniżenie wymiaru czasu pracy jest możliwe i dla całej załogi, i dla jej części (dla poszczególnych grup zawodowych), jeśli zajdzie taka konieczność. Pracodawca raczej nie narazi się na zarzut nierównego traktowania, choć warto dokładnie przeanalizować każdą sytuację przed zawarciem takiego porozumienia.

Redukcja etatu tylko dla części załogi

Przepisy antykryzysowe nie precyzują wprost, czy obniżenie wymiaru czasu pracy musi dotyczyć całej załogi czy też jej części. Pośrednio jednak wskazują, że porozumienie będące podstawą obniżenia wymiaru czasu pracy powinno określać co najmniej:

  • grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy;
  • obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników;

    okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 15g oraz 15 gb ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 15g oraz 15 gb ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 15g oraz 15 gb ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 15g oraz 15 gb ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

Ustawodawca umożliwia więc pracodawcom różnicowanie sytuacji pracowników, zauważając potrzebę elastycznego reagowania na kryzys. Zatem możliwa jest w praktyce sytuacja, w której u tego samego pracodawcy część pracowników będzie objęta obniżonym wymiarem czasu pracy, a część będzie pracowała bez zmian.

W zakładzie produkującym meble pracownicy produkcyjni oraz magazynowi zostali objęci obniżonym wymiarem czasu pracy i pracują obecnie na 0,8 etatu. Produkcja nie powróciła bowiem do stanu sprzed pandemii. Natomiast pracownicy działu marketingu, sprzedaży i obsługi klienta pracują w niezmienionym czasie pracy, aby zachęcić do kupna produktów zakładu jak największą liczbę klientów i jak najsprawniej ich obsłużyć bez konieczności ograniczania godzin działania infolinii. W takiej sytuacji pracodawca nie musi obawiać się zarzutu nierównego traktowania pracowników. Takie zróżnicowanie sytuacji zatrudnionych nie dość, że ma podstawę w przepisach antykryzysowych, to jeszcze jest uzasadnione obiektywną potrzebą pracodawcy.

Nierówne traktowanie pracowników

Gorzej, gdy sprawa nie jest tak oczywista, a pracodawca obniża wymiar czasu pracy:

  • poszczególnym pracownikom bez względu na to, do jakiej grupy należą (np. obniżono wymiar czasu pracy 13 pracownikom produkcji spośród 22 osób i 2 magazynierom spośród 5),
  • tylko konkretnym pracownikom w danej grupie (np. spośród 6 kucharek etat obniżono tylko 2, a pozostałe pracują bez zmian; nie dotyczy to oczywiście sytuacji w której pozostałe 4 osoby od początku pracowały na taką część etatu, której w ramach tarczy nie da się już bardziej obniżyć) albo
  • pracownikom tylko z jednej grupy, a druga grupa – mimo takiego samego rozmiaru pracy – pracuje w niezmienionym czasie pracy (np. pracownicy montują elementy tego samego wyrobu, mimo że realizują to samo zamówienie i zajmuje im to tyle samo czasu, jedna grupa została objęta obniżonym czasem pracy, a druga nie).

Wówczas możliwy jest zarzut nierównego traktowania pracowników.

Pojedyncze stanowiska

Natomiast objęcie redukcją etatu na podstawie porozumienia z przedstawicielami załogi (w znaczeniu obejmującym zależnie od okoliczności także i związki zawodowe) pojedynczych stanowisk (jedynych takich stanowisk w strukturze zakładu pracy) może być dyskusyjne. Lecz nie dlatego, że takie rozwiązanie od razu zostanie uznane za nierówne traktowanie, ale dlatego, że przepisy antykryzysowe nie przewidziały wyraźnie takiej możliwości. Wspomniane porozumienie powinno bowiem odnosić się do grup pracowników. A zatem takie stanowiska mogłyby być objęte modyfikacjami, pod warunkiem że zostaną zaliczone do konkretnej grupy zawodowej.

Przepisy antykryzysowe nie precyzują jednak, co należy rozumieć przez „grupę zawodową”. W tym zakresie więc decyzja o zaliczeniu lub niezaliczeniu danego stanowiska do danej grupy zawodowej pozostaje stronom porozumienia. Wydaje się, że takie zaliczenie może zostać dokonane nie tylko rodzajowo, ale i organizacyjnie.

Przykład
W zakładzie wyróżniono 3 samodzielne stanowiska: specjalista ds. HR, specjalista ds. marketingu internetowego oraz specjalista ds. bhp. Zawarte w zakładzie porozumienie obniżyło pracownikom administracyjno-biurowym wymiar czasu pracy do 0,9 etatu. W takim przypadku stanowiska specjalisty ds. HR oraz marketingu internetowego mogą zostać objęte takim obniżeniem, ponieważ pracownicy na tych stanowiskach wykonują pracę o typie administracyjno-biurowym. Natomiast w przypadku pracownika służby bhp kwestia ta jest dyskusyjna.

Dodatkowym argumentem za tym, że także pojedyncze stanowiska pracy występujące w strukturze organizacyjnej pracodawcy mogą być objęte obniżonym wymiarem etatu (gdy jest to obiektywnie uzasadnione sytuacją związaną ze zwalczaniem sytuacji kryzysowej spowodowanej COVID-19), jest fakt, że wyliczenie w tarczy antykryzysowej tego, co może być uregulowane w porozumieniu jest przykładowe. Jeżeli pracodawca wykaże, że podjęte działania (obniżenie wymiaru etatu) mieszczą się w celach, dla jakich zostały wprowadzone przepisy tarczy antykryzysowej – nie powinien spotkać się z zarzutem nierównego traktowania.

2. Kolejna umowa w trakcie obniżenia. Jaki wymiar wpisać

PYTANIE: Zawarliśmy z pracownikami porozumienie obniżające całej załodze wymiar etatu w trybie specustawy COVID-19. W połowie okresu obniżenia pracownikowi skończyła się umowa na czas określony. Dotąd miał pełny etat. Czy w nowej umowie czasowo wpisać mu niższy etat? Czy też w umowie zostawiamy pełny etat (a także pełnoetatowe wynagrodzenie), a i tak będzie go obowiązywało porozumienie obniżające etat (i odpowiednio niższa pensja)?

ODPOWIEDŹ: Przepisy (w tym te antykryzysowe) nie przesądzają tego. Kluczowe w tym zakresie będą – w mojej ocenie – postanowienia porozumienia zawartego z przedstawicielami pracowników.

Co z nowymi umowami? Niech to rozstrzyga porozumienie

Porozumienie z przedstawicielami załogi o obniżeniu wymiaru czasu pracy pracowników, o którym mowa w przepisach antykryzysowych, stosuje się zasadniczo do umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie tego porozumienia. Przyjmuje się, że takie porozumienie nie powinno działać wstecz. A więc nie powinno ono wpływać na warunki zatrudnienia wynikające z umów o pracę, które już nie obowiązują.

Zasada działania „na przyszłość” może jednak wywołać wątpliwości dotyczące umów terminowych. Zależnie od treści zawartego porozumienia może bowiem okazać się, że nowa umowa o pracę zawarta bezpośrednio po kończącej się umowie terminowej (objętej porozumieniem), nie zostanie formalnie objęta porozumieniem. Może się tak zdarzyć, gdy np. z porozumienia wynika, że obniżenie wymiaru czasu pracy dotyczy tylko umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie porozumienia. Konsekwencją takiego stanu rzeczy może być przyjęcie, że nowa umowa została „wyjęta” spod porozumienia i strony mogą dowolnie kształtować treść stosunku pracy. Z zastrzeżeniem jednak, że pracodawca nie otrzyma dofinansowania do wynagrodzenia tego pracownika.

Rozwiązanie: zmiana porozumienia

Niestety ani przepisy prawa pracy, ani przepisy antykryzysowe nie wyjaśniają, jak postąpić w takiej sytuacji. Wydaje się jednak, że odpowiedzią może być odpowiednia zmiana zawartego porozumienia. W taki sposób, aby porozumienie wyraźnie określało sytuację pracowników, których umowy zostaną przedłużone. Taką zmianę dotychczasowego porozumienia można wprowadzić, zawierając kolejne porozumienie z przedstawicielami załogi (zmiana w formie porozumienia zmieniającego).

Gdyby bowiem porozumienie obejmowało także takich pracowników, wówczas w mojej ocenie warunki zatrudnienia w ramach nowej umowy powinny pozostać bez zmian. Na przykład umowa określa pełny etat, jak poprzednia, a z porozumienia wynika obniżenie wymiaru czasu pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca może także uniknąć zarzutu nierównego traktowania pracowników. O zmianie porozumienia należy poinformować WUP i PIP.

Przykład
W porozumieniu jest napisane tylko, że „strony Porozumienia ustalają, że zatrudnieniem na 0,8 etatu w okresie od…. do są objęci pracownicy działu produkcji i sklepu przyzakładowego”. Pracownik miał umowę na czas określony na cały etat i skończyła mu się 30 czerwca 2020 r. W kolejnej umowie można pracownikowi nadal wpisać pełny etat – a mimo to do końca obowiązywania porozumienia pracownik będzie pracował na 0,8 etatu.

3. Czy obniżenie obejmie automatycznie osobę wracającą z długiej nieobecności

PYTANIE: Czy pracownika, który wraca z urlopu rodzicielskiego lub wychowawczego, automatycznie obejmuje porozumienie obniżające wymiar etatu? Czy potrzebne są przy tym jakieś dodatkowe formalności np. zmiana umowy, czy też od razu przechodzi on na niższy etat?

ODPOWIEDŹ: Przepisy antykryzysowe nie wyjaśniają, co zrobić w takiej sytuacji. Dlatego też warto, aby kwestie te wyraźnie regulowało porozumienie. Jeśli jednak i ono nie zawiera żadnych wskazówek, umowy takich pracowników powinny być automatycznie objęte porozumieniem w momencie powrotu do pracy.

Powrót do pracy – określa porozumienie

Przepisy antykryzysowe nie określają, jak postąpić w takiej sytuacji. Dlatego też najlepiej byłoby, aby porozumienie z delegatami załogi wyraźnie określało, co zrobić z pracownikami powracającymi do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem. Takie rozwiązanie byłoby bezpieczniejsze.

W razie braku odrębnych zapisów – zgodnie z porozumieniem

Jeśli jednak porozumienie nie zawiera zapisów dotyczących pracowników powracających do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem, należy przyjąć, że wymiar czasu pracy danego pracownika zostanie obniżony „automatycznie”. Czyli tak, jak w przypadku pozostałych pracowników (adekwatnie do zapisów porozumienia oraz do grupy zawodowej, do której zaliczono stanowisko powracającego pracownika).

Umowa o pracę takiego pracownika – mimo że był on nieobecny w pracy w momencie zawierania porozumienia – trwała przez cały czas. Dlatego też taki pracownik powinien zostać automatycznie objęty porozumieniem. Zmiana umowy o pracę nie jest konieczna.

4. Jak się ma obniżenie etatu zamiast urlopu wychowawczego do antykryzysowego obniżenia etatu

PYTANIE: Pracownicy są objęci obniżonym wymiarem czasu pracy na podstawie przepisów antykryzysowych i pracują na 0,8 etatu. Co zrobić, w przypadku gdy pracownica zatrudniona dotychczas na pełnym etacie po urlopie rodzicielskim złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy na podstawie art. 186[7] kp do 1/2 etatu? Czy możemy nie zgodzić się na obniżenie etatu z art. 186[7] kp i zastosować wobec pracownicy obniżenie z przepisów antykryzysowych?

ODPOWIEDŹ: Pracodawca nie może odmówić uwzględnienia wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy na podstawie art. 186[7] kp. Może ewentualnie zaproponować pracownicy obniżenie etatu z tarczy zamiast obniżenia na wniosek.

Obowiązkowe obniżenie etatu na podstawie art. 186[7] kp

Jeśli wniosek o obniżenie etatu po urlopie rodzicielskim został złożony prawidłowo (tj. pracownica faktycznie jest uprawniona do takiego obniżenia etatu, wniosek zawiera niezbędne elementy formalne i został złożony w terminie), jest on wiążący dla pracodawcy. Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że pracodawca jest obowiązany uwzględnić taki wniosek pracownika.

Możliwe negocjacje

W takiej sytuacji pracodawca może jedynie zaproponować pracownicy rezygnację z obniżenia wymiaru czasu pracy na tej podstawie i zastosowanie obniżenia etatu z tarczy antykryzysowej. Jeśli jednak pracownica nie zgodzi się na takie rozwiązanie, pracodawca powinien honorować jej wniosek. Mimo że nie uzyska dofinansowania do jej wynagrodzenia.

5. Obniżamy etat całej załodze. Co z dotychczasowymi niepełnoetatowcami

PYTANIE: Pracownik już przed porozumieniem pracował na 4/5 (0,8) etatu. Czy jeśli całej załodze obniżamy etat do 4/5, to jemu zostaje bez zmian, czy też liczymy mu 4/5 z 4/5? Czy w treści porozumienia warto odnotować, jak rozstrzygamy takie przypadki?

ODPOWIEDŹ: Porozumienie powinno wyraźnie określać nie tylko grupy zawodowe objęte obniżeniem wymiaru czasu pracy i czasookres modyfikacji, ale także zasady obniżania tego wymiaru.

Obniżenie etatu także dla niepełnoetatowców...

Redukcja etatu w oparciu na specustawę COVID-19 może dotyczyć zarówno pracowników pełnoetatowych, jak i niepełnoetatowych. Wspomniane przepisy antykryzysowe umożliwiają obniżenie etatu maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu. Z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. W konsekwencji, jeśli redukcja etatu o 20% ma dotyczyć całej załogi, możliwe są następujące warianty:

  • Obniżenie wymiaru czasu pracy wszystkim zatrudnionym o 20% bez względu na ich aktualny wymiar czasu pracy, z zastrzeżeniem, że wymiar czasu pracy po redukcji nie może być niższy niż 1/2 – w takiej sytuacji pracownicy pełnoetatowi po redukcji będą pracowali na 4/5 etatu, a pracownik zatrudniony na 4/5 etatu będzie pracował na 0,64 etatu.
  • Obniżenie wymiaru czasu pracy całej załodze w taki sposób, że po redukcji wszyscy mają pracować w wymiarze 4/5 etatu – w takiej sytuacji pracownik zatrudniony przed obniżką na 4/5 etatu w ogóle w praktyce nie zostanie objęty redukcją; takie rozwiązanie jest jednak ryzykowne ‒ z jednej strony na takiego pracownika pracodawca nie otrzyma dofinansowania, z drugiej zaś pozostawienie tego samego wymiaru czasu pracy może zostać uznane za dyskryminację ze względu na wymiar czasu pracy.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest więc obniżenie etatu o taki sam procent całej załodze z zastrzeżeniem granicy 1/2 etatu.

6. Czy można jednostronnie przedłużyć lub skrócić antykryzysowe obniżenie etatu

PYTANIE: Na jakich zasadach przedłuża się porozumienie obniżające etat? Czy można w treści porozumienia zapisać, że pracodawca ma prawo jednostronnie je przedłużyć np. na kolejne 3 miesiące, czy jednak taki zapis naruszałby zasadę, że wymagana jest do tego zgoda związków/delegatów. I odwrotnie: czy może być klauzula, na mocy której pracodawca skróci jednostronnie czas trwania porozumienia?

ODPOWIEDŹ: Wydłużenie okresu obowiązywania porozumienia, jak też jego skrócenie wymaga zgodnej woli obu stron porozumienia, mimo że nie wynika to wyraźnie z przepisów antykryzysowych.

Nowe porozumienie

Porozumienie o obniżeniu wymiaru czasu pracy na podstawie przepisów antykryzysowych jest z zasady czasowe. Porozumienia zawierane o obniżeniu wymiaru czasu pracy na podstawie art. 15g tarczy antykryzysowej mogą być stosowane w okresie 180 dni od dnia wejścia w życie przepisów antykryzysowych, a więc nie dłużej niż do 27 września 2020 r. (chyba że termin ten zostanie przez ustawodawcę wydłużony). Natomiast porozumienia zawierane na podstawie art. 15 gb wspomnianej ustawy – w okresie do 6 miesięcy od miesiąca, w którym iloraz kosztów wynagrodzeń pracowników i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług uległ zmniejszeniu do poziomu mniejszego niż 105% ilorazu z miesiąca bazowego, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (chyba że pracodawca wcześniej przywróci czas pracy obowiązujący przed jego obniżeniem lub zakończy przestój ekonomiczny pracownika, który był nim objęty).

Porozumienie powinno wskazywać okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy. Okres ten powinien więc być ustalany wspólnie przez pracodawcę i delegatów załogi (tj. adekwatnie do okoliczności przez związki zawodowe lub przez przedstawicieli pracowników). Z tego względu – choć nie wynika to wyraźnie z przepisów – porozumienie nie powinno być jednostronnie skracane, wydłużane ani modyfikowane w inny sposób, np. w zakresie obniżonego wymiaru czasu pracy. Modyfikacja trwającego porozumienia także wymaga w mojej ocenie ustaleń z delegatami pracowników.

Choć zdarzają się też opinie, że jeżeli strony dały pracodawcy takie uprawnienie (do np. jednostronnego skrócenia) po spełnieniu określonych przesłanek i po zawiadomieniu stron porozumienia, to jest ono dopuszczalne. W każdym razie na pewno takie rozwiązania są spotykane w praktyce, choć bezpieczniej jest pewnie uzyskać dodatkowe porozumienie.

Informacja do PIP

A zatem jeśli okres, na jaki porozumienie zostało zawarte, zakończył się, ponowne obniżenie wymiaru czasu pracy powinno odbywać się w oparciu na kolejne porozumienie, przy założeniu, że pracodawca nadal spełnia warunki zastrzeżone w przepisach antykryzysowych. Takie nowe porozumienie (o ile zostanie zawarte) powinno zostać przekazane PIP w terminie 5 dni roboczych od jego zawarcia. Nie ma żadnych regulacji odnośnie do przekazywania aneksów do porozumienia do wiadomości PIP, niemniej bezpieczniej jest powiadomić inspekcję o takich aneksach.

7. Czy zapis w porozumieniu o jego automatycznym przedłużeniu jest wiążący

PYTANIE: Nasza spółka na okres od 1 kwietnia 2020 do 30 czerwca 2020 r. wprowadziła w porozumieniu z delegacją załogi obniżony wymiar czasu pracy na podstawie tarczy antykryzysowej. Porozumienie obowiązywało w dniach 1 kwietnia – 30 czerwca 2020 r. Znajdował się w nim zapis: „porozumienie przestaje obowiązywać w terminie zakończenia obniżonego wymiaru czasu pracy, tj. z dniem 30 czerwca 2020 r., chyba ze okres ten zostanie przedłużony w oparciu o  art. 15g ust. 19 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach…”.

Czy na podstawie tego zapisu możemy przedłużyć okres obniżenia wymiaru czasu pracy? Jak informować pracowników o obniżeniu? Czy należy zawrzeć nowe porozumienie? Czy możemy przedłużyć obniżony wymiar czasu pracy np. o dowolny czas ‒ 1 miesiąc lub 1,5 miesiąca czy też powinny być to pełne miesiące? Do kiedy może obowiązywać obniżony wymiar czasu pracy lub przestój z tarczy i czy po tym okresie możemy wprowadzić przestój kodeksowy?

ODPOWIEDŹ: Obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie przestoju ekonomicznego po 30 czerwca 2020 r. wymaga zawarcia kolejnego porozumienia z załogą. Szczegółowe wyjaśnienia poniżej.

Nowe porozumienie z załogą

Porozumienie o obniżeniu wymiaru czasu pracy, o którym mowa w pytaniu, obowiązywało do 30 czerwca 2020 r. Porozumienie to zostało zawarte na czas określony z zastrzeżeniem, że wydłuży się automatycznie w sytuacji, gdy okres dofinansowania wynagrodzeń zostanie przedłużony na mocy rozporządzenia Rady Ministrów. Okres ten nie został jednak wydłużony w związku z czym porozumienie przestało obowiązywać z końcem czerwca 2020 roku. Obniżenie wymiaru czasu pracy po tej dacie wymaga więc zawarcia kolejnego porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami załogi wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, przy założeniu, że pracodawca spełnia wymagania spadku obrotów określone w specustawie COVID z 31 marca 2020 r. Takie porozumienie (jeśli będzie zawarte) powinno zostać przekazane PIP w terminie 5 dni roboczych od jego zawarcia (art. 15g ustawy z 31 marca 2020 r.).

Zamiast obniżenia wymiaru czasu pracy można zastosować przestój ekonomiczny. W takim przypadku także wymagane byłoby zawarcie nowego porozumienia z załogą (zakładając spełnienie ustawowych przesłanek).

Obniżenie wymiaru czas pracy oraz przestój ekonomiczny – rozwiązanie czasowe

Antykryzysowe obniżenie wymiaru czasu pracy (a także rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego na podstawie art. 15g ustawy z 31 marca 2020 r.) są rozwiązaniami terminowymi i mogą być stosowane w okresie 180 dni od dnia wejścia w życie wspomnianych przepisów antykryzysowych, a więc nie dłużej niż do 27 września 2020 r. (chyba że termin ten zostanie przez ustawodawcę wydłużony).

Najlepiej na pełne miesiące Mimo że przepisy nie regulują tej kwestii, ze względów praktycznych, obniżenie wymiaru czasu pracy warto ustalić na pełne miesiące. Dzięki temu pracodawca uniknie wątpliwości, np. jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika.

Dodatkowa podstawa obniżenia etatu lub przestoju

Zastosowanie takiego rozwiązania następuje na podstawie porozumienia zawieranego na identycznych zasadach jak porozumienie z art. 15g ustawy z 31 marca 2020 r. i może być stosowane w okresie do 6 miesięcy od miesiąca, w którym iloraz kosztów wynagrodzeń i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług uległ zmniejszeniu do poziomu mniejszego niż 105% ilorazu z miesiąca bazowego, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, chyba że pracodawca wcześniej przywróci czas pracy obowiązujący przed jego obniżeniem lub zakończy przestój ekonomiczny pracownika, który był nim objęty.

Z obniżenia etatu lub przestoju ekonomicznego nie może jednak skorzystać pracodawca, u którego iloraz kosztów wynagrodzeń pracowników, z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowanych przez pracodawcę, i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w miesiącu, w którym wystąpił istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, wynosi mniej niż 0,3.

8. Czy można modyfikować porozumienie w czasie jego obowiązywania

PYTANIE: Czy można w trakcie obowiązywania porozumienia zmienić je i np. podwyższyć wymiar czasu pracy?

ODPOWIEDŹ: Przepisy antykryzysowe nie przewidują takiej możliwości. Jednak jest to dopuszczalne pod warunkiem uzgodnienia zmian z delegatami pracowników. Nowe ustalenia powinny także zostać przekazane do PIP oraz do WUP (jeśli pracodawca pobiera dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników).

Modyfikacje trwającego porozumienia

Jeśli od momentu zawarcia porozumienia o obniżeniu wymiaru czasu pracy sytuacja w firmie uległa modyfikacji, np. zaczęły wpływać zamówienia, zastosowano nowe formy reklamy, zawarto nowe kontrakty, możliwa jest zmiana warunków zawartego porozumienia. Choć takiej sytuacji wprost nie przewidują przepisy tarczy antykryzysowej, jest to dopuszczalne, gdy pracodawca i delegaci załogi ustalili nowe warunki i chcą je wprowadzić w życie.

Przykład
Porozumienie zakłada obniżenie wymiaru czasu pracy wszystkich pracowników o 20% z zachowaniem 1/2 etatu po redukcji. Wynagrodzenie także zostało obniżone adekwatnie do wymiaru czasu pracy. Po redukcji pracownicy pracują na 0,8 etatu z wynagrodzeniem za 0,8 etatu. Po dwóch miesiącach strony zawarły kolejne porozumienie, w którym ustaliły, że pracownicy zostaną objęci obniżeniem wymiaru czasu pracy o 10% i otrzymają wynagrodzenie adekwatne do takiego obniżenia etatu. Po zmianie pracownicy pracują na 0,9 etatu z wynagrodzeniem za 0,9 etatu.

Nowe porozumienie czy aneks do „starego” porozumienia?

Zmiana dotychczasowych warunków pracy objętych porozumieniem powinna zostać wprowadzona kolejnym, nowym porozumieniem lub aneksem do poprzedniego. Przepisy nie przewidują szczególnego trybu w tym zakresie, dlatego też wydaje się, że oba rozwiązania są dopuszczalne. Bez względu na formę takiej modyfikacji ważne jest, aby z tego dokumentu wyraźnie wynikała zgodna wola stron. O zmianach należy poinformować WUP (jeśli pracodawca otrzymuje dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników) oraz PIP.

9. Czy osobę z obniżonym etatem z tarczy traktujemy jak niepełnoetatowca

PYTANIE: Jak traktować niepełnoetatowców z tarczy do różnych uprawnień pracowniczych np. do liczenia etatów przy ZFŚS, wypłaty świadczeń urlopowych – jako pełne etaty czy obniżone?

ODPOWIEDŹ: Świadczenie urlopowe powinno być adekwatne do wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik w ostatnim dniu przed 14-dniowym urlopem uprawniającym do świadczenia. Jeśli w tej dacie pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to świadczenie urlopowe powinno być proporcjonalne do wymiaru jego czasu pracy. Podobnie traktujemy także niepełny etat antykryzysowy na inne potrzeby np. związane z ZFŚS.

Obniżenie etatu z tarczy a świadczenia urlopowe

Świadczenie urlopowe (wypłacane w mniejszych firmach) pracownik może otrzymać tylko raz w roku kalendarzowym, pod warunkiem że będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie powinno zostać wypłacone najpóźniej w ostatnim dniu przed takim urlopem, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Choć nie wynika to wprost z ustawy o ZFŚS, świadczenie urlopowe powinno być weryfikowane na dzień jego wypłaty określony w ustawie. Dlatego też, w mojej ocenie, pracownicy korzystający z urlopu w wymiarze uprawniającym do świadczenia urlopowego, w okresie obniżenia wymiaru czasu pracy (tj. od 1 kwietnia do 30 czerwca 2020 r.) powinni otrzymać świadczenie w wysokości proporcjonalnej do obniżonego wymiaru czasu pracy.

Obniżenie etatu z tarczy a ZFŚS

Natomiast pracodawca, który tworzy ZFŚS, powinien ‒ w mojej ocenie ‒ ustalić wysokość odpisu na fundusz, także uwzględniając okresowo obniżony wymiar czasu pracy.

Podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi bowiem przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w roku, dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

10. Czy obniżony wymiar czasu pracy liczymy w miesiącu, czy w całym okresie rozliczeniowym

PYTANIE: Przez 3 miesiące pracownicy pracują na 0,8 etatu na podstawie porozumienia z tarczy, a okres rozliczeniowy, którym są objęci, jest 12-miesięczny. Czy można rozplanować i rozliczyć czas pracy z uwzględnieniem obniżenia wymiaru etatu na całe 12 miesięcy, czy w okresie objęcia obniżonym wymiarem etatu muszą koniecznie pracować dokładnie w tym wymiarze, bo inaczej pracodawca będzie zwracał dofinansowanie?

ODPOWIEDŹ: Przewidując obniżenie wymiaru czasu pracy, przepisy antykryzysowe nie określają odrębnego sposobu na rozkład czasu pracy. Nie wymagają też ustalenia nowego, odrębnego okresu rozliczeniowego. Dlatego też, jak się wydaje, pracodawca może ustalić rozkład czasu pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Choć są też opinie, że może bezpieczniej nie różnicować zbytnio czasu pracy (szczegóły poniżej).

Jednomiesięczny okres rozliczeniowy

W przypadku tak krótkich okresów rozliczeniowych sprawa jest jasna. Ustalając wymiar czasu pracy do przepracowania, pracodawca uwzględnia obniżony etat i planuje liczbę godzin adekwatną do zredukowanego etatu. Oczywiście w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Możliwa jest zatem np. redukcja godzin pracy w poszczególnych dniach lub ograniczenie dotychczasowej liczby dni pracy przy zachowaniu tej samej liczby godzin pracy w poszczególnych dniach.

Dłuższy okres rozliczeniowy

W przypadku okresów rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc powstaje wątpliwość, czy w okresie czasowego obniżenia etatu pracownik może pracować tak jak do tej pory (np. 5 dni w tygodniu po 8 godzin), czy też powinien pracować w wymiarze adekwatnym do etatu (np. 5 dni w tygodniu po 6 godzin). Ten ostatni sposób jest, jak się wydaje, najbliższy celowi rozwiązań antykryzysowych, jednak trudno go obronić w świetle obowiązujących przepisów. Przepisy antykryzysowe nie zawierają bowiem żadnych odrębnych rozwiązań dotyczących rozkładu czasu pracy, systemów czasu pracy czy okresów rozliczeniowych. Dlatego też, w mojej ocenie, pracodawca może ustalić rozkład czasu pracy w obowiązującym okresie rozliczeniowym zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Zdaniem resortu pracy: Czy pracownicy objęci obniżonym o 20% wymiarem etatu mogą pracować np. przez cztery dni w tygodniu, czy muszą pracować każdego dnia o 20% krócej?
Na gruncie przepisów Kodeksu pracy ustalenie rozkładu czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy do pracodawcy https://wroclaw.praca.gov.pl/-/12287316-pytania-i-odpowiedzi-tarcza-antykryzysowa-covid-19

Zdarzają się jednak opinie, że pracodawcy mógłby grozić zwrot części dopłat, w przypadku gdy np. przez jakąś część miesiąca pracownicy pracowali przez pełny etat (5 dni po 8 godzin), a w innej przez część etatu (3 dni po 8 godzin) – choć teoretycznie wówczas całość bilansuje się na poziomie obniżonego etatu (4/5).

Podstawa prawna: 
  • art. 15g, art. 15 gb, art. 15gd, art. 15zf, art. 15zzb, art. 36 ust. 4 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.),
  • art. 81 § 1, art. 151 § 5, art. 154, art. 154[2] § 1–2, art. 155[1] § 1, art. 155[2a], art. 155[3] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),
  • art. 8, art. 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1969 ze zm.),
  • art. 18 ust. 1, art. 36 ust. 1 i ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 226 ze zm.),
  • art. 3 ust. 4–6, art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.),
  • § 1 i § 3 rozporządzenia MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349),
  • § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
Autorem odpowiedzi jest: 

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel