Praca zdalna: jak prawidłowo polecić jej wykonywanie

Praca zdalna: jak prawidłowo polecić jej wykonywanie
Dokument aktualny

Katarzyna Wrońska-Zblewska

10.07.2020

Pracodawca nadal może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Zanim jednak podejmie taką decyzję musi uzyskać informacje, w jakich warunkach pracownik będzie mógł tę pracę wykonywać. O czym aktualnie pracodawca musi pamiętać wydając polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Tarcza 4.0 sprecyzowała, co należy uważać za pracę zdalną. Wskazała bowiem, że w szczególności (a więc nie tylko) praca zdalna może:

  • być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (czyli np. przy użyciu telefonu, Internetu) lub

  • dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych, czyli np. pewnych części składowych danego produktu, np. uszycie paska do spodni, lub usług w szerszym,  potocznym tego słowa znaczeniu (jak się wydaje, taką usługą materialną mogłoby być przetłumaczenie tekstu, przygotowanie grafiki, przygotowanie materiałów reklamowych, szkoleniowych itp.).

Na podstawie polecenia pracy zdalnej wykonuje się zasadniczo pracę wskazaną w umowie o pracę (a nie jakąś inną). Wprawdzie nie ma wprost zakazu by jednocześnie z zarządzeniem pracy zdalnej powierzyć pracownikowi inny rodzaj pracy na podstawie art. 42 § 4 kp (jest to możliwe na okres maksymalnie do 3 miesięcy w roku, przy niezmniejszonym wynagrodzeniu i pod warunkiem, że powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika). Jednak takie powierzenie może być ryzykowne, skoro przepis o polecaniu pracy zdalnej stanowi o tym, że praca ta dotyczy pracy wskazanej w umowie o pracę (a więc nie innej).

Polecenie pracy zdalnej – nie zawsze możliwe

Po wejściu w życie Tarczy 4.0 pracodawca może polecić pracę zdalną wówczas, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Ustawodawca zauważył więc, że w praktyce nie zawsze praca zdalna będzie możliwa. Niekiedy pracownik nie będzie umiał odnaleźć się w nowej rzeczywistości i po prostu nie poradzi sobie z inną organizacją stanowiska pracy.

Nie można polecić pracy zdalnej, jeśli np.:

  • pracownik otrzyma inny sprzęt niż ten, na którym wykonywał pracę w zakładzie pracy, albo

  • pracownik zostanie zobowiązany do kontaktu poprzez wideokonferencje, podczas gdy nie czuje się dobrze w takich wystąpieniach, albo

  • praca zdalna w domu będzie wymagała innych, bardziej skomplikowanych procedur bezpieczeństwa.

Sprawdźmy sytuację przed wydaniem polecenia

Czasami problemem jest nie tyle sama organizacja pracy lub obsługa sprzętu i oprogramowania co warunki mieszkalne pracownika. Przykładowo: trudno wykonywać pracę zdalną w jednopokojowym mieszkaniu, w którym współmałżonek również pracuje zdalnie i w dodatku w domu jest małe dziecko. Nowy przepis nakazuje w praktyce pracodawcy, aby najpierw ustalił, czy pracownik będzie w stanie wykonywać pracę zdalną. W dużej mierze sprowadza się to do uzyskania zgody pracownika. Choć możliwa jest również sytuacja, w której pracodawca – znając np. warunki lokalowe pracownika – w ogóle nie poleci pracownikowi takiej pracy, nie pytając go nawet o opinię.

Czy nowelizacja oznacza, że praca zdalna musi być wykonywana w domu pracownika? Należy raczej uznać, że niekoniecznie. Wprowadzenie zastrzeżenia o warunkach lokalowych nie musi bowiem oznaczać wprost, że ustawodawca akceptuje jedynie pracę zdalną z domu pracownika. Wydaje się, że chodzi tu o warunki lokalowe w szerszym znaczeniu. Czyli możliwość wykonywania pracy zdalnej niekoniecznie we własnym domu, np. w pomieszczeniu wynajmowanym od innej osoby, w domu należącym do teściów pracownika itp.

Zapamiętaj!

Nadal polecenie pracy zdalnej jest jednostronną decyzją pracodawcy, a zatem nie wymaga ona formalnej zgody pracownika (pracownik może też prosić o pracę zdalną, ale decyzja należy w tym zakresie do pracodawcy). Dlatego także po wejściu w życie Tarczy 4.0 nadal nie potrzeba – przy wprowadzaniu pracy zdalnej – zmieniać umowy o pracę pracownika lub przepisów zakładowych. Choć nie zaszkodzi wprowadzić – przynajmniej czasowo – do regulaminu pracy zapisu o dopuszczalności pracy zdalnej. Jednak nawet i bez tego zapisu można stosować pracę zdalną.

Miejsce wykonania pracy zdalnej

Specustawa COVID-19 nie wyjaśnia, co należy rozumieć przez „pracę poza miejscem jej stałego wykonywania” (np. dom pracownika, wynajęte do tego celu biuro „na godziny” czy kawiarnia w centrum handlowym). Kwestii tej nie wyjaśnia także wprost Tarcza 4.0. Jednak ponieważ ustanawia ona konieczność uwzględnienia warunków technicznych i lokalowych pracownika to pośrednio wskazuje na pracę z domu pracownika. Mimo to, wydaje się, że nie ma przeciwwskazań, aby taka praca była wykonywana także w innym wyznaczonym miejscu.

W ramach tej procedury pracownik ma wykonywać pracę „poza miejscem jej stałego wykonywania”, co oznacza, że pracodawca może wskazać w zasadzie każde miejsce poza dotychczasowym. Jednak w świetle celu, jakiemu służą nowe rozwiązania, wydaje się, że poleceniem nie powinny być objęte miejsca publiczne (np. galerie handlowe), duże skupiska ludzi (wielopiętrowe biurowce) itp.

Z punktu widzenia celu regulacji – i wygody pracownika – wydaje się, że najlepiej pozwolić pracownikowi, aby wykonywał pracę w domu. Jeśli jednak zadeklaruje, że w domu nie ma odpowiednich warunków pracy – a ma inne miejsce (np. mieszkanie teściów) – będzie wykonywał pracę w takim miejscu. Wielu ekspertów uważa, że pracodawca ma prawo znać miejsce wykonywania pracy przez pracownika. I to nie tylko wtedy, gdy ma to wyraźne znaczenie (np. gdy firma dostarcza pracownikowi kurierem określone materiały itp.), ale i w innych przypadkach (np. w celu przekazania ewentualnego wypowiedzenia umowy czy innych ważnych dokumentów).

Sprzęt służbowy – chyba, że pracownik chce własny

Tarcza 4.0 doprecyzowała, że:

  • narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (zasada),

  • praca zdalna może być wykonywana przy użyciu narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (wyjątek).

W rzeczywistości rozwiązania z Tarczy 4.0 odpowiadają temu, co i tak wypracowała praktyka prawa pracy. Zanim przepisy te pojawiły się w ustawie, powszechnie przyjmowano bowiem, że pracodawca powinien zapewnić pracownikowi szeroko pojęte narzędzia pracy niezbędne do pracy zdalnej, działając według jednej z podstawowych zasad leżących u podstaw pracowniczego zatrudnienia. Szczegóły co zapewnienia tych narzędzi ustala samodzielnie pracodawca.

Zapamiętaj!

Nie można zmusić pracownika do korzystania z prywatnego sprzętu w celach służbowych. Ich wykorzystanie jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik wyraża taką chęć, a pracodawca się zgadza.

Poza tym używanie narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę jest dopuszczalne pod warunkiem, że umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przepisy milczą też na temat ewentualnego zwrotu kosztów korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu, choć przyjmuje się, że pewne koszty należałoby zwrócić. Może tu chodzić np. o koszty użytkowania mediów, koszty połączeń itd. – jeśli wzrosły one z powodu pracy wykonywanej w domu.

Można też – choć nie trzeba – zawrzeć z pracownikiem umowę o użytkowaniu prywatnego sprzętu (np. komputera) w celach służbowych może odbywać. Jej zawarcie może pomóc uregulować np. kwestię zwrotu kosztów użytkowania. Warto, aby taka umowa przewidywała, że praca będzie wykonywana na jednym, konkretnym i oznaczonym sprzęcie (a nie np. na kilku komputerach domowych). Dobrze jest w umowie doprecyzować m.in. zabezpieczenie sprzętu oraz danych, na których pracownik wykonuje swoją pracę (np. program antywirusowy, firewall, zabezpieczenie plików firmowych hasłem, aby pozostali użytkownicy tego sprzętu nie mieli dostępu do ich zawartości, czy osobny profil firmowy zabezpieczony hasłem).

Polecenie pracy zdalnej zawsze można cofnąć

Już przed wejściem w życie Tarczy 4.0 dominowała opinia, że pracodawca może w każdej chwili cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Nie było jednak na to wyraźnej podstawy w przepisach. Taką podstawę wprowadziła dopiero Tarcza 4.0, stanowiąc, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej.  

Wzór. Cofnięcie pracy zdalnej
Pobierz wzór dokumentu >>

Gdynia, 30 czerwca 2020 r.

Tech-Wizja Sp. z o.o.
ul. Malinowa 3a
81-555 Gdynia

Anna Kowalska
starszy specjalista ds. reklamy
wm

Polecenie zakończenia pracy zdalnej

Na podstawie art. 3 ust. 8 ustawy z 15 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych polecam Pani zakończenie pracy zdalnej z dniem 1 lipca 2020 r.

Począwszy od 2 lipca 2020 r. polecam Pani powrót od wykonywania pracy w trybie stacjonarnym w siedzibie pracodawcy, zgodnie z obowiązującym Panią rozkładem czasu pracy wynikającym z regulaminu pracy.

W dalszym ciągu kontakt z klientami powinien odbywać się za pomocą środków porozumiewania się na odległość, w szczególności poprzez telekonferencje, rozmowy telefoniczne oraz e-maile, a szkolenia, spotkania i targi nie będą organizowane do odwołania.                                                       

Piotr Nowak
(prezes zarządu)

Otrzymałam w dniu 30 czerwca 2020 r.
Anna Kowalska

Autorem odpowiedzi jest: 

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel