Jak ewidencjonować czas pracy wykonywanej zdalnie

Jak ewidencjonować czas pracy wykonywanej zdalnie
Dokument aktualny

30.06.2020

Pytanie:

Nasz pracownik przez okres jednego tygodnia wykonywał pracę w formie zdalnej. W jaki sposób zaewidencjonować czas pracy pracownika zdalnego? Czy lista obecności, którą nasi pracownicy podpisują w biurze, w okresie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej może pozostać niewypełniona?

Odpowiedź:

Przepisy antykryzysowe ani rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie przewidują obowiązku jakiegokolwiek oznaczania w ewidencji czasu pracy, że mamy do czynienia z pracą zdalną.

Zdalnie czy stacjonarnie – bez wpływu na ewidencję

Prowadząc ewidencję czasu pracy pracownika zdalnego wystarczy po prostu odnotować zwykłe okoliczności wymagane w ewidencji czasu pracy, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, tj. w szczególności wykazać:

  • liczbę godzin pracy i godzin dyżuru,

  • godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dyżuru,

  • liczbę nadgodzin,

  • liczbę godzin pracy nocnej itd.

– bez rozróżniania, czy dana praca, nadgodziny itp. powstały podczas pracy zdalnej, czy podczas pracy w siedzibie pracodawcy.

Jeśli jednak pracodawca na własne potrzeby zechce odnotować informację, czy dany pracownik pracuje zdalnie czy w zakładzie, może to dobrowolnie rozróżnić w ewidencji (nie ujawnia przy tym żadnych danych osobowych).

Generalnie, pozyskiwanie danych do ewidencji czasu pracy może być pewnym problemem w przypadku pracy zdalnej. Ponieważ jednak przepisy nie narzucają tu żadnego konkretnego rozwiązania prawnego, to w praktyce pracodawca ma bardzo dużą dowolność.

Przykład
Czy można domyślnie uznać, że pracownik pracuje np. 8 godzin (jeśli nie zgłosi inaczej)?
Pracodawca ustalił zasadę, że pracownicy „zdalni” w domyśle pracują 8 godzin w godzinach od 8.00 do 16.00, a np. tylko jak mają nadgodziny to zgłaszają to do kadr w celu zaewidencjonowania i rozliczenia.
Raczej należy uznać takie rozwiązanie za dopuszczalne. Skoro pracodawca wydał polecenie pracy zdalnej to może zakładać, że praca zdalna jest wykonywana zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. I skoro pracownik pracował do tej pory 5 dni w tygodniu po 8 godzin od 8.00 do 16.00, pracodawca może uznać, że on nadal tak pracuje tylko zdalnie. Podobnie może uznać pracodawca, który przekaże pracownikom harmonogram czasu pracy na dany miesiąc i zakłada, że zgodnie z art. 100 kodeksu pracy przestrzegają oni ustalonego czasu pracy.

Może pomóc ewidencjonowanie czynności

Tarcza antykryzysowa 4.0 wprowadziła zasadę, że pracodawca może zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Taka ewidencja ma być prowadzona na polecenie pracodawcy (polecenie to – najlepiej pisemne lub np. mailowe – może zostać zawarte od razu w poleceniu pracy zdalnej, lecz również w odrębnym poleceniu, np. gdy praca zdalna jest już przez pracownika od pewnego czasu wykonywana) i powinna zawierać w szczególności:

  • opis czynności,

  • datę ich wykonania oraz

  • czas ich wykonania.

Ewidencja wykonywanych czynności jest czym innym niż ewidencja czasu pracy i jej prowadzenie nie zwalnia z prowadzenia tej ostatniej. Może jednak pomóc przy prawidłowym ustalaniu czasu pracy pracownika dla celów prowadzenia ewidencji czasu pracy. W praktyce taka ewidencja czynności może przy odpowiednim jej ułożeniu, czasowo zastąpić np. stosowaną w zakładzie pracy listę obecności.

Polecenie pracodawcy powinno określać formę prowadzenia ewidencji oraz jej częstotliwość. Ewidencja może więc być dzienna, tygodniowa, dwutygodniowa, miesięczna itp. Jej forma też jest dowolna – w zależności od decyzji pracodawcy. Ewidencja może przybrać formę np. zestawienia w tabeli, raportu opisującego kluczowe czynności itp. 

Wzór.
Polecenie pracy zdalnej wraz z obowiązkiem prowadzenia ewidencji czynności
Pobierz wzór >>

Gdynia, 30 czerwca 2020 r.

Tech-Wizja Sp. z o.o.
ul. Malinowa 3a
81-555 Gdynia

Anna Kowalska
starszy specjalista ds. reklamy
wm

Polecenie pracy zdalnej

W nawiązaniu do polecenia pracy zdalnej z dnia 30 marca 2020 r., na podstawie art. 3 ust. 6 i 7 ustawy z 15 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, polecam Pani prowadzenie ewidencji czynności wykonywanych podczas pracy zdalnej.

Taka ewidencja ma być prowadzona począwszy od 1 lipca 2020 r. przez cały okres wykonywania pracy zdalnej w formie cotygodniowych raportów obejmujących dni robocze przypadające od poniedziałku do piątku w poszczególnych tygodniach. Raport powinien być przesyłany w każdy piątek do godz. 16.00 drogą elektroniczną na adres [email protected]. Raporty powinny zawierać zestawienie wykonanych czynności z podaniem daty ich wykonania oraz czasu ich wykonania.

Piotr Nowak
(prezes zarządu)

Otrzymałam w dniu 30 czerwca 2020 r.
Anna Kowalska

Jednak pracodawca może też wcale nie zobowiązywać pracownika do prowadzenia takiej ewidencji. Jeśli zaś zobowiąże pracownika do jej prowadzenia, nie musi ona być bardzo szczegółowa (przy czym o stopniu szczegółowości decyduje pracodawca). Wystarczy, że skoncentruje się na kluczowych czynnościach, bez potrzeby wpisywania każdej nawet drobnej czynności.

Takie działanie wydaje się najkorzystniejsze w praktyce (z jednej strony pracodawca ma informację o tym, co robił pracownik w ciągu dnia pracy i taką informację można zweryfikować, natomiast z drugiej strony przygotowanie takiej skrótowej informacji nie zabiera pracownikowi dużo czasu). Bardzo szczegółowe ewidencje – choć dopuszczalne – wydają się raczej niepraktyczne. Drobiazgowe rozpisywanie poszczególnych czynności po prostu zabierze pracownikowi dużo czasu, który mógłby zostać przeznaczony na wykonywanie pracy.

Przykład
Jak sporządzić ewidencję czynności 


Pracownik prowadzi sklep internetowy pracodawcy. Pracodawca zobowiązał go do raportowania wykonywanych czynności, jednak nie wymaga od niego, aby do zestawienia wpisywał każdą rozmowę z klientem.

   Ewidencja czynności
– raport z dnia 24 czerwca 2020 r.

Korespondencja e-mailowa z klientami – 1 godz.
Prowadzenie chatu z klientami – 1 godz.
Rozmowy telefoniczne z klientami – 1 godz.
Przygotowanie zamówień do wysyłki – 4 godz.
Zamówienia z hurtowni – 0,5 godz.
Przygotowanie dokumentacji zamówień, w tym dowodów zakupu – 0,5 godz.

Problematyczne listy obecności

W czasie, gdy pracodawca może nakazać wykonywanie pracy zdalnej problematyczna stała się także lista obecności. Przy okazji pojawia się kwestia, jak pracownicy „zdalni” mają podpisywać taką listę.

Lista obecności jest dokumentem pomocniczym do wypełniania ewidencji czasu pracy. Pracodawca może jej nie stosować, ale wówczas powinien przewidzieć jakiś inny sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności. W przypadku prowadzenia papierowej listy obecności jej bieżące wypełnianie przy pracy zdalnej w praktyce nie będzie możliwe. Niektórzy pracodawcy w takim przypadku dopuszczają wypełnianie listy raz na jakiś czas albo wypełnianie jej przez osobę zatrudnioną „na miejscu”.

Szymon Sokolik
Katarzyna Wrońska-Zblewska

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel