Narzędzia:
Były pracownik zwrócił się do nas z prośbą o udostępnienie, w formie kserokopii, swoich akt osobowych. Wiem, że pracownik ma prawo wglądu, ale czy kserowanie i udostępnianie tych akt jest działaniem prawidłowym?
Pracownica założyła sprawę przeciwko ZUS o przyznanie emerytury. Obecnie sekretariat Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Sądu Pracy prosi o przysłanie akt osobowych tej pracownicy. Czy zakład pracy musi przekazać akta, czy obowiązuje nas ochrona danych osobowych (nie podano żadnej podstawy prawnej)? Zapewniono nas, że po wykorzystaniu akta zostaną zwrócone.
Czy w aktach osobowych przechowujemy: wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu, wniosek pracownika o podwyżkę, karty obiegowe pracowników przyjętych bądź zwalnianych, karty czasu pracy, notatki z rozmów dyscyplinujących z pracownikiem, wnioski bezpośrednich przełożonych o pozbawienie pracownika premii, wnioski pracowników o przeniesienie na inne stanowisko, kserokopie dowodu osobistego, oświadczenie o (nie) pobieraniu emerytury/renty, postanowienia o przyznaniu pracownikowi nagrody (pieniężnej lub urlopu nagrodowego), zaświadczeń lekarskich dot. uzasadnionej wizyty 1x w miesiącu w przypadku pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności? Jeżeli nie w teczce personalnej, to gdzie gromadzić te dokumenty?
Proponowane przez resort gospodarki zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej są niewystarczające – twierdzą eksperci Konfederacji Lewiatan i postulują wprowadzenie możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
W nowym wzorze skierowania na badania lekarskie obowiązującym od 1 kwietnia 2015 r. znajduje się zapis, zgodnie z którym skierowanie jest wydawane w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania. Czy mam przez to rozumieć, że powinnam wydać pracownikowi 2 egzemplarze skierowania, z których jeden zaniesie on i pozostawi w przychodni, a drugi sobie pozostawi? Czy należy przechowywać dodatkowy egzemplarz skierowania w aktach osobowych?
Poszczególne części akt osobowych pracowników mają być wyodrębnione ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów, a nie jak obecnie – ze względu na nawiązanie zatrudnienia, trwanie stosunku pracy lub jego ustanie. A to wszystko po to, aby zaoszczędzić pracodawcom kosztów.
Karę porządkową usuwa się z akt osobowych po roku nienagannej pracy. Jak jednak postąpić jeśli w trakcie roku pracownik otrzyma kolejną karę porządkowa (np. pierwszą karę otrzymał w kwietniu 2014 r., kolejną w styczniu 2015 r.)? Czy karę z kwietnia 2014 r. anuluje się w kwietniu 2015 r., czy dopiero w styczniu 2016 r. – razem z druga karą? Oczywiście pod warunkiem, że do stycznia 2016 r. pracownik nie otrzyma jeszcze kolejnej kary porządkowej?
Były pracownik złożył podanie do burmistrza z prośbą o skserowanie i potwierdzenie za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów znajdujących się w jego aktach osobowych celem przedłożenia ich do ZUS. Czy można mu wydać takie dokumenty?
Pracodawca zapłacił pracownikom za udział w kursie udzielania pierwszej pomocy. Czy otrzymane po kursie zaświadczenia powinno się dołączyć do akt osobowych w oryginale, czy też należy wykonać kopie za zgodność z oryginałem a oryginały zwrócić pracownikom? Jakie są regulacje w takich przypadkach, gdy pracodawca sam opłaca taki kursy?
W jaki sposób należy przechowywać skierowanie na urlop w trakcie wypowiedzenia oraz kartę urlopową? Czy dokumenty te należy włączyć do akt osobowych?
Czy pracownik ma prawo do kserowania dokumentów zawartych w jego teczce akt osobowych (zawierających również notatki służbowe), czy są to dokumenty tylko do wglądu pracownika?
W jaki sposób pracodawca powinien prawidłowo przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (biorąc pod uwagę ewentualną kontrolę GIODO)? Pracownik, który awansuje np. na stanowisko kierownika otrzymuje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych podległych pracowników (np. dane teleadresowe, dane dotyczące wynagrodzenia). Pracodawca przygotowuje upoważnienie w 2 egzemplarzach (jedno dla pracownika, drugie trafia do akt osobowych danej osoby). Dodatkowo informacja trafia do zbiorczego pliku Excel z wykazem osób posiadających upoważnienia oraz z datą nadania upoważnienia. Czy istnieje obowiązek przechowywania kopii tego typu dokumentów w oddzielnym segregatorze, czy też spis osób w Excelu i dokument w aktach są wystarczające?
Czy w teczce akt osobowych pracownika należy przechowywać poniżej wymienione dokumenty: » skierowanie z Powiatowego Urzędu Pracy na prace interwencyjne; » skierowanie na przeprowadzenie badań okresowych lub kontrolnych; » umowę zlecenia zawartą z własnym pracownikiem; » dokumenty związane z wcześniejszym odbyciem stażu u obecnego pracodawcy? Czy w aktach osobowych pracownika należy umieścić pismo o przyznaniu mu nagrody, jeżeli w piśmie tym wymienieni są również inni nagrodzeni pracownicy i kwoty przyznanych nagród?
W jaki sposób należy w świadectwie pracy wpisywać informacje o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy umowa terminowa (zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi wydawania świadectwa pracy) jest kontynuowana jedna po drugiej? W której części akt osobowych należy umieszczać porozumienie o możliwości wykorzystania urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę?
Rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika stanowi, że w części B przechowujemy między innymi: „dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych”. Artykuł 103 Kodeksu pracy zawiera definicję podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wymienia uprawnienia z tym związane (np. urlop szkoleniowy), które moim zdaniem wskazują na szkolny charakter podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Czy kilkugodzinne szkolenia skierowanych przez pracodawcę pracowników przeprowadzane przez firmy szkoleniowe stanowią podnoszenie kwalifikacji zawodowych? Jeżeli tak, to gdy pracownik korzysta w ciągu roku z kilkunastu takich szkoleń, pojawia się problem ilościowy w przechowywaniu w aktach osobowych zaświadczeń z odbytych szkoleń. Czy można przechowywać takie zaświadczenia z 1-dniowych szkoleń w innych teczkach (oczywiście imiennych dla każdego pracownika)?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas