Automatyzacja procesów HR – 7 porad, które ułatwią pracę działu kadr

Możliwości, jakie daje automatyzacja procesów HR są ogromne. Zaczynając od miękkich procesów, takich jak rekrutacja i dbanie o employer branding, po zatrudnianie pracowników i naliczanie wynagrodzeń. W artykule przedstawiamy 8 porad, które uwzględniają wybrane przez nas narzędzia do automatyzacji procesów HR. Naszym zdaniem w aktualnych realiach rynkowych są one kluczowe w procesach cyklu życia pracowników, jednocześnie przyczyniając się do zwiększenia efektywności działu HR.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami, to ogromne ułatwienie dla działu kadr i płac. Cyfrowe przechowywanie i udostępnianie dokumentów takich jak CV, umowy i formularze eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania i archiwizacji papierowej dokumentacji. Automatyczne generowanie deklaracji PPK czy dokumentów ZUA i ZWUA oszczędza bardzo dużo czasu, którego w dziale HR i tak ciągle brakuje. Nie trzeba już przeszukiwać setek papierowych teczek, aby uzyskać dostęp do potrzebnego nam w danej chwili dokumentu z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Prowadzenie akt osobowych pracowników w chmurze to też o wiele bezpieczniejsza opcja, niż tradycyjna dokumentacja papierowa. Dzięki odpowiednim zabezpieczeniom, takim jak szyfrowanie danych i dostępy tylko dla uprawnionych użytkowników, można zminimalizować ryzyko utraty lub wglądu do poufnych informacji.

Automatyzacja HR w obszarze dokumentacji pracowniczej to też świetna możliwość, jeśli zatrudniamy pracowników zdalnych lub hybrydowych. Dzięki podpisowi elektronicznemu pracownik nawet nie musi pojawić się fizycznie w biurze, ponieważ wszystkie formalności, włącznie z podpisaniem dokumentów, odbywają się online – i to zgodnie z prawem!

Etap zatrudnienia nowego pracownika wymaga od działu HR zebrania wszystkich niezbędnych danych, potrzebnych do wygenerowania i podpisania kompletu dokumentów. 

Ankieta do zatrudnienia to jedno z naszych ulubionych narzędzi, które maksymalnie ułatwia to zadanie. Nie musimy już zbierać papierowych kwestionariuszy osobowych, a następnie wpisywać ręcznie danych. Wystarczy, że wyślesz ankietę do pracownika, a uzupełnione przez niego informacje automatycznie zaciągną się do systemu i wszystkich poszczególnych dokumentów, które później można łatwo wygenerować. 

Pilnowanie terminów to chyba jedna z większych bolączek działu kadr i płac. Warto pomyśleć o czymś więcej niż tradycyjny kalendarz, który i tak musimy samodzielnie uzupełnić. Świetnym rozwiązaniem (i jednocześnie dopełnieniem e-dokumentacji) są automatyczne powiadomienia w systemie HR, które przypominają np. o kończących się umowach, zgodach RODO czy konieczności wykonania badań okresowych. Pracownicy HR nie muszą już zapisywać, a później pamiętać o wszystkim datach, przy okazji martwiąc się, że w razie kontroli PIP firma zapłaci sporą karę pieniężną za ewentualne przeoczenie ważnego terminu – system sam wszystkiego dopilnuje.

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia nawet jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Prowadzona może być w formie elektronicznej lub papierowej – my oczywiście polecamy tę pierwszą. Dzięki digitalizacji czasu pracy pracodawca ma podgląd w grafiki wszystkich pracowników, może sprawdzać listy obecności, liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Ponadto, funkcja elektronicznych wniosków urlopowych eliminuje konieczność drukowania, podpisywania i fizycznego dostarczania dokumentów. Wystarczy, że pracownik zgłosi wniosek przez swój portal pracowniczy, a uprawniona do tego osoba go zaakceptuje – cały ten proces odbywa się online, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. 

Systemy takie jak HRappka automatycznie obliczają pozostały urlop pracownika, uwzględniając różne typy urlopów (płatny, niepłatny, urlop macierzyński itp.), pozwalają też stworzyć kalendarz urlopów i łatwo zarządzać nimi w systemie. To duża wygoda dla działu kadr – dzięki samoobsłudze pracowniczej pracownik sam zarządza swoim urlopem i nie ma potrzeby składać nam osobistych wizyt z pytaniem, ile urlopu zostało mu do końca roku.

Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy decydują się zautomatyzować procesy HR w swojej firmie głównie w celu oszczędności czasu i zwiększenia wydajności pracowników. Nie możemy jednak zapominać, że w tle dzieją się takie procesy HR, które są związane z satysfakcją pracowników i wizerunkiem pracodawcy. Już sam proces rekrutacji wpływa na odbiór miejsca pracy. Dział HR może robić co w jego mocy, by pozyskać i zatrzymać kandydatów, jednak często nie mają na tyle mocy przerobowych, żeby zadbać o każdą osobę. Tu z pomocą przychodzi automatyzacja rekrutacji – multiposting, personalizowane formularze rekrutacyjne czy autorespondery do kandydatów. Dzięki temu pracownicy HR mogą skupić się budowaniu relacji z kandydatami, jednocześnie zapewniając wszystkim odpowiednią opiekę i feedback w procesie rekrutacji.

Automatyczne rozliczenia pracowników to już powoli standard w działach kadr i płac. Szczególnie w większych firmach trudno wyobrazić sobie wyliczanie wynagrodzeń na kartce. Nowoczesne programy płacowe w kilka sekund wyliczają wynagrodzenia, składki oraz niestandardowe składniki wynagrodzenia, włącznie z rozliczaniem delegacji krajowych i zagranicznych. Korzyści? O oszczędności czasu raczej nie musimy już wspominać – jest to ogromne ułatwienie dla kadrowych i księgowych. Redukuje również ryzyko błędów.

Ostatnio sporo mówi się o pracy z danymi w działach HR. Faktycznie, aby lepiej zrozumieć zjawiska takie jak efektywność rekrutacji, zaangażowanie w pracę pracowników czy rozumienie kultury organizacyjnej warto bazować na rzetelnych statystykach. Automatyzacja HR w zakresie analityki opiera się między innymi na szybkiej, masowej wysyłce ankiet lub testów do pracowników, a następnie tworzeniu na ich podstawie raportów i zestawień. 

Dzięki zbieraniu wszystkich danych w jednym systemie, możemy tworzyć dowolne analizy, dotyczące np. rotacji czy wynagrodzeń pracowniczych. Dzięki temu dział kadrowy może szybciej uzyskać potrzebne informacje i podejmować bardziej świadome decyzje.

Większość powyższych narzędzi do automatyzacji oferują systemy HR, takie jak HRappka.pl. Dzięki naszemu rozwiązaniu nie ma potrzeby inwestowania w wiele różnych narzędzi, co pozwala na znaczną oszczędność czasu i pieniędzy. Od rekrutacji, poprzez zatrudnienie, aż po rozliczanie pracowników program kadrowo płacowy HRappka oferuje kompleksową obsługę, integrując wszystkie niezbędne funkcje w jednym systemie.

Z HRappką sprawnie przejdziesz przez większość etapów automatyzacji procesów HR w Twojej firmie – łatwy w obsłudze import danych umożliwi sprawne zaczytanie danych firmy, które wcześniej przechowywane były w innych programach czy w plikach Excel. Możesz sprawdzić wszystkie możliwości, jakie oferuje nasz system HR – rejestrując się otrzymujesz pełny dostęp przez 14 dni za darmo.