Jak zwykle w maju przypadły 2 święta będące dla pracowników dniami wolnymi od pracy. Pomimo, że w kalendarzu dni te oznaczone zostały „na czerwono”, mogło się zdarzyć, że część zatrudnionych musiała w tym okresie stawić się w pracy. Jak ustalić i rozliczyć wynagrodzenie pracownika wykonującego pracę w majowe święta – omówimy to na konkretnym przykładzie.
Pytanie Czytelnika: Pracownik – informatyk jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (poniedziałek - piątek, po 8 godzin), z wynagrodzeniem w stawce miesięcznej w wysokości 8 400 zł. Do tego otrzymuje zmienną miesięczną premią regulaminową. Dnia 1 maja pracował przez 10 godzin, gdyż awarii uległ serwer i pracownicy nie mogliby podjąć pracy w kolejne dni. W firmie obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Temu pracownikowi w zamian udzielimy dnia wolnego - 5 maja. Czy oprócz tego należy mu jeszcze udzielić dodatkowego czasu wolnego? Jak ustalić pracownikowi wynagrodzenie za maj?
Odpowiedź: Tak, pracownik powinien otrzymać jeszcze 3 dodatkowe wolne godziny. Ponadto, powinien otrzymać pełne wynagrodzenie zasadnicze, premię za maj za czas faktycznie przepracowany oraz za jedną godzinę wynagrodzenie ze zmiennego składnika tj. premii uzyskanej w maju. Oprócz tego pracownik musi otrzymać normalne wynagrodzenie za 2 godziny nadliczbowe, obliczone z wynagrodzenia zasadniczego, bez premii, gdyż rodzaj zadania wykonywanego w nadgodzinach zapewne mieścił się w zakresie obowiązków pracownika, za które przysługuje premia.
Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, choć w uzasadnionych przypadkach może być wydłużony nawet do 12 miesięcy. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z zachowaniem powyższych norm, oblicza się:
mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
Pamiętaj: Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.
W maju 2017 r. wypadają dwa święta w tygodniu roboczym, w związku z tym jest do przepracowania 168 godzin, co wynika z wyliczenia:
(40 godz. x 4 tygodnie) + (3 dni x 8 godz.) = 184 godz.,
184 godz. - (2 x 8 godz. z tytułu świąt) = 168 godz.
Rachunek dni wolnych
Pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią liczbę dni wolnych. O tym ile takich dni powinno być stanowi art. 147 kp. Wynika z niego, że w każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikowi musimy zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.Aby sprawdzić czy ta norma została wypełniona, wystarczy od liczby dni kalendarzowych okresu rozliczeniowego np. miesiąca czy kwartału, odjąć liczbę dni pracy wynikających z obliczenia wymiaru czasu dla danego okresu rozliczeniowego, zgodnie z art. 129 kp.
Przykładowo, przy 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w maju powinno być 10 dni wolnych: 31 dni kalendarzowych - 21 dni do przepracowania = 10 dni wolnych (2 święta, 4 soboty i 4 niedziele, przy założeniu, że sobota jest wyznaczona jako dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy).
Niedziele i święta dniami wolnymi
Praca w niedziele i święta jest obwarowana licznymi warunkami. Generalnie bowiem są to dni wolne od pracy, a jej wykonywanie jest dozwolone jedynie w ściśle określonych branżach lub w razie nagłych wypadków. Kodeks pracy, w przepisach rozdziału VII działu VI "Czas pracy" stanowi, że dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta określone w przepisach o dniach wolnych od pracy. Do takich dni zaliczamy m.in. omawiane dwa święta majowe.
Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Ponadto, praca w święta w placówkach handlowych jest w ogóle niedopuszczalna. Można podjąć obowiązki w niedziele i święta jedynie w wymienionych w art. 15110 kp obiektach (zakłady świadczące usługi dla ludności, hotele, gastronomia), systemach pracy (w ruchu ciągłym, pracy weekendowej, zmianowej), czy w razie szczególnych okoliczności jak np. w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Zatem, generalnie praca w święto/niedzielę jest dozwolona wyjątkowo. Zdarza się jednak, że i w dzień wolny pracownik zostanie wezwany do pracy ze względu na szczególne okoliczności i potrzeby pracodawcy. Za taką pracę, w zamian kodeks pracy przewiduje dla pracownika odpowiednią rekompensatę.
Pracował w święto – należy się wolne lub zapłata
Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta, w przypadkach, gdy jest ona dozwolona, powinniśmy zapewnić inny dzień wolny od pracy:
1) w zamian za pracę w niedzielę - w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli;
2) w zamian za pracę w święto - w ciągu okresu rozliczeniowego.
Cały dzień wolny przysługuje niezależnie od tego ile godzin trwała świąteczna praca. Przy czym, dzień wolny wyrównuje pracownikowi pracę w tym dniu w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Oznacza to, że praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego należy ją pracownikowi zrekompensować jako pracę w godzinach nadliczbowych, tzn. dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek za pracę nadliczbową w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, wynosi 100 % wynagrodzenia. Natomiast w przypadku udzielenia czasu wolnego, przysługuje on w wymiarze:
odpowiadającym liczbie godzin przepracowanych ponad 8 godzin - gdy o wolne wnioskował pracownik,
o połowę wyższym niż liczba godzin pracy wykraczającej poza 8 godzin – gdy wolnego udzielił pracodawca.
Jeżeli wykorzystanie dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto nie jest możliwe w wymienionych wyżej terminach (ani nawet do końca okresu rozliczeniowego w przypadku pracy w niedzielę), pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100 % za każdą godzinę pracy w wolny dzień. Powyższe zasady stosuje się niezależnie od tego, czy praca w niedzielę lub święto wynika z rozkładu czasu pracy pracownika, czy też, czy była to praca z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy albo konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii.
Oczywiście oprócz udzielenia dnia wolnego lub wypłacenia dodatku, pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za każdą przepracowaną godzinę, zgodnie z zasadą, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 kp.).
W pierwszej kolejności powinniśmy udzielać pracownikom dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto. Wypłatę dodatków pieniężnych przewiduje się tylko w razie wystąpienia obiektywnych przyczyn (przeszkód) uniemożliwiających wykorzystanie wolnego w ustawowym czasie np. w razie święta – do końca okresu rozliczeniowego. Z takich przyczyn można wymienić chorobę zatrudnionego, konieczność zapewnienia ciągłości pracy, czy wystąpienie święta (ruchomego) w ostatnią sobotę/niedzielę okresu rozliczeniowego.
Przykład. Praca w święto niezrekompensowana dniem wolnym
Pracownik Kamil N. zatrudniony w zakładzie produkującym akcesoria ogrodowe (gdzie obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy), wykonywał pracę 3 maja, przez 7 godzin. Pracownik pobiera wynagrodzenie akordowe oraz dodatek stażowy w wysokości 300 zł miesięcznie. Ze względu na dużą liczbę zamówień, firma nie miała możliwości udzielenia mu w zamian dnia wolnego. Za pracę świąteczną przysługuje panu Kamilowi dodatek w wysokości 100% oraz normalne wynagrodzenie za 7 godzin, gdyż w tym czasie nie wykonywał on pracy akordowej, lecz inne zadania. Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku to wynagrodzenie w wysokości 60% obliczanego jak wynagrodzenie za urlop, gdyż pracownik nie ma wyodrębnionej stawki osobistego zaszeregowania. W okresie 3 miesięcy poprzedzających maj (luty - kwiecień) wypracował łącznie 516 godzin (z nadgodzinami włącznie) i akord wraz z dodatkami za nadgodziny w wysokości 8 500 zł. Wynagrodzenie za pracę 3 maja należy skalkulować w następujący sposób (przy założeniu, że akord za 168 godz. pracy w maju wyniósł 3 185 zł):
Krok 1. Ustalenie normalnego wynagrodzenia
- (3 185 zł + 300 zł dodatku) : 168 godz. = 20,74 zł;
- 20,74 zł x 7 godz. pracy = 145,18 zł.
Krok 2. Obliczenie wysokości dodatku
- 8 500 zł : 516 godz. = 16,47 zł - stawka dodatku za 1 godzinę ze składnika zmiennego;
- 300 zł : 168 godz. = 1,76 zł - stawka dodatku za 1 godzinę ze składnika stałego(16,47 zł + 1,76 zł) x 60% = 10,94 zł x 7 godz. x 100% = 76,58 zł.
Krok 3. Łączne wynagrodzenie za 3 maja
- 145,18 zł + 76,58 zł = 221,76 zł.
Pracownikowi za maj przysługuje łącznie wynagrodzenie w wysokości 3 706,76 zł (3 185 zł + 300 zł + 221,76 zł).
Pracodawca powinien zdecydować ile dodatków za pracę w święto przyznać pracownikowi - jeden – z tytułu pracy w święto, czy dwa – drugi z racji przekroczenia normy średniotygodniowej. Są bowiem sprzeczne stanowiska w tej sprawie.
Ustalenie wynagrodzenia pracownika z pytania
Jak wynika z zaprezentowanego w pytaniu stanu faktycznego pracownik pracował w święto 10 godzin. Udzielenie mu całego dnia wolnego w późniejszym terminie zrównoważy tę pracę tylko do 8 godzin. Pozostałe 2 godziny są godzinami nadliczbowymi. Jeśli pracodawca zrekompensuje je również czasem wolnym udzielonym w maju, w wymiarze 3 godzin (2 godz. x 1,5), to w sumie pracownik w maju przepracuje 167 godzin, a nie 168. Jednak nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 1512 § 2 kp). Pracownik powinien więc otrzymać pełne wynagrodzenie zasadnicze, premię za maj za czas faktycznie przepracowany oraz za jedną godzinę wynagrodzenie ze zmiennego składnika tj. premii uzyskanej w maju. Załóżmy, że premia wyniosła 800 zł.
Obliczenia wyglądają tak:
- 800 zł : 167 godz. = 4,79 zł;
- 4,79 zł x 1 godz. = 4,79 zł.
Oprócz tego pracownik powinien jeszcze otrzymać normalne wynagrodzenie za 2 godziny nadliczbowe, obliczone z wynagrodzenia zasadniczego:
- 8 400 zł : 168 godz. = 50 zł;
- 50 zł x 2 godz. = 100 zł.
Za maj łącznie przysługuje wynagrodzenie w wysokości 9 304,79 zł (8 400 zł + 800 + 4,79 zł + 100 zł).
Lista płac za maj
Pozycja |
Składniki |
Działanie |
Kwota |
1. |
Wynagrodzenie: - zasadnicze 8 400 zł - premia 804,79 zł - wynagrodzenie za nadgodziny 100 zł |
9 304,79 zł |
|
2. |
Składki społeczne pracownika (13,71%) |
poz. 1 x 13,71% |
1 275,69 zł |
3. |
Podstawa składki zdrowotnej |
(Poz. 1 - poz. 2 |
8 029,10 zł |
4. |
Składka zdrowotna |
Poz. 3 x 9% |
722,62 zł |
5. |
Koszty uzyskania |
111,25 zł |
|
6. |
Dochód do opodatkowania |
Poz. 1 – poz. 2 - poz. 5; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych |
7 918 zł |
7. |
Kwota zmniejszająca podatek |
46,33 zł |
|
8. |
Podatek |
(poz. 6 x 18%) - poz. 7 |
1 378,91 zł |
9. |
Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy |
Poz. 3 x 7,75% |
622,26 zł |
10. |
Zaliczka na podatek |
Poz. 8 – poz. 9; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych |
757 zł |
11. |
Wynagrodzenie netto |
Poz. 1 - (poz. 2 + poz. 4 + 10) |
6 549,48 zł |
art. 80, art. 1511, art. 1512, art. 1519-15111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.),
§ 4, § 5a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Izabela Nowacka