Czy będzie możliwa elektroniczna archiwizacja dokumentacji pracowniczej?
Pracodawcy od dłuższego czasu apelują o zmianę przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Obowiązek przechowywania jej w wersji papierowej jest bardzo uciążliwy, a ryzyko ich utraty, czy zniszczenia duże. Czy jest zatem szansa na wprowadzenie regulacji umożliwiających elektroniczną archiwizację tych dokumentów?
Problematyczna zmiana
Pytanie jest o tyle zasadne, że projekt wprowadzenia takich zmian już był dyskutowany przy okazji prac prowadzonych w Ministerstwie Gospodarki nad projektem ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców. Zrezygnowano jednak z nich ze względu na zagrożenia związane m.in. z brakiem możliwości zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych, czy koniecznością poniesienia znacznych kosztów przy zmianie formy prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Biorąc również pod uwagę zróżnicowanie firm, należałoby wziąć pod uwagę sytuację pracodawców, którzy nie dysponują sprzętem elektronicznym, który zapewniłby właściwe przechowywanie takich dokumentów.
Problemy z wprowadzeniem elektronicznej archiwizacji dokumentacji pracowniczej, jak widać, można by mnożyć, dlatego wprowadzenie nowych regulacji zdaje się być odsuwane w czasie. Kiedy zostaną wprowadzone nie wiadomo, ale resort pracy zapewnia, że wewnętrzne dyskusje na ten temat w ministerstwie trwają.
Biorąc pod uwagę wagę informacji zawartych w dokumentacji pracowniczej (istotną po latach dla celów ustalenia wysokości świadczeń emerytalnych), można się spodziewać, że okres ich przechowywania nie zostanie skrócony, forma jednak może być już znacznie mniej uciążliwa.
Jak jest obecnie?
Papierowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy (nawet po ogłoszeniu jego upadłości czy likwidacji), co wynika z art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94), dalej: kp.
Naruszenie go może być kosztowne, bowiem w przypadku:
nieprowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników lub
pozostawienia takiej dokumentacji w warunkach grożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem
pracodawca (lub osoba działająca w jego imieniu) podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).
Warto o tym pamiętać, tym bardziej że okres przechowywania wspomnianych dokumentów jest długi.
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).
Ten sam okres dotyczy przechowywania pracowniczych akt osobowych.
- art. 94 pkt 9a, art. 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
Katarzyna Borkowska, prawnik
