Praca zdalna: jak prawidłowo polecić jej wykonywanie

Tarcza 4.0 sprecyzowała, co należy uważać za pracę zdalną. Wskazała bowiem, że w szczególności (a więc nie tylko) praca zdalna może:

• być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (czyli np. przy użyciu telefonu, Internetu) lub

• dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych, czyli np. pewnych części składowych danego produktu, np. uszycie paska do spodni, lub usług w szerszym,  potocznym tego słowa znaczeniu (jak się wydaje, taką usługą materialną mogłoby być przetłumaczenie tekstu, przygotowanie grafiki, przygotowanie materiałów reklamowych, szkoleniowych itp.).

Na podstawie polecenia pracy zdalnej wykonuje się zasadniczo pracę wskazaną w umowie o pracę (a nie jakąś inną). Wprawdzie nie ma wprost zakazu by jednocześnie z zarządzeniem pracy zdalnej powierzyć pracownikowi inny rodzaj pracy na podstawie art. 42 § 4 kp (jest to możliwe na okres maksymalnie do 3 miesięcy w roku, przy niezmniejszonym wynagrodzeniu i pod warunkiem, że powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika). Jednak takie powierzenie może być ryzykowne, skoro przepis o polecaniu pracy zdalnej stanowi o tym, że praca ta dotyczy pracy wskazanej w umowie o pracę (a więc nie innej).

Po wejściu w życie Tarczy 4.0 pracodawca może polecić pracę zdalną wówczas, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Ustawodawca zauważył więc, że w praktyce nie zawsze praca zdalna będzie możliwa. Niekiedy pracownik nie będzie umiał odnaleźć się w nowej rzeczywistości i po prostu nie poradzi sobie z inną organizacją stanowiska pracy.

Nie można polecić pracy zdalnej, jeśli np.:

• pracownik otrzyma inny sprzęt niż ten, na którym wykonywał pracę w zakładzie pracy, albo

• pracownik zostanie zobowiązany do kontaktu poprzez wideokonferencje, podczas gdy nie czuje się dobrze w takich wystąpieniach, albo

• praca zdalna w domu będzie wymagała innych, bardziej skomplikowanych procedur bezpieczeństwa.

Czasami problemem jest nie tyle sama organizacja pracy lub obsługa sprzętu i oprogramowania co warunki mieszkalne pracownika. Przykładowo: trudno wykonywać pracę zdalną w jednopokojowym mieszkaniu, w którym współmałżonek również pracuje zdalnie i w dodatku w domu jest małe dziecko. Nowy przepis nakazuje w praktyce pracodawcy, aby najpierw ustalił, czy pracownik będzie w stanie wykonywać pracę zdalną. W dużej mierze sprowadza się to do uzyskania zgody pracownika. Choć możliwa jest również sytuacja, w której pracodawca – znając np. warunki lokalowe pracownika – w ogóle nie poleci pracownikowi takiej pracy, nie pytając go nawet o opinię.

Czy nowelizacja oznacza, że praca zdalna musi być wykonywana w domu pracownika? Należy raczej uznać, że niekoniecznie. Wprowadzenie zastrzeżenia o warunkach lokalowych nie musi bowiem oznaczać wprost, że ustawodawca akceptuje jedynie pracę zdalną z domu pracownika. Wydaje się, że chodzi tu o warunki lokalowe w szerszym znaczeniu. Czyli możliwość wykonywania pracy zdalnej niekoniecznie we własnym domu, np. w pomieszczeniu wynajmowanym od innej osoby, w domu należącym do teściów pracownika itp.

Specustawa COVID-19 nie wyjaśnia, co należy rozumieć przez „pracę poza miejscem jej stałego wykonywania” (np. dom pracownika, wynajęte do tego celu biuro „na godziny” czy kawiarnia w centrum handlowym). Kwestii tej nie wyjaśnia także wprost Tarcza 4.0. Jednak ponieważ ustanawia ona konieczność uwzględnienia warunków technicznych i lokalowych pracownika to pośrednio wskazuje na pracę z domu pracownika. Mimo to, wydaje się, że nie ma przeciwwskazań, aby taka praca była wykonywana także w innym wyznaczonym miejscu.

W ramach tej procedury pracownik ma wykonywać pracę „poza miejscem jej stałego wykonywania”, co oznacza, że pracodawca może wskazać w zasadzie każde miejsce poza dotychczasowym. Jednak w świetle celu, jakiemu służą nowe rozwiązania, wydaje się, że poleceniem nie powinny być objęte miejsca publiczne (np. galerie handlowe), duże skupiska ludzi (wielopiętrowe biurowce) itp.

Z punktu widzenia celu regulacji – i wygody pracownika – wydaje się, że najlepiej pozwolić pracownikowi, aby wykonywał pracę w domu. Jeśli jednak zadeklaruje, że w domu nie ma odpowiednich warunków pracy – a ma inne miejsce (np. mieszkanie teściów) – będzie wykonywał pracę w takim miejscu. Wielu ekspertów uważa, że pracodawca ma prawo znać miejsce wykonywania pracy przez pracownika. I to nie tylko wtedy, gdy ma to wyraźne znaczenie (np. gdy firma dostarcza pracownikowi kurierem określone materiały itp.), ale i w innych przypadkach (np. w celu przekazania ewentualnego wypowiedzenia umowy czy innych ważnych dokumentów).

Tarcza 4.0 doprecyzowała, że:

• narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (zasada),

• praca zdalna może być wykonywana przy użyciu narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (wyjątek).

W rzeczywistości rozwiązania z Tarczy 4.0 odpowiadają temu, co i tak wypracowała praktyka prawa pracy. Zanim przepisy te pojawiły się w ustawie, powszechnie przyjmowano bowiem, że pracodawca powinien zapewnić pracownikowi szeroko pojęte narzędzia pracy niezbędne do pracy zdalnej, działając według jednej z podstawowych zasad leżących u podstaw pracowniczego zatrudnienia. Szczegóły co zapewnienia tych narzędzi ustala samodzielnie pracodawca.

Poza tym używanie narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę jest dopuszczalne pod warunkiem, że umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przepisy milczą też na temat ewentualnego zwrotu kosztów korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu, choć przyjmuje się, że pewne koszty należałoby zwrócić. Może tu chodzić np. o koszty użytkowania mediów, koszty połączeń itd. – jeśli wzrosły one z powodu pracy wykonywanej w domu.

Można też – choć nie trzeba – zawrzeć z pracownikiem umowę o użytkowaniu prywatnego sprzętu (np. komputera) w celach służbowych może odbywać. Jej zawarcie może pomóc uregulować np. kwestię zwrotu kosztów użytkowania. Warto, aby taka umowa przewidywała, że praca będzie wykonywana na jednym, konkretnym i oznaczonym sprzęcie (a nie np. na kilku komputerach domowych). Dobrze jest w umowie doprecyzować m.in. zabezpieczenie sprzętu oraz danych, na których pracownik wykonuje swoją pracę (np. program antywirusowy, firewall, zabezpieczenie plików firmowych hasłem, aby pozostali użytkownicy tego sprzętu nie mieli dostępu do ich zawartości, czy osobny profil firmowy zabezpieczony hasłem).

Już przed wejściem w życie Tarczy 4.0 dominowała opinia, że pracodawca może w każdej chwili cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Nie było jednak na to wyraźnej podstawy w przepisach. Taką podstawę wprowadziła dopiero Tarcza 4.0, stanowiąc, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej.