Czy pracodawca musi wpisać się do rejestru przechowawców akt?

Czy pracodawca musi wpisać się do rejestru przechowawców akt?

Leszek Skupski

09.12.2018

Po nowym roku akta osobowe i płacowe będą mogły być oddawane na przechowanie wyłącznie przedsiębiorcom trudniącym się czasowym przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej, którzy posiadają wpis do odpowiedniego rejestru. Czy jednak obowiązek wpisu może dotyczyć również samego pracodawcy lub obsługującego go biura księgowego?

Przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018, poz. 357) – która wprowadzi od 1 stycznia 2019 r. m.in. możliwość elektronizacji oraz skrócenia okresu przechowywania akt osobowych – wprowadzają również dodatkowy obowiązek wobec przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

Prywatni przechowawcy – od 2019 r. obowiązkowo z wpisem do rejestru

Przedsiębiorcy, które dotychczas prowadzili bez rejestracji działalność w zakresie czasowego przechowywania dokumentacji – mają obowiązek uzyskania wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa oraz dostosowania formy prawnej do dnia 31 grudnia 2018 r.

Brak wpisu wiąże się z koniecznością zakończenia działalności w omawianym zakresie oraz obowiązkiem przekazania posiadanej dokumentacji podmiotowi, który posiada odpowiednie uprawnienia.

Wymóg przekazania dokumentacji na przechowanie

W myśl przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy, likwidator lub syndyk masy upadłości ma obowiązek wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania i zapewnić na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wymaganego przepisami końca okresu przechowywania dokumentacji. Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej przejmuje od pracodawcy dokumentację kadrowo-płacową na podstawie pisemnej umowy o przechowanie.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł oddać na przechowanie dokumentację kadrowo-płacową wyłącznie podmiotowi (przedsiębiorcy), którzy uzyskał wpis do właściwego rejestru.

Pracodawcy pytają, czy ich również dotyczy wpis

Ponieważ nowe przepisy mówią o obowiązku wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie „czasowego przechowywania dokumentacji” wśród pracodawców zgłaszane są wątpliwości, czy obowiązek jego uzyskania nie dotyczy również ich samych (w związku z przechowywaniem dokumentacji kadrowej i płacowej zatrudnianych przez siebie osób) lub np. obsługującego ich biura księgowego, które na zlecenie prowadzi obsługę kadrowo-płacową pracodawcy.

Wnioski dla pracodawcy

Obowiązek uzyskania wpisu dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, którzy w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, trudnią się przechowywaniem dokumentacji osobowej. Nie dotyczy on natomiast podmiotów, które przechowują dokumentację osobowo-płacową własnych pracowników (aktualnie zatrudnionych i zwolnionych) oraz firm prowadzących tzw. outsourcing na rzecz innych podmiotów, np. biur rachunkowych świadczących obsługę kadrowo-płacową na rzecz pracodawcy.

Podstawa prawna: 
  • art. 11 i art. 12 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018, poz. 357),

  • art. 51a, art. 51l, art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 217, ze zm.).

Autorem odpowiedzi jest: 

Leszek Skupski

Leszek Skupski

Leszek Skupski

Radca prawny, specjalizuje się w zagadnieniach związanych z prawem pracy i ubezpieczeniami społecznymi. Autor licznych artykułów z zakresu wynagrodzeń, prawa pracy i rozliczeń z ZUS. Od 2008 r. redaktor publikacji kadrowo-płacowych i ubezpieczeniowych Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel