Ewidencja czasu pracy a lista obecności – potwierdzanie obecności przez pracowników

Pracodawca musi wskazać w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy (a jeśli nie musi ustalać regulaminu pracy – w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikom) m. in. sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy i usprawiedliwiana nieobecności. Jednak przepisy nie narzucają w tym zakresie żadnych konkretów – a więc decyduje o nich pracodawca.

Najczęściej spotykanym sposobem potwierdzania obecności pracowników są tzw. listy obecności. Są one przydatne do tego, żeby wypełnić obowiązek wprowadzenia u danego pracodawcy zasad potwierdzania przybycia do pracy. Jednak z punktu widzenia przepisów o czasie pracy nie są one dokumentami obowiązkowymi – lecz jedynie pomocniczymi, służącymi do pozyskiwania danych do obowiązkowej ewidencji czasu pracy. Oznacza to, że można wcale nie stosować list obecności (jeżeli pracownicy w inny sposób potwierdzają przybycie do pracy, np. odbijając kartę w czytniku elektronicznym), a dane do ewidencji pozyskiwać w inny sposób.

Jeśli jednak pracodawca wprowadzi obowiązek stosowania list obecności, pracownicy muszą je na bieżąco wypełniać – w takim zakresie, w jakim zarządzi to pracodawca. Pracodawca może więc według swojego wyboru wymagać np.:

- jedynie podpisu potwierdzającego obecność pracownika w danym dniu albo

- obok podpisu – także wskazania przez pracownika godziny rozpoczynania i kończenia pracy w danym dniu (ewentualnie także – choć to spotyka się rzadziej – wskazania innych danych, takich jak liczba godzin pracy, liczba nadgodzin; jeśli jednak w ogóle chcemy wymagać ich podawania, to raczej w przypadku gdy pracownik ma ruchomy czas pracy przewidującym przedział czasowy na przyjście do pracy).

Najlepiej jednak na liście obecności wymagać jedynie informacji, czy pracownik był w pracy (ewentualnie ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy),

Natomiast na liście obecności – jeśli jest ona publicznie wyłożona – nie może być danych o rodzajach nieobecności (np. czy jest to urlop, czy choroba itd.). Wielu specjalistów zwraca bowiem uwagę, że taka sytuacja naruszałaby przepisy o ochronie danych osobowych. A zatem jeśli dostęp do listy obecności danego pracownika (wszystko jedno czy indywidualnej czy zbiorowej) mają także inni pracownicy – nie możemy podawać tam informacji o tym, że pracownik ma np. zwolnienie lekarskie czy wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat lub też korzysta z zasiłku opiekuńczego. Możemy najwyżej odnotować korzystanie nieobecności. Jeśli zaznaczamy nieobecności (które możemy wskazać np. jako NB czy X), to nie powinniśmy na liście rozróżniać nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Informacja o rodzaju nieobecności byłaby możliwa tylko na takiej liście obecności, która jest dostępna wyłącznie dla konkretnego pracownika i kadr – np. na elektronicznej, indywidualnej liście obecności, po zalogowaniu się do systemu.

Uwaga: teoretycznie pracodawca może zdecydować, że np. wpisy na liście obecności są wymagane tylko wtedy, gdy pracownik jest obecny, a gdy go nie ma – pozostaje puste pole. Jednak lepiej, aby np. na koniec dniówki kierownik uzupełniał taki brak, aby np. pracownika nie kusiło podpisanie się z datą wsteczną, albo, żeby ktoś się nie podpisał w pustym miejscu przez pomyłkę „z rozpędu”.

Nie ma natomiast przeszkód, aby na liście obecności zaznaczać dane dotyczące nieobecności służbowych. Czyli przypadki, gdy pracownika nie ma w zakładzie, ale pracuje – np. ma delegację, wyjście służbowe, szkolenie zorganizowane przez pracodawcę w godzinach pracy lub pracę zdalną. Nie wiąże się to bowiem w żaden sposób z danymi pracownika.

Forma listy obecności może być dowolna: np. pisemna lub elektroniczna, lista może mieć dowolny wygląd, dostosowany do potrzeb zakładu. Może ona być dokumentem zbiorowym, obejmującym większą liczbę pracowników, albo indywidualnym (oddzielna lista obecności dla każdego pracownika). Może również obejmować dowolny okres (a więc możliwe są listy np. miesięczne, roczne itd.), choć oczywiście – niezależnie od długości tego okresu – raczej powinny być wypełniane na bieżąco.

Powstało jeszcze pytanie, co z podpisywaniem listy, gdy pracownik jest zatrudniony zdalnie lub hybrydowo. Czy może np. uzupełniać listę raz na kilka dni albo raz na kilka tygodni, gdy przebywa w zakładzie? Naszym zdaniem nie ma sensu podpisywania listy za kilka dni „wstecz” – tzn. gdy już będzie w zakładzie. Lepsze byłyby np. dwa równoległe sposoby prowadzenia potwierdzania obecności.

Przydatne może też okazać się zastosowanie elektronicznej listy obecności. I to niezależnie od tego, czy chodzi o pracę stacjonarną, czy zdalną (choć przy tej ostatniej może to być szczególnie cenne rozwiązanie).

Listy obecności, zwłaszcza jeżeli są zbiorcze – w przeciwieństwie do obowiązkowych ewidencji czasu pracy nie wchodzą w skład pojęcia dokumentacja pracownicza wskazanego w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Oznacza to, że – nawet w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. – nie musimy przechowywać list obecności przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie. Wystarczy przechowywać je przez 3 lata od końca okresu rozliczeniowego, którego dotyczy – gdyż potem przedawniają się roszczenia pracownika związane z czasem pracy z okresu objętego listą.

 Inspekcja pracy może sprawdzać przestrzeganie różnych przepisów dotyczących prawa pracy i stosunku pracy a więc również te dotyczące czasu pracy pracowników zatrudnionych w danym zakładzie. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Skoro więc ewidencja czasu pracy jest niezbędna, to podlega pełnej kontroli ze strony PIP (a za jej brak inspekcja pracy ma prawo nałożyć mandat). Natomiast lista obecności nie jest obowiązkowa i może być zastąpiona innym dokumentem. Za jej brak nie ma zatem mandatu. Niemniej jednak, aby ustalić rzeczywisty czas pracy pracownika, PIP może sprawdzać także pomocnicze dokumenty - w tym listy obecności.

Nie istnieje coś takiego, jak nienormowany czas pracy. Może istnieć najwyżej system zadaniowy, w którym czas pracy jest liczony liczbą zadań w określonym czasie a nie liczbą zadań. W takim przypadku ewidencja czasu pracy powinna zawierać wskazanie, że pracownik w danym dniu pracował, jednak ewidencjonuje się godzin pracy.

Potwierdzanie przez pracownika pracy wykonywanej w takim systemie czasu pracy może odbywać się na różne sposoby. W przypadku pracy zdalnej można np. stosować listy w formie elektronicznej. Można też jednak zastosować inny sposób rejestrowania czasu pracy pracownika do celów wykazania potem tego czasu w ewidencji czasu pracy.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie ma jednak obowiązku, aby pracownicy podpisywali ewidencję. 

Przepisy Kodeksu pracy zezwalają, aby osobom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy, za jakich można uznać dyrektorów, nie prowadzić ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach. To samo dotyczy osób zatrudnionych w systemie zadaniowym. Zwolnienie dotyczy tylko godzin pracy, a nie prowadzenia ewidencji czasu pracy w ogóle. Oznacza to, że w kartach ewidencji czasu pracy również tych pracowników zamieszcza się urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Dla kierowników poszczególnych działów oraz wszystkich pozostałych pracowników, w tym zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, karty ewidencji czasu pracy prowadzi się w pełnym zakresie, tzn. ewidencjonuje się również godziny pracy.