Z pracownikami zatrudnionymi w spółce na czas określony do 31 grudnia 2015 r. zostaną zawarte umowy na czas nieokreślony od 1 stycznia 2016 r. Niektórzy pracownicy mają niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Czy urlop ten może „przejść” na następny rok? Czy niewykorzystany w 2015 roku urlop należy wpisać w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy, czy wystarczy tylko ogólny zapis „ma Pan prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni”?
Pracodawca może porozumieć się z pracownikami w kwestii wykorzystania zaległego urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę. W informacji o warunkach zatrudnienia wskazuje się tylko wymiar bieżącego urlopu.
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Co do zasady, pracownik powinien więc wykorzystać urlop do końca roku kalendarzowego, w którym nabył do niego prawo.
Jeżeli jednak do 31 grudnia pracownik nie wykorzysta urlopu za dany rok, to 1 stycznia urlop ten stanie się urlopem zaległym, którego pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września.
W związku z rozwiązaniem umowy o pracę pracodawca powinien rozliczyć się z przysługującego pracownikowi urlopu, wypłacając – w razie niewykorzystania należnego urlopu w naturze – ekwiwalent pieniężny. Przepisy zwalniają jednak pracodawcę z obowiązku wypłaty ekwiwalentu, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Jeżeli więc pracownik i pracodawca porozumieją się w kwestii wykorzystania urlopu w ramach dalszego zatrudnienia, to pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
W sytuacji, o której mowa w pytaniu, pracodawca może więc ustalić z pracownikami, że niewykorzystany urlop za 2015 rok zostanie im udzielony w ramach kolejnej umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony od 1 stycznia 2016 r. W takim przypadku zaległy urlop powinien zostać wykorzystany nie później niż do 30 września 2016 r.
W związku z zawarciem umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:
obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w pkt 1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
Zawierając 1 stycznia 2016 r. umowę o pracę na czas nieokreślony, w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, w punkcie dotyczącym wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, należy zawrzeć informacje wyłącznie o wymiarze urlopu przysługującego na podstawie nowej umowy, bez uwzględnienia urlopu zaległego.
art. 29 § 3-31, art. 161, art. 168, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.).
Katarzyna Pietruszyńska