Zmiana terminu urlopu podwładnego lub odwołanie go z wypoczynku – cz. I
Zaplanowany, ale nie rozpoczęty jeszcze urlop przesuwa każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika. Termin urlopu może też zmienić pracodawca, ale wtedy naraża się na dodatkowe koszty…
Urlop powinien być udzielony:
-
zgodnie z planem urlopów (sporządzając go, pracodawca uwzględnia wnioski pracowników co do terminu urlopu, jeśli nie stoi na przeszkodzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy),
-
w terminie ustalonym między pracodawcą a pracownikiem – jeżeli w zakładzie nie ma planu urlopów (z planu można zrezygnować, gdy w zakładzie nie ma związków lub związki zgodziły się na rezygnację z planu).
Są jednak przewidziane prawem przypadki, kiedy można (lub wręcz trzeba) przesunąć zaplanowany wcześniej urlop, a nawet – niekiedy – przerwać wypoczynek już rozpoczęty. Przesunięcie urlopu może nastąpić zarówno z inicjatywy samych stron stosunku pracy, jak i na skutek wystąpienia określonych zdarzeń przewidzianych przepisami. W pierwszym przypadku ostateczna decyzja o przesunięciu urlopu należy do pracodawcy, w drugim zmianę terminu wypoczynku wymuszają przepisy.
Możliwość przesunięcia urlopów dotyczy tych przypadków, w których termin urlopu został już wyznaczony (np. w planie urlopów albo w zaakceptowanym wniosku o urlop), ale pracownik jeszcze go nie rozpoczął. Przesunąć urlop można więc najpóźniej w dniu poprzedzającym jego rozpoczęcie. Później w grę wchodzi już tylko przerwanie urlopu.
Pracownik może prosić, szef nie musi się godzić
Z wnioskiem o przesunięcie zaplanowanego urlopu może wystąpić sam pracownik. Przepis wymaga, aby wniosek ten był umotywowany ważnymi przyczynami. Jeżeli więc przykładowo pracownik nie może rozpocząć urlopu w terminie z uwagi na konieczność załatwienia ważnych spraw osobistych czy chorobę współmałżonka uniemożliwiającą wspólny wyjazd, może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o przesunięcie urlopu.
Ocena, czy przyczyny wskazane przez pracownika są na tyle ważne, że uzasadniają przesunięcie urlopu, należy do pracodawcy. Żaden organ (inspektor pracy czy sąd) nie może kwestionować odmowy przesunięcia urlopu, choćby powody przedstawione przez pracownika były poważne. Natomiast nowy termin udzielenia niewykorzystanego urlopu trzeba uzgodnić z pracownikiem.
Strony nie powinny jednak bez ważnej przyczyny przesuwać zaległego urlopu poza wrzesień kolejnego roku kalendarzowego (nawet jeśli pracownik sam o to wnioskuje).
Pracodawca przesunie w niespodziewanych przypadkach
Przesunięcie urlopu może też nastąpić z przyczyn leżących po stronie pracodawcy – jeśli zostaną spełnione łącznie 2 warunki:
-
jest spowodowane szczególnymi potrzebami pracodawcy i
-
nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Okoliczności uzasadniające przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu nie mogą być znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu. Przesunięcie terminu wypoczynku pracownika powinno być zatem uzasadnione sytuacją, której pracodawca wcześniej nie przewidywał, np. dodatkowe zamówienie powodujące konieczność zwiększenia produkcji czy choroba pracownika, zastępować wypoczywającego kolegę.
Przepisy nie definiują szczególnych okoliczności, które uzasadniają przesunięcie urlopu przez pracodawcę. Z pewnością nie chodzi tylko o okoliczności obiektywne (np. choroba innego pracownika i konieczność zorganizowania zastępstwa), ale także leżące po stronie pracodawcy (np. nieplanowany kontrakt z kluczowym klientem, który musi szybko zostać zrealizowany). Przesunięcie urlopu z powodu szczególnych potrzeb firmy lepiej jednak traktować jako ostateczność i go nie nadużywać. Warto też raczej starać się ograniczać je do przypadków, gdy ten konkretny pracownik jest niezastąpiony (lub gdy jego nieobecność znacznie skomplikowałaby tok pracy itd.).
