Jak usprawnić naliczanie płac dzięki praktycznym funkcjom programu 360 Kadry i płace

Wybór właściwego programu do naliczania płac pozwoli nam nie tylko znacznie usprawnić swoje codzienne zadania związane z naliczaniem wynagrodzeń, ale także – co szczególnie istotne – pomoże eliminować ryzyko błędów, zapewniając pełną zgodność sporządzanych przez firmę rozliczeń z obowiązującymi przepisami.

Pierwszą z funkcji, która znacząco usprawni naliczanie płac, jest zdefiniowany katalog składników pracowniczych, które służą do ewidencji wynagrodzeń pracownika.

W 360 Kadry i płace pogrupowane są one według kategorii, takich jak:

• składniki podstawowe,

• składniki dodatkowe,

• nieobecności płatne,

• nieobecności raportowane w ZUS,

• potrącenia.

Wykorzystanie ustalonego katalogu składników płacowych pozwala na znaczną oszczędność czasu przy obliczaniu wynagrodzeń, zwłaszcza przy ustalaniu „schematu” składek i podatków, jednocześnie zapewniając nam pełną zgodność przeprowadzanych obliczeń z obowiązującymi przepisami.

Przykład. Zdefiniowane składniki dodatkowe w 360 Kadry i płace

Przykład. Ustawienia szczegółowe składnika zdefiniowanego

Rzecz jasna, program w elastyczny sposób zapewnia także użytkownikowi – w dowolnym momencie – możliwość zdefiniowania własnych składników płacowych (np. określonych składników dodatkowych), zgodnych z obowiązującym w jego firmie systemem wynagrodzeń. Jako, że w procesie tym mogą pojawić się pewne wątpliwości dotyczące właściwego „przyporządkowania” konkretnych składników wynagrodzenia, można skorzystać z bezpłatnej pomocy oferowanej przez dział wsparcia (dostępnej telefonicznie, mailowo lub – co szczególnie wygodne – za pośrednictwem chatu w programie).

Przykład. Szablon składnika definiowanego przez użytkownika

Wspomnieliśmy już o tym, że rozpoczęcie pracy z systemem 360 Kadry i płace jest bardzo łatwe, gdyż standardowe ustawienia i niezbędne wskaźniki płacowe od początku są zawarte w programie.

Kolejnym na to przykładem jest to, że na potrzeby naliczania płac każdemu zatrudnionemu pracownikowi system przypisuje określone „domyślne” parametry.

Dotyczy to przykładowo zastosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodu. Oczywiście, jeżeli użytkownik chciałby, aby pracownikowi naliczały się np. zamiejscowe koszty uzyskania przychodu lub koszty uzyskania przychodu nie były stosowane, takie zdarzenie powinien zaewidencjonować w systemie.

Przykład. Zdefiniowane parametry do obliczeń z umowy zlecenia

Odpowiednie zdefiniowanie składników płacowych i parametrów to oczywiście element wstępny do dalszego naliczania wynagrodzeń. Jednak proces ten w programie 360 Kadry i płace jest w znacznej mierze zautomatyzowany. Składniki płacowe, zdefiniowane jako cykliczne przez użytkownika, w oparciu o wprowadzone dane, ewidencjonują się bowiem automatycznie na listach płac w kolejnych miesiącach.

To wszystko sprawia, że naliczenie listy płac w programie 360 Kadry i płace można wykonać za pomocą kilku kliknięć. Wystarczy, że tak automatycznie utworzoną listę płac użytkownik, zaewidencjonuje (zatwierdzi) w systemie do wypłaty.

Przykład. Zatwierdzenie do wypłaty listy płac

Jednocześnie program 360 Kadry i płace, poprzez API, zapewnia pełną integrację z systemem księgowym 360 Księgowość. Dzięki temu wygenerowane listy płac zaksięgujesz za pomocą kilku kliknięć.

Przykład. Eksport list płac do programu 360 Księgowość

Program 360 Kadry i płace zapewnia również sprawne rozliczanie nieobecności pracowników – zarówno tych kodeksowych (tj. urlop wypoczynkowy, popularne „wolne” na dziecko z art. 188 Kodeksu pracy czy wprowadzane niedawną nowelizacją KP nowe rodzaje absencji, tj. zwolnienie z tytułu siły wyższej czy urlop opiekuńczy), jak i zasiłkowych (tj. zasiłek chorobowy, opiekuńczy czy macierzyński).

Przykład. Rozliczanie absencji w 360 Kadry i płace

Jednocześnie, specjalny kreator wspiera import danych dotyczących elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) z Platformy Usług Elektronicznych ZUS.

Przykład. Import danych o zwolnieniach lekarskich z PUE ZUS

Dobry system do zarządzania kadrami i płacami powinien umożliwiać generowanie różnych dokumentów kadrowo-płacowych z wykorzystaniem dedykowanych szablonów.

Nie inaczej jest w programie 360 Kadry i płace, który pozwala na wygenerowanie w pełni zgodnych z obowiązującymi przepisami umów i innych dokumentów w kilku prostych krokach. Dokumenty te (w tym umowa o pracę, kontrakty cywilnoprawne, aneksy do umów czy świadectwa pracy) są automatycznie wypełniane na podstawie danych zawartych w kartotece pracownika.

Przykład. Świadectwo pracy wygenerowane z programu 360 Kadry i płace

Dodatkowo, program umożliwia również łatwe udostępnianie pracownikowi odcinków płacowych (które można przesłać pracownikowi bezpośrednio z programu na adres mailowy) oraz wystawianie zaświadczeń o zarobkach, co również można zrealizować w kilku prostych krokach.

Jak każdy efektywny system kadrowo-płacowy, program 360 Kadry i płace umożliwia sprawne generowanie deklaracji podatkowych. Automatyczne generowanie deklaracji i informacji podatkowych, a także sprawna ich wysyłka do US i pracowników, znacząco zmniejsza nakład pracy i usprawnia proces rozliczeń podatkowych.

Podobnie, równie sprawnie przebiega proces generowania deklaracji do ZUS. System wspiera tworzenie deklaracji zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych w celu dalszego ich eksportu do systemów ZUS (program Płatnik, Platforma Usług Elektronicznych ZUS).

Przykład. Generowanie deklaracji PIT-11 w programie 360 Kadry i płace

Niezwykle wygodną funkcją jest możliwość szybkiego przesyłania pracownikom deklaracji podatkowych na służbową skrzynkę e-mail.

Przykład. Wysyłka PIT-11 do pracownika w programie 360 Kadry i płace

Co szczególnie ważne dla działów kadrowo-płacowych, program zapewnia bieżącą aktualizację i zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. W programie 360 Kadry i płace wszystkie takie aktualizacje programu następują automatycznie i są nieodpłatne.

Ogromnym atutem jest również to, że program 360 Kadry i płace opiera się na technologii chmurowej. Pozwala to na znaczne obniżenie kosztów zarówno pozyskania, jak i utrzymania oprogramowania, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo danych oraz możliwość prowadzenia rozliczeń z dowolnego miejsca.

Podsumowując, szereg udogodnień sprawia, że proces naliczania płac przestaje być uciążliwy i czasochłonny, a zaoszczędzony czas możemy przeznaczyć na innych, kolejnych zadań.