Święta w firmie, czyli jak rozliczyć spotkanie wigilijne i prezenty dla pracowników

W tym roku pracodawcy chętniej będą wręczać swoim pracownikom gotówkę, zamiast popularnych dotąd bonów towarowych. Wszystko to za sprawą ostatniej nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która weszła w życie 22 sierpnia 2009 r. Zmieniła ona m.in. brzmienie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT i objęła zwolnieniem z podatku - poza dotychczasowymi świadczeniami rzeczowymi - także świadczenia pieniężne, które pochodzą z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Łączny limit zwolnienia tych świadczeń (rzeczowych i pieniężnych) wynosi 380 zł w roku podatkowym.

Wprawdzie znowelizowane przepisy obowiązują od 22 sierpnia 2009 r., to zwolnienie z podatku dotyczy świadczeń uzyskanych od 1 stycznia 2009 r. Oznacza to, że w celu ustalenia jaka wartość podlega opodatkowaniu należy zsumować przekazane pracownikowi świadczenia i na tej podstawie ustalić obowiązek poboru zaliczki na podatek.

Pracodawcy decydujący się przekazać świadczenia rzeczowe lub pieniężne pracownikom z okazji Świąt Bożego Narodzenia powinni pamiętać, że przy ustalaniu obowiązku potrącenia podatku bardzo ważne jest źródło finansowania tych świadczeń.

Jeśli bowiem pracodawca sfinansuje zakup paczek świątecznych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub zostaną one sfinansowane ze środków funduszu związków zawodowych, wartość świadczenia dla jednego pracownika do wysokości 380 zł nie podlega opodatkowaniu.

Jeśli natomiast paczki świąteczne lub też pieniądze przekazane pracownikom pochodzą ze środków obrotowych firmy, wówczas wartość świadczenia dla pracownika podlega opodatkowaniu w całości - bez względu na wartość tego świadczenia.

Jakie zatem prezenty będą dla pracowników rzeczywiście prezentami, a których będą musieli rozliczyć się z fiskusem?

a) pieniądze - jeśli pracodawca przekaże pracownikowi pieniądze i ich kwota nie będzie przekraczała 380 zł, a dodatkowo świadczenie to finansowane jest w całości ze środków ZFŚS, ich kwota nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

b) bony towarowe - katalog świadczeń zwolnionych z podatku nadal nie obejmuje bonów, talonów, kuponów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary i usługi - zgodnie z przepisami ustawy o PIT nie są one bowiem świadczeniami rzeczowymi, ani pieniężnymi. Wartość bonów (nawet tych sfinansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) podlega opodatkowaniu niezależnie od wysokości - wręczając pracownikom bony należy doliczyć ich wartość do przychodu osiągniętego w miesiącu, w którym otrzymali oni bony i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

c) paczki (świadczenia rzeczowe) - jeśli świadczenie to jest finansowane w całość ze środków ZFŚS - podlega zwolnieniu z podatku do kwoty 380 zł w roku. A co, jeśli wartość paczki jest w części finansowana przez pracownika, a w części przez pracodawcę - ze środków funduszu socjalnego? W przepisie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT  jest mowa o tym, że świadczenia dla pracowników muszą być „sfinansowane w całości” z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Dla zastosowania zwolnienia z podatku świadczenie nie może być finansowane środkami innymi niż ZFŚS lub funduszu związków zawodowych.

Coraz bardziej popularnym prezentem bożonarodzeniowym dla pracowników są tzw. karty przedpłacone. Jest to rodzaj karty płatniczej, która jest wydawana bez konieczności posiadania rachunku osobistego w banku. Transakcje są realizowane do wysokości salda na specjalnym, technicznym rachunku, który należy zasilić przed użyciem karty.

Firmy dystrybuujące takie karty zapewniają, że ich wartość nie podlega opodatkowaniu, są one - ich zdaniem - świadczeniem pieniężnym korzystającym ze zwolnienia podatkowego (o ile są finansowane ze środków ZFŚS). Jednak eksperci podatkowi nie są tego tacy pewni.

Podkreślają oni, że w ustawie o podatku dochodowym brak jest definicji takiej karty, nie wiadomo, jaki jest jej charakter: czy jest to świadczenie rzeczowe, czy pieniężne. Jeżeli karta ta stanowi jedynie znak, który uprawnia do jej wymiany na towary lub usługi, to z uwagi na negatywną definicję świadczeń rzeczowych zawartą w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT można uznać, że nie podlega ono zwolnieniu z opodatkowania.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. Jednak rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przewiduje szereg wyłączeń z oskładkowania, w tym m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W konsekwencji świadczenia, które pracownicy otrzymują od pracodawców finansowane z:

• środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - nie stanowią podstawy do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (bez względu na wartość tego świadczenia),
• środków obrotowych pracodawcy - podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W wielu polskich firmach zwyczajem stało się organizowanie spotkań wigilijnych przed Świętami Bożego Narodzenia. Spotkania te mają na celu poprawę atmosfery w pracy i zintegrowanie pracowników.

Udział w spotkaniu wigilijnym nie jest uzależniony od sytuacji materialnej pracowników, zatem koszt spotkania wigilijnego pracodawca powinien sfinansować ze środków obrotowych firmy, a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki ZFŚS mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną i rozdzielane tylko z uwzględnieniem kryterium socjalnego.

Wprawdzie przychodami ze stosunku pracy są nie tylko wynagrodzenie, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, ale także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Istotne jest jednak, że przychodem pracownika może być tylko świadczenie, które da się przyporządkować do konkretnej osoby korzystającej z tego świadczenia. W spotkaniu wigilijnym może wziąć udział każdy pracownik i nie da się przypisać konkretnej kwoty świadczenia do danego pracownika. Dlatego też świadczenia te nie będą stanowiły przychodu podlegającego opodatkowaniu.

1) Świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

	Pieniądze	Paczki (świadczenia rzeczowe)	Bony, talony, kupony i inne
Zaliczka na podatek	- do kwoty 380 zł - NIE - powyżej 380 zł - TAK	- do kwoty 380 zł - NIE - powyżej 380 zł - TAK	TAK (bez względu na wartość świadczenia)
Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne	NIE (bez względu na wartość świadczenia)	NIE (bez względu na wartość świadczenia)	NIE (bez względu na wartość świadczenia)