Przewodnik urlopowy na 2008 r. - planowanie, obliczanie i udzielanie urlopów wypoczynkowych

W obecnym stanie prawnym większość firm nie ma już obowiązku tworzenia planu urlopów. Plan muszą tworzyć tylko ci pracodawcy, u których działa organizacja związkowa i organizacja ta nie wyraziła zgody na rezygnację z planów. Pozostali pracodawcy - choć nie muszą - mogą jednak tworzyć plany, o ile uznają, że ułatwi to organizację pracy. Jeśli pracodawca nie zdecyduje się na tworzenie planu, to urlopy są udzielane na drodze indywidualnych uzgodnień z pracownikami. W praktyce polega to zwykle na tym, że pracownik składa do pracodawcy wniosek urlopowy a pracodawca wniosek ten akceptuje lub nie.

Pierwszy urlop nabywa się „z dołu”, po 1/12 wymiaru za każdy przepracowany miesiąc. Jeśli więc pracownik swoją pierwszą pracę rozpoczyna w lipcu, to prawo do pierwszych dni urlopu nabędzie po upływie miesiąca pracy.

Ustalając urlop, za każdy przepracowany miesiąc dolicza się pracownikowi 1/12 z 20 dni, czyli 1,66 dnia. Podkreślenia wymaga, że przepisy prawa pracy nie obligują dokonywania zaokrągleń pierwszego urlopu do pełnego dnia (tak, jak to należy czynić przy urlopach kolejnych). Pracodawca może zatem przeliczyć wymiar przysługującego pracownikowi urlopu dokładnie (przy założeniu, że jeden dzień urlopu to 8 godzin pracy, 1,66 dnia urlopu = 13 godzin i 17 minut urlopu). Nie ma jednak przeszkód, by zaokrąglić ten wymiar do pełnego dnia w górę - i tak czyni wielu pracodawców.

Natomiast dla nowozatrudnionych pracujących tylko na część etatu trzeba pamiętać jeszcze dodatkowo o zmniejszeniu wymiaru urlopu proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia.

Każdemu pracownikowi przysługują w ciągu roku kalendarzowego 4 dni urlopu na żądanie. Oznacza to, że co do tej części urlopu pracownik sam decyduje o terminie wykorzystania. Przy tym, urlop ten nie należy się pracownikowi oprócz 20 lub 26 dni urlopu, ale w ramach tej puli. A więc, pracodawca udziela 16 lub 22 dni urlopu w normalnym trybie, natomiast co do terminu wykorzystania pozostałych 4 dni w roku strony mogą albo osiągnąć porozumienie albo też pracownik może jednostronnie zdecydować, kiedy weźmie urlop.

Pracownik co do zasady powinien informować pracodawcę o wykorzystaniu urlopu na żądanie przed rozpoczęciem dniówki roboczej. Zgodnie bowiem z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeśli pracownik nie stawi się do pracy i nie poinformuje o chęci wzięcia urlopu przed rozpoczęciem pracy, można jego nieobecność potraktować jako nieusprawiedliwioną (wyrok Sądu Najwyższego z 13 listopada 2006 r., I PK 128/06). Gdyby zdarzyło się, że pracownik najpierw rozpocznie pracę, a dopiero potem poinformuje o wykorzystaniu urlopu na żądanie (gdyż np. z uwagi na sprawy rodzinne musiał pilnie pojechać do domu), należy jego nieobecność potraktować jako nieusprawiedliwioną, gdyż nie zażądał w odpowiednim terminie urlopu, ale takie jego działanie nie będzie stanowiło podstawy do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika, gdyż nie cechuje go ani wina umyślna, ani rażące niedbalstwo (wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).

Urlop proporcjonalny przysługuje pracownikowi, który:

» został zatrudniony w trakcie roku,

» w trakcie roku kończy zatrudnienie,

» pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym etacie.

Gdy pracownik został zatrudniony w ciągu roku lub, gdy odchodzi z pracy - wówczas wymiar urlopu musi być adekwatny do przepracowanego okresu. Natomiast przy obliczaniu urlopu niepełnoetatowca urlop ustala się proporcjonalnie do rozmiaru zatrudnienia (przy czym niepełny dzień zaokrągla się w górę).

W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu bardzo duży wpływ na urlop ma ich rozkład czasu pracy, gdyż taka sama liczba godzin urlopu może w praktyce oznaczać różną liczbę dni nieobecności w pracy.

Często zdarza się, że w trakcie roku dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy pracownika. Przepisy milczą jak w takim wypadku należy ustalić wymiar urlopu. Niewątpliwie jednak każda taka zmiana powoduje konieczność skorygowania wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zdaniem PIP, w takiej sytuacji należy dla każdego z okresów zatrudnienia przeliczyć przysługujący pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego odrębnie dla okresu zatrudnienia w wyższym i w niższym wymiarze czasu pracy.

W przypadku, gdy pracownik pozostaje jednocześnie w 2 lub więcej stosunkach pracy, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego u każdego z pracodawców.

Oczywiście, chcąc skorzystać z urlopu wypoczynkowego u każdego z pracodawców, pracownik powinien złożyć wniosek o jego udzielenie w każdej firmie z osobna. Złożenie bowiem wniosku tylko w jednej z nich spowoduje, że w trakcie korzystania z urlopu u jednego pracodawcy, pracownik będzie musiał stawiać się do pracy u drugiego.

Pracownicy niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym lub znacznym nabywają prawo do 10 dni urlopu dodatkowego po przepracowaniu 1 roku od zaliczenia ich do jednego z powyższych stopni niepełnosprawności. Za datę przyznania stopnia niepełnosprawności uznaje się dzień wydania orzeczenia w tej sprawie przez zespół orzekający o niepełnosprawności.

Nawet, gdy nabycie pierwszego urlopu dodatkowego następuje w trakcie roku, pracownik ma prawo do całych 10 dni. Czyli, gdy np. pierwszy rok pracy upłynie 1 lipca 2008 r., pracownik za cały 2008 r. ma prawo do pełnych 10 dni urlopu dodatkowego. Jednak gdyby pracownik nie przepracował u danego pracodawcy pełnego roku, wówczas urlop ten liczy się w proporcji do okresu zatrudnienia.

Jeśli pracownik odchodzi na emeryturę w trakcie roku kalendarzowego, to powinien otrzymać urlop proporcjonalny do okresu faktycznie przepracowanego. Z tym, że gdyby wcześniej pracownik zdążył wykorzystać większą część urlopu, to pracodawca nie może już w żaden sposób tego sobie zrekompensować.

Udzielając pracownikom urlopów trzeba zawsze pamiętać o generalnej zasadzie, że możliwe jest dysponowanie tylko i wyłącznie urlopem, do którego pracownik nabył już prawo. Czyli pracownikowi - nawet na jego wniosek - nie można udzielić urlopu należnego za przyszły rok.

Jeśli pracownik pracuje różną liczbę godzin w różnych dniach, to może się zdarzyć, że po wykorzystaniu większości puli urlopu zostaje mu jeszcze kilka godzin niewykorzystanego urlopu, które nie wystarczają na pełną dniówkę. W takim przypadku możliwe jest udzielenie mu urlopu na część dnia pracy.

Przy udzielaniu urlopu na część dnia pracy przepisy nie rozstrzygają sposobu jego wykorzystywania, co oznacza, że może to być zarówno na początku, jak i na końcu dnia pracy. Tak więc, pracownik może rozpocząć pracę później wskutek wykorzystania kilku godzin urlopu lub wyjść z niej po kilku przepracowanych godzinach.

Pracodawca powinien monitorować staż urlopowy pracowników, którzy legitymują się niższym (tj. 20-dniowym) wymiarem urlopu. Prędzej czy później, w trakcie roku kalendarzowego, osiągną oni 10-letni staż pracy i w związku z tym ich wymiar urlopu w trakcie roku wzrośnie do 26 dni roboczych. W takiej sytuacji trzeba pamiętać, by udzielić pracownikowi tzw. urlopu uzupełniającego, tj. brakujących 6 dni .

Jeśli wyższy wymiar urlopu pracownik nabędzie u pracodawcy w trakcie zatrudnienia trwającego kilka miesięcy, wówczas trzeba będzie ustalić proporcję urlopową z nowego - wyższego wymiaru urlopu. Obowiązuje w tym przypadku zasada, że wymiar proporcjonalnego urlopu w roku, w którym pracownik nabywa u pracodawcy urlop w wyższym wymiarze oblicza się uwzględniając wyższy wymiar.