O przesunięciu terminu urlopu decyduje samodzielnie pracodawca. Powinien jednak poinformować pracownika o przyczynie przesunięcia. Informację tę należy przekazać w sposób przyjęty w zakładzie, np. e-mailowo czy nawet telefonicznie (nie ma wymogu informowania pracownika na piśmie). Pracownik musi podporządkować się decyzji przełożonego, ewentualny spor powstały na tym tle mógłby zaś zostać rozstrzygnięty jedynie na drodze sądowej.
Kodeks pracy nie przewiduje zwrotu kosztów powstałych w związku z przesunięciem terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy. Przyjmuje się jednak, że w takim przypadku należy przez analogię stosować przepis zobowiązujący pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w razie odwołania go z urlopu.
Pracownik już opłacił wyjazd, a pracodawca przesunął mu termin urlopu. W tym przypadku zakład pracy powinien zwrócić wszystkie koszty, które wiążą się bezpośrednio z zaplanowanym wypoczynkiem, a których pracownik nie odzyskał, czyli koszty rezerwacji hotelu oraz zakupionych biletów (także dla członków rodziny pracownika, jeśli wskutek odwołania oni również zrezygnowali ze wspólnego wyjazdu).
Nie trzeba natomiast zwracać np. kosztów zakupionych przez pracownika na okoliczność tego wyjazdu nart, ponieważ wydatek ten nie wiąże się bezpośrednio z tym konkretnym wyjazdem (tym bardziej że narty mogą się jeszcze przydać pracownikowi w przyszłości).
Każda usprawiedliwiona nieobecność oddala urlop
Poza przesunięciem urlopu na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy, są też przypadki, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Przepis wprost wymienia kilka takich sytuacji (czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe, urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowy urlop macierzyński, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski). Nie jest to jednak katalog zamknięty, co oznacza, że poza wymienionymi wyżej, również inne okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika zobowiązują pracodawcę do przesunięcia zaplanowanego urlopu.
Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy są wskazane przepisami prawa (powszechnego lub zakładowego). Przyczynami takimi mogą być także niewymienione wprost w przepisach przypadki, gdy pracownik nie może wykonywać pracy, wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop tylko wówczas, gdy określony przepis prawa usprawiedliwia w danym przypadku nieobecność pracownika (niezależnie od tego, czy ta nieobecność jest płatna, czy nie), np. w razie wezwania do sądu czy zwolnienia lekarskiego na chore dziecko. Nie ma więc prawnego obowiązku przesuwania urlopu w sytuacjach nieprzewidzianych przepisami, np. w razie choroby ciotki pracownika, konieczności załatwienia sprawy w urzędzie itd. (pracodawca może wówczas najwyżej dobrowolnie uwzględnić wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu). Są jednak wyjątkowe zdarzenia, gdy pomimo braku formalnego obowiązku przesunięcia urlopu należy go dokonać ze względu na zasady współżycia społecznego.
Pracownik miał wrócić z delegacji w czwartek wieczorem, a od piątku być na urlopie. Jednak w czwartek wieczorem odwołano przeloty, w związku z czym pracownik wróci z podróży służbowej najwcześniej w piątek. Przepisy nie wymieniają wyraźnie takiego przypadku jako przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy – a tym samym teoretycznie nie trzeba przesuwać pracownikowi zaplanowanego na piątek urlopu. Niemniej jednak ze względu na zasady współżycia społecznego należy tego dokonać. Pracownik nie mógł bowiem rozpocząć urlopu z powodu wykonywania na polecenie pracodawcy obowiązków służbowych poza miejscem pracy i miejscem zamieszkania. A zatem to pracodawca pośrednio spowodował fakt, że pracownik nie może rozpocząć urlopu w terminie i w związku z tym urlop należy przesunąć.
Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem nowy termin wykorzystania urlopu – niekoniecznie zaraz po ustaniu przyczyny, która uniemożliwiła jego rozpoczęcie. Uzgodnienie dotyczy także tej części urlopu, którą pracownik mógłby jeszcze wykorzystać po powrocie z usprawiedliwionej nieobecności.
Tuż przed urlopem pracownik zachorował, ale zwolnienie chorobowe objęło tylko tydzień z 2 tygodni planowanego urlopu. Nie można uznać, że automatycznie powinien wykorzystać przynajmniej ten drugi tydzień urlopu. W takiej sytuacji strony powinny na nowo ustalić termin całego 2-tygodniowego urlopu. Przesunięcie dotyczy bowiem całego urlopu zaplanowanego na dany termin. Ewentualne wykorzystanie 1 tygodnia urlopu tuż po zwolnieniu będzie więc wymagało jego ponownego udzielenia – po porozumieniu obu stron.
Pracownik miał udzielony urlop na tydzień. Tuż przed urlopem otrzymał wezwanie do urzędu na 1 dzień (na środę). Strony muszą od nowa ustalić termin udzielenia całego tygodnia urlopu. Mogą go w całości przesunąć na inny termin, mogą też uzgodnić, że tylko ten 1 dzień urlopu przesunie się pracownikowi na później. Pracodawca nie może jednak uznać bez porozumienia z pracownikiem, że np. dni urlopu poprzedzające środę lub następujące po niej pracownik ma udzielone i musi wówczas skorzystać z urlopu.
Uwaga: jeśli zachodzi okoliczność, która obowiązkowo przesuwa urlop, dotyczy to także urlopu jednostronnie udzielonego przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia albo zaległego urlopu, udzielonego przed końcem września kolejnego roku kalendarzowego (czyli tuż przed terminem jego wykorzystania).
Pracownik otrzymał pod koniec stycznia wypowiedzenie umowy o pracę. Okres wypowiedzenia upłynie 30 kwietnia. Na początku lutego pracodawca udzielił pracownikowi całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w dniach od 5 do 18 marca. Jednocześnie strony umówiły się, że pracownik od 19 marca zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.
Jednak na początku marca pracownik przedstawił zwolnienie lekarskie na miesiąc. W tej sytuacji urlop zaplanowany na marzec nie może się rozpocząć. Pracodawca nie może go też udzielić w kwietniu – nawet jeśli pracownik już będzie zdrowy – ponieważ zwolnił go z obowiązku świadczenia pracy. Cofnięcie tego zwolnienia jest zaś możliwe tylko za zgodą tej osoby. W związku z tym najprawdopodobniej będzie musiał wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Z tego powodu radzimy, aby:
- pracownik najpierw wykorzystał urlop, a dopiero potem był zwalniany z obowiązku świadczenia pracy, albo
- nie wskazywać, od kiedy pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, lecz napisać „po wykorzystaniu całego urlopu wypoczynkowego”.
Korzystanie z urlopu po długiej chorobie – bez badań
Jeszcze kilka lat temu przyjmowano, że bezpośrednio po trwającym co najmniej 30 dni zwolnieniu chorobowym pracownik nie może rozpocząć urlopu dopóty, dopóki nie potwierdzi zdolności do pracy w wyniku badań kontrolnych. Jednak obecnie, w związku z wyrokiem Sądu Najwyższego stanowisko to uległo zmianie.
Nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy (art. 165 § 1 i art. 229 § 2 kp) rozpoczęcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po ustaniu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownika, która trwała dłużej niż 30 dni.
(wyrok Sądu Najwyższego z 20 marca 2008 r., sygn. akt II PK 214/07)
W uzasadnieniu SN wskazał, że celem kontrolnych badań lekarskich, którym ma zostać poddany pracownik po trwającej dłużej niż 30 dni chorobie, jest wskazanie, że pracownik ten jest zdolny do kontynuowania pracy na danym stanowisku. Urlop wypoczynkowy zaś polega na niewykonywaniu pracy. Nie można więc uznać, że niezbędnym warunkiem rozpoczęcia urlopu jest przeprowadzenie kontrolnych badań lekarskich.
W kolejnym tygodniu (już w poniedziałek 16 czerwca) omówimy sytuacje przerwania urlopu wypoczynkowego – kiedy jest to możliwe oraz jakie konsekwencje się z tym wiążą.
art. 163 § 1, § 11, art. 164–167, art. 229 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
§ 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Katarzyna Pietruszyńska
