Planowanie pracy pracownika zatrudnionego na część etatu

Pracodawca ma obowiązek tworzyć harmonogramy (grafiki) czasu pracy zatrudnionych u niego pracowników na cały okres rozliczeniowy, jeszcze przed jego rozpoczęciem. Tworzenie harmonogramów czasu pracy jedynie na część okresu rozliczeniowego, jak również ich zmiana w czasie jego trwania jest, co do zasady, niedopuszczalna.

Harmonogram czasu pracy stanowi plan pracy poszczególnych pracowników na dany okres rozliczeniowy. Plan taki powinien zatem przewidywać faktyczną liczbę godzin, do przepracowania których pracownik będzie zobowiązany w danym okresie.

Co do zasady ustalony już harmonogram czasu pracy nie powinien być zmieniany w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiana taka może być dokonana tylko wyjątkowo. Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że zmiany harmonogramu czasu pracy w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy oraz w przepisach Kodeksu pracy.

Z ogólnego obowiązku pracodawcy tworzenia harmonogramów czasu pracy wynika, że co do zasady, niedopuszczalne jest nie tworzenie takiego harmonogramu czasu pracy pracownika w ogóle. Sporządzanie harmonogramów czasu pracy leży bowiem zarówno w interesie pracodawcy jak i pracownika.

Podstawą dla stworzenia harmonogramu czasu pracy na dany okres rozliczeniowy jest obliczenie obowiązującego pracownika w tym okresie wymiaru czasu pracy.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Ponieważ pracodawcy mają swobodę wyznaczania terminów dni wolnych od pracy powyższe zasady obliczania obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy powodować mogą różny wymiar czasu pracy zatrudnionych pracowników. Od terminów dni wolnych od pracy zależeć będzie bowiem wymiar ich czasu pracy. W ocenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej powyższa praktyka, w sytuacji w której powoduje różną liczbę dni wolnych dla zatrudnionych w takim samym wymiarze oraz systemie czasu pracy pracowników, jest niewłaściwa.

MPiPS uważa, że „Skoro wskutek zastosowania nowego przepisu art. 130 § 2¹ Kodeksu pracy, może dojść do zmniejszenia dotychczasowej liczby dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy - to w ocenie Departamentu, przepis ten powinien w jednakowy sposób oddziaływać na wszystkich pracowników, niezależnie od systemu czasu  pracy w jakim są zatrudnieni. Wówczas zostanie zachowany ochronny charakter przepisu art. 147 Kodeksu pracy”.

 MPiPS uważa zatem, że należy „jedynie dla celów obliczenia wymiaru czasu pracy- stosować także systemową i celowościową wykładnię przepisu art. 130 § 2¹ Kodeksu pracy i wyznaczyć dla całej firmy dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy w tych samych terminach. Wymiar czasu pracy obliczony zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy stanowił będzie, jak dotychczas, podstawę do ustalenia konkretnego rozkładu czasu pracy w obowiązującym pracownika systemie czasu pracy” (stanowisko MPiPS znak: DPR-I-4102-3/11).

Ponieważ z pytania nie wynika na jaki dzień tygodnia pracodawca wyznaczył dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, w poniższy obliczeniu przyjęto, że takim dniem jest sobota.

Ponadto obliczając wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy pamiętać należy, aby wymiar ten obniżyć w sposób proporcjonalny do wymiaru etatu na jaki pracownik jest zatrudniony.

A zatem wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na ½ etatu w grudniu tego roku (przy założeniu, że dniem wolnym od pracy są soboty) wynosi: 84 godziny [(4 tyg. x 40 godz.) +

(2 dni x 8 godz.) - (1 dzień świąteczny x 8 godz.) x 1/2 etatu. 

Tak obliczony wymiar czasu pracy pracodawca zobowiązany jest rozłożyć na poszczególne dni pracy pracownika.

Ponadto jak z powyższego wynika przypadające w innym dniu niż niedziela i dzień wolny od pracy z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy święto obniża obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy bez względu na to czy w tym dniu pracownik miał zaplanowaną pracę czy też dzień ten był dla niego wolny.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

Ustalając grafik czasu pracy pracownika niepełnoetatowego pamiętać również należy, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Wskazana norma dobowa i przeciętnie tygodniowa czasu pracy ma zastosowanie nie tylko do pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy ale również do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W praktyce oznacza to zatem, że nie ma przeszkód do takiego organizowania czasu pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, aby pracowali oni w niektóre dni tygodnia po 8 godzin dziennie lub w niektórych tygodniach przez przeciętnie 40 godzin. Pracodawca może zatem zaplanować pracownikowi niepełnoetatowemu pracę w jednym z tygodni okresu rozliczeniowego przez 8 godzin dziennie, a co za tym idzie w wymiarze 40 godzin w tygodniu, zapewniając mu wolne w następnym tygodniu. Pracodawca pamiętać jednak musi o tym aby praca zaplanowana na cały okres rozliczeniowy nie spowodowała przekroczenia obliczonego dla tego pracownika wymiaru czasu pracy.

Przykładowy harmonogram czasu pracy pracownika zatrudnionego na ½ etatu, w grudniu tego roku, może wyglądać następująco: