Sposób uregulowania zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych przez pracodawcę prywatnego

W jaki sposób firma prywatna może ustalić własne zasady rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych? Jaką formę prawną mają przyjąć te zasady (czy to może być np. zwyczajna wewnętrzna procedura)? Czy firma ma w tym pełną dowolność? Jeśli ustali, że nie będzie wypłacać diet, lecz koszty wyżywienia będzie rozliczać na podstawie faktur/rachunków, to czy kwota na fakturze przekraczająca ustawowy limit diety będzie stanowić przychód pracownika i w związku z tym będzie podlegać opodatkowaniu i ozusowaniu? Jeśli tak, to w którym miesiącu?