Urlop okolicznościowy na wniosek i w związku czasowym ze zdarzeniem

Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w razie:

• ślubu pracownika, urodzenia się jego dziecka, śmierci i pogrzebu jego małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma, macochy – w tych przypadkach przysługują 2 dni wolne,

• ślubu dziecka pracownika, śmierci i pogrzebu jego brata lub siostry, teściów, dziadków oraz osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika bądź pod jego bezpośrednią opieką – w tych przypadkach przysługuje 1 dzień wolny.

Ważne: W odniesieniu do innych zdarzeń niż wyżej wymienione, np. pogrzebu dziadków żony, ślubu brata, pogrzebu brata ciotecznego (kuzyna), pracownikowi nie przysługuje urlop okolicznościowy. W tego typu sytuacjach – jeśli pracodawca nie chce dobrowolnie udzielić zwolnienia, pracownikowi pozostaje wnioskowanie np. o urlop wypoczynkowy lub bezpłatny albo wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w trybie „na żądanie”.

Zwolnienie jest udzielane na dni pracy danego pracownika (na pełne dniówki robocze), a więc na taką liczbę godzin, jaką w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z grafikiem, np. 4, 8, 12 czy nawet 24 w przypadku pracy w systemie równoważnym.

W przypadku urlopu okolicznościowego z tytułu ślubu może to być także kolejny ślub, również wyłącznie ślub cywilny. Dosyć dyskusyjna jest natomiast sytuacja, gdy pracownik najpierw wziął ślub cywilny, a następnie (z tą samą osobą) – ślub kościelny. Lepiej jednak udzielić 2 dni urlopu okolicznościowego także w tym przypadku.

Podobne zasady dotyczą sytuacji, gdy ślub bierze dziecko pracownika. A zatem 1 dzień urlopu okolicznościowego będzie przysługiwał także w razie, gdy dziecko zawiera ponowny związek małżeński.

W przypadku zgonu i pogrzebu osoby najbliższej pracownikowi przysługuje tylko jeden urlop okolicznościowy, a nie dwa (osobno z tytułu zgonu, a osobno z tytułu pogrzebu). Taki urlop, np. w przypadku śmierci i pogrzebu małżonka pracownika, można natomiast podzielić w ten sposób, że np. jeden dzień wykorzystać po śmierci osoby najbliższej, a drugi – w dniu uroczystości pogrzebowych.

A co w przypadku, gdy kilku członków rodziny straci życie w tym samym czasie, np. w wyniku wypadku?

W takiej sytuacji urlop okolicznościowy należy się z tytułu zgonu każdego członka rodziny osobno, np. jeśli w tym samym czasie umrze matka i ojciec pracownika, pracownikowi trzeba udzielić w sumie 4 dni urlopu okolicznościowego (2 z tytułu śmierci matki i 2 z tytułu śmierci ojca). Bez znaczenia jest fakt, że rodzice pracownika zmarli w tym samym czasie.

Ponieważ urlop okolicznościowy jest związany z określonym zdarzeniem, powinien być rozsądny związek czasowy między tym zdarzeniem a terminem odbioru dnia wolnego. Na przykład pracownik może wziąć urlop okolicznościowy kilka dni po urodzeniu dziecka na zarejestrowanie go w urzędzie, ale raczej już nie kilka tygodni po porodzie, np. po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego przez pracownicę.

Urlopów okolicznościowych udziela się na wniosek. Nie przysługują automatycznie. Pracownik nie musi ich więc wykorzystywać. Jeśli ich nie wykorzysta w związku czasowym ze zdarzeniem, z którym są związane, przepadają. Nie można też np. odebrać ich w postaci ekwiwalentu pieniężnego. Jeśli np. w ostatnim dniu zatrudnienia pracownikowi zmarł rodzic, nie może już żądać ekwiwalentu z tego powodu, że nie był w stanie wykorzystać urlopu okolicznościowego „w naturze”.

Przepisy nie regulują, w jakiej formie należy składać wniosek o urlop okolicznościowy. Kwestię tę może więc uregulować pracodawca (np. w regulaminie pracy). Jednak nie należy wymagać zgłaszania urlopu okolicznościowego z wyprzedzeniem, ponieważ ze swej istoty jest on często spowodowany zdarzeniem, które trudno wcześniej przewidywać. Dobrą praktyką jest wprawdzie wcześniejsze informowanie przez pracowników np. o spodziewanych narodzinach dziecka i możliwym urlopie okolicznościowym, jednak nie można tego wymagać. Dobrą praktyką jest umożliwienie pracownikowi zgłoszenia urlopu okolicznościowego e-mailem czy telefonicznie.