Udzielanie zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych (stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 stycznia 2024 r.)

Zgodnie z art. 148¹ Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.  W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Pracodawca zobowiązany jest udzielić ww. zwolnienia na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. W zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.

Na definicję spraw rodzinnych należy spojrzeć szeroko, bowiem nie można ustanowić zamkniętego katalogu spraw rodzinnych, do których miałby zastosowanie art. 148¹ Kodeksu pracy. Sprawy rodzinne dotyczą życia prywatnego pracownika oraz całokształtu sytuacji, w której się znajduje. W związku z powyższym, warto podkreślić, że sprawa rodzinna, o której mowa wyżej, zawsze musi być pilna i spowodowana chorobą lub wypadkiem, która wymaga natychmiastowej i niezbędnej obecności pracownika.

Artykuł 148¹ § kp. został wprowadzony do przepisów prawa pracy w celu wdrożenia art. 7 dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Dyrektywa nie pozwala na bardziej precyzyjne określenie zakresu przypadków, w których omawiane zwolnienie powinno być udzielone. Należy jednak mieć na uwadze, że celem dyrektywy jest zapewnienie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, którym daje instrumenty pozwalające na lepsze godzenie pracy zawodowej z obowiązkami opiekuńczymi oraz umożliwienie pracownikowi zareagowania w nadzwyczajnych okolicznościach na nagłą sytuację kryzysową poprzez skorzystanie z możliwości zwolnienia od pracy.

Przepis art. 148¹ kp. nie zawiera wymogu przedstawienia szczegółowych informacji na temat wypadku/zdarzenia, które uzasadniają skorzystanie z tego zwolnienia. Należy jednak pamiętać, że obowiązkiem pracownika jest poinformowanie pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632).

Biorąc pod uwagę ww. przepis, pracodawca może przetwarzać tylko informacje zawierające dane niezbędne, adekwatne i zgodne z celem przetwarzania. W tym przypadku będą to informacje niezbędne pracodawcy w celu udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 9 RODO dane o zdrowiu należą do szczególnej kategorii danych, których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie w wyjątkowych przypadkach.

Odnosząc się do terminu złożenia wniosku o zwolnienie od pracy pragnę zauważyć, że ze względu na użyte w art. 148¹ § 3 kp. sformułowanie „ wniosek zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia” oraz mając na uwadze to, że mamy do czynienia z siłą wyższą i potrzebą natychmiastowej obecności pracownika w pilnych sprawach rodzinnych, w opinii resortu rodziny, nie jest wykluczona  możliwość  złożenia przez pracownika ww. wniosku  dzień przed terminem omawianego zwolnienia na piątek i poniedziałek (przypadający bezpośrednio po weekendzie), o ile spełnia on wszystkie przedstawione wyżej przesłanki,
a mianowicie:

• powodem zwolnienia jest działanie siły wyższej,
• siła wyższa dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem,
• niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.

Należy zauważyć, że w myśl art. 281 pkt 5 kp. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.  Naruszeniem regulacji z art. 148¹ kp. będzie nieudzielenie pracownikowi dni albo godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Jednakże nie dotyczy to wniosków bezzasadnych, nie mieszczących się w zakresie przedmiotowym art. 148¹ kp., które np. były planowane, można było je przewidzieć.

Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia oraz to, że przepis art. 148¹ kp. nie wskazuje co powinien zawierać w swojej treści wniosek o udzielenie zwolnienia, zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nie jest wykluczona możliwość skorzystania z ww. zwolnienia, np. z powodu zdarzenia opisanego w treści zapytania.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do ustalania i wydawania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa oraz dokonywania rozstrzygnięć w konkretnych stanach faktycznych powstałych na gruncie stosowania przepisów prawa. W związku z tym, przedstawiane przez resort rodziny poglądy prawne nie są wiążące dla stron stosunku pracy, sądów i inspektorów pracy.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 stycznia 2024 r.