Zmiany w prawie pracy w 2023 roku – odpowiedzi na najważniejsze pytania

Nowelizacja ma charakter ewolucyjny. Od dłuższego czasu obserwujemy zmianę podejścia do pracy w biurze czy choćby do zachowania równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, zwłaszcza wśród pracowników z generacji Z, czyli urodzonych po 1995 roku. Praca zdalna pojawiła się w większości przedsiębiorstw na szerszą skalę już na początku pandemii w 2020 roku, i została z nami do dzisiaj. Z kolei nowe rodzaje urlopów, również wprowadzane przez nowelizację, to podążanie za trendem dbania o tzw. work-life-balance. Żadna ze zmian, które omówimy szerzej za chwilę, nie jest więc rewolucją na miarę choćby zeszłorocznego Polskiego Ładu i modyfikacji sposobu naliczania wynagrodzeń.

Przede wszystkim pracy zdalnej – tego, czy ona nam się należy i w jakim wymiarze, a także jak wygląda kwestia pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika korzystającego z home office (które inaczej ponosiłby pracodawca). Pracodawca będzie mógł też sprawdzić trzeźwość pracownika korzystającego z pracy zdalnej. Kolejne zmiany, które nas czekają, dotyczą urlopów pracowniczych – zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin, urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, zmiany dotyczące urlopów związanych z rodzicielstwem, tj. urlop rodzicielski w wymiarze 9 tygodni dla drugiego rodzica, czy np. przerwy w pracy, gdy jej dobowy wymiar przekracza 9 godzin.

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.) – pracodawca mógł polecić pracownikowi wykonywanie przez określony czas pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.

Nowe przepisy definiują pracę zdalną jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Można zatem powiedzieć, że praca zdalna może obowiązywać zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i w formie popularnej w wielu firmach pracy hybrydowej (np. 2 dni z biura, 3 dni zdalnie) lub w formie okazjonalnej. Z tej ostatniej pracownik będzie mógł skorzystać w wymiarze 24 dni w skali roku i tu pracodawca nie będzie miał obowiązku zwracania mu kosztów związanych z energią elektryczną czy Internetem.

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną od pracownika, jeśli należy on do jednej z wymienionych grup: pracownice w ciąży, pracownicy wychowujący dziecko/dzieci poniżej 4. roku życia, a także pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny czy inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Odmowa uwzględnienia takiego wniosku jest dopuszczalna, ale tylko w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy zdalne wykonywanie obowiązków nie jest możliwe w ramach danej organizacji pracy. Po drugie, gdy nie pozwala na to rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

W przypadku pracy zdalnej stałej lub hybrydowej pracodawca będzie miał obowiązek częściowego zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika korzystającego z home office, niemniej w ustawie nie ma konkretnego wzoru służącego do wyliczenia wartości takiego zwrotu. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie będzie miał obowiązku zwracania pracownikowi wcześniej wspomnianych kosztów.

Pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę trzeźwości oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Nietrzeźwość pracownika można sprawdzić w razie uzasadnionego podejrzenia, że stawił się do pracy pod wpływem alkoholu, pił alkohol w trakcie pracy lub jest pod wpływem substancji psychoaktywnych (narkotyków) – w ostatnim przypadku kontrolę przeprowadza policja. Wobec niektórych pracowników pracodawca będzie mógł przeprowadzić samodzielną, prewencyjną kontrolę trzeźwości, nawet gdy pracownik nie wykazuje oznak bycia pod wpływem alkoholu czy narkotyków – taki rodzaj kontroli jest zależny od ustaleń wewnątrzzakładowych.

Oznacza to zwiększenie ich liczby w skali roku. Pracownik będzie mógł skorzystać m.in. ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej – to dwa dodatkowe dni (lub 16 godzin) – oraz z dodatkowego urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni. Warto zaznaczyć, że zwolnienie z powodu siły wyższej będzie płatne, jednak tylko w wysokości połowy wynagrodzenia, a za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie otrzyma wynagrodzenia. Zmiany obejmą także urlopy rodzicielskie – wprowadzono bowiem 9 tygodni urlopu rodzicielskiego dla drugiego rodzica. Zmiany te wejdą w życie 26 kwietnia.

Tak jak już wspominałam, mają oni preferencyjne warunki do korzystania z pracy zdalnej. Nie będzie można prowadzić działań dążących do zwolnienia pracowników w okresie ciąży czy urlopu macierzyńskiego. Pracodawca nie będzie mógł również zlecać pracy w godzinach nadliczbowych czy porze nocnej pracownikom mającym dzieci do 8 roku życia. Dodatkowo takich pracowników nie będzie można zatrudniać w systemie przerywanego czasu pracy ani delegować poza stałe, określone w umowie miejsce pracy.

Umowy te nadal co do zasady będą zawierane na 3 miesiące. Przewiduje się jednak wyjątek od 3-miesięcznego okresu umowy na okres próbny polegający na tym, że strony będą mogły uzgodnić przedłużenie umowy na okres próbny o czas urlopu, a także innej, usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli takowe wystąpią. Ponadto umowa o pracę na okres próbny będzie zawierana na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,

• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Zmiany związane z pracą zdalną zostały wprowadzone w marcowych wersjach naszych systemów wspierających obsługę płacowo-kadrową, czyli Comarch ERP Optima i Comarch HRM. Jeśli chodzi o nadchodzące zmiany w zakresie urlopów, jesteśmy w pełni przygotowani – trzymamy rękę na pulsie i czekamy z udostępnieniem zmian w Comarch ERP Optima na finalne wejście w życie tych przepisów. Zmiany w aplikacji Comarch HRM zostały zaplanowane do udostępnienia w najbliższej wersji aplikacji.

Dowiedz się więcej o programach kadrowych: https://www.comarch.pl/erp/kadry-i-place/.