Jak sprawnie zorganizować pracę w myśl nowych przepisów?

Nowe zapisy, wchodzące w życie w kwietniu, oficjalnie uregulowały model, który upowszechnił się w okresie pandemicznym. Choć realia wyprzedziły literę prawa, to teraz pracodawcy i pracownicy muszą pochylić się nad swoimi narzędziami pracy i odpowiedzieć na pytanie: jak zdalnie i legalnie pracować? Z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania informatyczne. Przyjrzyjmy się najpierw jednak samej materii prawnej, która od teraz nas obowiązuje.

- Po pierwsze, pracownik musi zadeklarować, że ma odpowiednie warunki lokalowe do prowadzenia pracy zdalnej. Po drugie - ma obowiązek powiadomienia pracodawcy, w jakich lokalizacjach będzie pracował. – streszcza Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry i Płace enova365. - Pracodawca określa zaś regulamin pracy zdalnej, w jakim możemy się poruszać.

- Ustawa wprowadza też różne wnioski: praca zdalna na wniosek pracownika, na wniosek pracodawcy, dla kobiet w ciąży, opiekuna osoby niepełnosprawnej, rodzica dziecka do 4 roku życia... – opisuje. - Jest też tzw. praca zdalna okazjonalna. Ustawodawca przewidział 24 dni, o które może zawnioskować pracownik w jej ramach. Pracodawca niekoniecznie musi się na nią zgodzić, ale wówczas musi podać przyczynę odmowy. Ważny jest też element ekwiwalentów za pracę zdalną - każdy pracodawca odpowiednio sobie to ureguluje.

Szczególnie istotna w kontekście wprowadzenia pracy zdalnej staje się tym samym umiejętność sprawnego operowania danymi wewnątrz organizacji. Model rozproszonej pracy musi dostatecznie dobrze odwzorowywać hierarchiczność struktury, dbając o przepływ informacji. Jej naturalnym źródłem są systemy ERP (Enterprise Resources Planning), gromadzące wszystkie informacje i procesy podczas codziennego funkcjonowania firmy.

Jak takie nowoczesne narzędzie radzi sobie z prowadzeniem pracy rozproszonej? Eksperci enova365, wiodącego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem, śledzili trendy w zakresie organizacji pracy w dobie pandemii. Owocem ich analizy stał się moduł Praca Hybrydowa, stanowiący natywną część całego systemu ERP. Jego konstrukcja ma z założenia obsługiwać zarówno pracę prowadzoną w biurze, jak i w domu. Sposób jego działania objaśnia w krótkiej rozmowie współtwórca rozwiązania, Wojciech Smagło.

Praca hybrydowa to model pracy, który łączy w sobie dwa elementy: pracę biurową oraz pracę zdalną. Potocznie: pracę z domu. Ten model występuje zazwyczaj w dwóch wariantach. Albo jest oparty o rotacyjność – gdzie część pracowników najpierw pracuje w biurze, a druga część w domu, i po czasie występuje zamiana – albo o stały podział pracowników, gdzie ktoś stale pracuje z biura.

Jednocześnie ten model nie jest nowy. On był obecny na rynku pracy już wcześniej, a teraz się upowszechnił. Chociażby w branży IT czy wielkich korporacjach pracownicy już wcześniej mieli pewną swobodę wykorzystania kilku dni w miesiącu albo pracy raz w tygodniu z domu. Praca hybrydowa funkcjonowała również w firmach handlowych i usługowych. Serwisanci czy agenci ubezpieczeniowi częściowo pracowali z biura, a częściowo swoje czynności wykonywali u klienta. Wówczas pracownicy de facto pracowali hybrydowo – z tym, że nie był to dom w tej drugiej części, tylko właśnie klient. Więc to pojęcie jest obecne na rynku od dawna.

Śledząc trendy, to co dzieje się na rynku, jako producent oprogramowania ERP postanowiliśmy wesprzeć naszych klientów, pracujących w enova365 w formule hybrydowej. Dlatego właśnie opracowaliśmy ten moduł, to jest jego geneza. Składa się z czterech elementów.

Przede wszystkim: organizacja i planowanie pracy. Odbywają się one w oparciu o hierarchiczną strukturę aktywności, która pozwala delegować nam zadania, planować pracę i następnie przypisać ją do wykonania konkretnym pracownikom.

Drugi taki element to wsparcie w zakresie rejestrowania czasu pracy. Chodzi zarówno o formalne ujęcie czasu pracy, czyli coś, co nazywamy RCP (Rejestracja Czasu Pracy), a także czas funkcjonalny. To z kolei jest czas, który składa się na realizację zadań.

Trzeci element programu to wsparcie wymiany informacji. Realizując zadania, nie musimy korzystać z zewnętrznych narzędzi. Dzięki temu unikamy rozproszenia informacji. Zarazem do dyspozycji użytkowników są takie elementy jak system komentarzy, powiadomienia, czy możliwość wysyłania krótkich wiadomości.

I czwarty element to wsparcie raportowania i analityki. Pracownik de facto raportuje, realizując swoje zadania. Natomiast jeżeli chodzi o analizy: moduł Praca Hybrydowa jest częścią systemu ERP enova365. Możemy więc mówić o analizach wielowymiarowych z użyciem narzędzi zewnętrznych, lub z wykorzystaniem modułu Business Intelligence.

Łatwo zauważyć, że moduł enova365 Praca Hybrydowa sprawnie buduje historię wykonywanej pracy. Dzięki systemowi komentarzy jesteśmy w stanie w pełni odtworzyć proces, który realizowaliśmy w przeszłości. Zwiększa się świadomość pracowników, którym nie umyka zasób niezbędnej wiedzy.

Skrócone ścieżki komunikacyjne jednocześnie umożliwiają szybszy przepływ informacji bieżących. Nikt nie musi kontaktować się dodatkowo, by upewnić się, czy zadanie jest w toku. Jednocześnie system komentarzy umożliwia komunikację z konkretnymi osobami ściśle w temacie danego projektu.

Program radzi sobie również z przyjmowaniem i rozliczaniem wniosków, wprowadzonych przez nowe przepisy.

- W enova365 wiele rzeczy wprowadziliśmy już półtorej roku temu, korzystając z eRCP. Każdy loguje się, wbijając wejście, wyjście z pracy, wyjście prywatne czy służbowe lub dowolne inne nieobecności. – opisuje Joanna Walentek. – To ułatwia dotrzymanie formalności, które nakłada na pracodawcę Kodeks Pracy. Dzięki temu mamy system, który jest kompleksowo przygotowany, by wdrożyć ustawę o pracy zdalnej od A do Z.

Moduł enova365 Praca Hybrydowa przeznaczony jest do wsparcia organizacji pracy firmy. Został oparty o model pracy zadaniowej. Dzięki tej przemyślanej strukturze sprawdza się w przedsiębiorstwach, gdzie występuje konieczność:

• wsparcia pracy rozproszonej,

• koordynowania zadań wieloetapowych,

• delegowania zadań,

• kontroli stanu wykonania i rozliczania zadań,

• ewidencjonowania czasu pracy,

• raportowania.

Poznaj lepiej działanie pracy hybrydowej! Przesłuchaj pełną wersję rozmowy z Wojciechem Smagło: