Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku a urlop – 12 praktycznych wyliczeń
Zasada proporcjonalności urlopu ma zastosowanie m.in. w razie trwającej co najmniej miesiąc nieobecności np. z powodu urlopu bezpłatnego. Wykorzystuje się ją również do obliczenia urlopu w razie zmiany wymiaru etatu w trakcie roku kalendarzowego. Jeżeli w ramach jednego roku zajdą obie te okoliczności, urlop pracownika ulega podwójnej redukcji. Warto już teraz sprawdzić, jak zmienia się urlop przy zmianie etatu lub pracodawcy w trakcie roku.
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, do którego prawa nie może się zrzec. Prawo do urlopu pracownik nabywa już 1 stycznia danego roku, co do zasady, może go od razu wykorzystać w całości.
Wymiar urlopu zależy od ogólnego stażu pracownika i wynosi:
- 20 dni − jeżeli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
- 26 dni – w sytuacji, gdy ogólny staż wynosi co najmniej 10 lat.
Liczba dni wolnych zależy także od tego, na jaką cześć etatu pracownik jest zatrudniony. Wskazany wymiar odnosi się do podwładnych wykonujących pracę w pełnym wymiarze. Natomiast urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy podwładnego.
Niepełnoetatowcowi, w zależności od wymiaru urlopu w skali roku − 20 albo 26 dni − przysługuje więc odpowiednio:
- 1/4 etatu − 5 albo 7 dni,
- 1/2 etatu − 10 albo 13 dni,
- 3/4 etatu −15 albo 20 dni.
Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku a urlop: zwiększenie lub zmniejszenie obowiązków
Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku powoduje, że pracownikowi należy się odpowiednio mniej (przy zmniejszeniu) lub więcej (przy zwiększeniu) urlopu. W przepisach nie ma jednak wytycznych, jak w takiej sytuacji obliczyć urlop podwładnego. W praktyce przyjmuje się, że należy osobno ustalić liczbę dni wolnych z poszczególnych części etatu, stosując przy tym zasady jak przy obliczaniu urlopu proporcjonalnego. Takie rozwiązanie jest akceptowane przez PIP.
Proporcjonalność
Zgodnie z Kodeksem pracy w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, tej osobie przysługuje urlop:
1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
2) u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:
a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Zasadę z pkt 2 stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.
Zaokrąglanie do pełnego miesiąca
Każdy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu. Dlatego jeśli pracownik zatrudniony jest np. od stycznia do czerwca, należy mu się 6/12 dni urlopu z przysługującego mu wymiaru.
Może się jednak zdarzyć, że pracownik nie przepracuje pełnego miesiąca. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zaokrąglić dany miesiąc do pełnego w górę.
Przykład 1
Zaliczenie całego miesiąca
Pracownikowi wypowiedziano umowę. Okres wypowiedzenia upływa w sobotę – 3 marca. W związku z tym pracownikowi należy się urlop za 3 miesiące. Do celów urlopowych pracodawca ma obowiązek uznać marzec jako miesiąc przepracowany w całości.
Zdarza się również, że podwładni rozpoczynają pracę w trakcie miesiąca. Należy wówczas sprawdzić, czy wówczas pracownik nie był już zatrudniony. Jeśli bowiem ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje pierwszy pracodawca.
Przykłady 2 i 3
Zmiana pracy w trakcie miesiąca
Pracownik został zwolniony z pracy 24 marca (sobota). Od 26 marca rozpoczął pracę w kolejnej firmie.
W związku z tym u pierwszego pracodawcy należy mu się urlop za 3 miesiące pracy (od stycznia do marca). W kolejnym zakładzie będzie mu przysługiwało wolne za miesiące od kwietnia do grudnia (przy zastrzeżeniu, że będzie zatrudniony co najmniej do końca roku), czyli 9/12.
Pracownik został zatrudniony 14 maja. Poprzednia umowa zakończyła się w marcu. W związku z tym w obecnym zakładzie pracownikowi przysługuje urlop za 8 miesięcy (od maja do grudnia). Zgodnie bowiem z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zaokrąglić niepełny miesiąc pracy w górę do pełnego. Ponieważ pracownik nie pracował wcześniej w maju, to zatrudniający obecnie zakład ma taki nakaz.
Jeśli pracownik rozpoczyna i kończy pracę w trakcie miesiąca, należy zaokrąglić (jeśli zostaną spełnione powyższe warunki) zarówno miesiąc rozpoczęcia, jak i zakończenia pracy.
Przykład 4
Podwójne zaokrąglenie
Pracownik rozpoczął pracę 15 stycznia. Wcześniej w danym roku nie był nigdzie zatrudniony. Po 6 miesiącach pracy strony zdecydowały, że nie będą kontynuować zatrudnienia i pracownika zwolniono 14 lipca (sobota). Mimo że podwładny faktycznie przepracował 6 miesięcy (rozpoczął bowiem pracę w połowie stycznia, a zakończył w połowie lipca) – będzie mu się należał urlop za pełne 7 miesięcy.
W górę do całego dnia
Obliczając urlop proporcjonalny, mamy również obowiązek zaokrąglać niepełny dzień urlopu do pełnego dnia.
Przykład 5
Niepełny dzień
Pracownik jest zatrudniony przez 5 miesięcy. Jego staż pracy wynosi powyżej 10 lat, w związku z tym ma prawo do 26 dni urlopu. Jego urlop obliczamy:
- 5/12 × 26 = 10,83 dnia.
Ponieważ nie jest to pierwszy urlop pracownika, pracodawca ma obowiązek zaokrąglić go do pełnego dnia, czyli podwładnemu będzie się należało 11 dni urlopu za 5 miesięcy pracy.
W przypadku pracowników niepełnoetatowych obliczanie urlopu proporcjonalnego wiąże się z jeszcze jednym obowiązkiem. Przy obliczaniu takiego urlopu musimy bowiem pamiętać, aby najpierw dostosować liczbę dni wolnych do części etatu (w razie potrzeby zaokrąglić liczbę w górę do pełnej) i dopiero następnie wyliczyć urlop proporcjonalny.
Przykład 6
Zaokrąglanie przy urlopie pracowników niepełnoetatowych
Pracownik jest zatrudniony na 7/8 etatu i ma ponad 10-letni staż pracy. Jego umowa jest terminowa i trwa od 1 lutego do 31 lipca.
W celu obliczenia urlopu wypoczynkowego pracownika należy:
- Ustalić, do ilu dni urlopu miałby prawo, gdyby pracował w tym wymiarze przez cały rok:
26 × 7/8 = 22,75, po zaokrągleniu 23 dni;
- obliczyć urlop proporcjonalny, biorąc pod uwagę 23-dniowy wymiar:
23 dni × 6/12 = 11,5, po zaokrągleniu 12 dni.
Zmiana etatu w ciągu roku
W razie zmiany wysokości zatrudnienia w trakcie roku pracownikowi musimy wyliczyć urlop osobno z każdego okresu zatrudnienia.
Przykład 7
Przeliczenie urlopu przy zmianie etatu
Pracownik ma ponad 10-letni staż pracy. Dotychczas wykonywał pracę w ramach całego etatu. Jednak od 16 lipca będzie pracował na 7/8 etatu. W związku z tym jego urlop należy wyliczyć osobno dla miesięcy pracy na cały etat i część etatu.
Cały etat:
W tym wymiarze podwładny świadczył pracę od 1 stycznia do 15 lipca. Zdaniem PIP w takiej sytuacji lipiec w całości należy zaliczyć do pracy w pełnym wymiarze. Jest to zgodne z zasadą zaokrąglania niepełnych miesięcy w górę – niemniej jednak w literaturze można spotkać odmienne poglądy. Bezpieczniej dla pracodawcy jest jednak zastosować wykładnię PIP:
- 7/12 × 26 dni = 15,16, po zaokrągleniu 16 dni urlopu.
7/8 etatu:
Pracownik pracuje w tym wymiarze od 16 lipca do końca roku. Przy obliczaniu urlopu bierzemy pod uwagę miesiące od sierpnia do grudnia – gdyż lipiec należało zaliczyć do urlopu w pełnym wymiarze:
- 7/8 × 26 dni = 22,75, po zaokrągleniu 23 dni urlopu (wymiar urlopu dla pracownika pracującego przez cały rok na 7/8 etatu),
- 23 dni × 5/12 = 9,58 po zaokrągleniu 10 dni urlopu.
W sumie pracownik będzie miał prawo do 26 dni urlopu za ten rok, tj. 208 godzin urlopu.
Urlop zaległy a zmiana etatu
Często pracodawcy mają wątpliwości, jak potraktować urlop zaległy z zeszłego roku, który jest wykorzystywany dopiero po zmianie wymiaru etatu w nowym roku. W takim przypadku najważniejsze jest prawidłowe jego wyliczenie. Wykorzystywanie urlopu następuje bowiem na takich samych zasadach, niezależnie od wysokości etatu, na którą pracownik jest zatrudniony.
Przykład 8
Urlop zaległy
Pracownik do 31 maja był zatrudniony w ramach całego etatu. Od 1 czerwca pracuje jednak na 3/4. Ma ponad 10-letni staż pracy oraz niewykorzystany z zeszłego roku urlop zaległy w wymiarze 8 dni.
W pierwszej kolejności należy wyliczyć prawidłowo urlop za ten rok. W związku z tym trzeba ustalić liczbę dni urlopu za pełny etat i 3/4 etatu.
Za okres pracy w ramach całego etatu od 1 stycznia do 31 maja pracownikowi przysługuje:
- 26 × 5/12 = 10,83 – po zaokrągleniu 11 dni urlopu, czyli 88 godzin.
Praca na 3/4 etatu skutkuje koniecznością dostosowania urlopu do wymiaru etatu. W tym celu należy ustalić liczbę dni w razie zatrudnienia na 3/4 etatu przez cały rok:
- 3/4 × 26 = 19,5, po zaokrągleniu 20 dni;
następnie – obliczyć ilość dni urlopowych w proporcji do pracy przez część roku:
- 20 dni × 7/12 (miesiące od lipca do grudnia) = 11,67, po zaokrągleniu 12 dni, tj. 96 godzin.
W związku z tym za dany rok podwładnemu przysługuje 23 dni urlopu, tj. 184 godziny.
Pracownik w tym roku nie wykorzystał jeszcze żadnego dnia wolnego. Ponadto ma 8 dni (64 godziny) urlopu zaległego za zeszły rok. W związku z tym w tym roku powinien skorzystać z 248 godzin urlopu [184 godziny (wymiar za ten rok) + 64 (liczba godzin urlopu zaległego)].
Urlopu tego należy udzielić na dni i godziny pracy podwładnego. Nie ma znaczenia, że w tym przypadku będą to już dni pracy w obniżonym wymiarze.
Redukcja etatu i nieobecność obniżająca urlop
Zasady dotyczące obliczania urlopu proporcjonalnego stosujemy także do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:
- urlopu bezpłatnego,
- urlopu wychowawczego,
- odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
- tymczasowego aresztowania,
- odbywania kary pozbawienia wolności,
- nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
W związku z tym może się zdarzyć i tak, że w danym roku pracownik nie tylko zmieni wymiar etatu, ale także będzie nieobecny z któregoś z powyższych powodów. W takiej sytuacji urlop pracownika ulega podwójnej redukcji.
Przykłady 9 i 10
Podwójne obniżenie
Pracownik do 31 maja miał wymiar czasu pracy 3/5 etatu, od 1 czerwca − pełny etat. Od 19 czerwca do 16 września przebywał na urlopie bezpłatnym.
Aby ustalić wymiar przysługującego pracownikowi w danym roku urlopu wypoczynkowego, należy podzielić ten rok na następujące okresy:
- od 1 stycznia do 31 maja − gdzie pracownik był zatrudniony na 3/5 etatu,
- od 1 czerwca do 31 grudnia − gdzie pracownik był zatrudniony w ramach pełnego etatu.
Urlop proporcjonalny przysługujący pracownikowi za okres od 1 stycznia do 31 maja ustalamy proporcjonalnie do 3/5 wymiaru czasu pracy, a więc:
- 26 dni × 3/5 (wymiar etatu) = 15,6 dni, co po zaokrągleniu daje 16 dni;
- 16 dni × 5/12 = 6,66 dnia, co po zaokrągleniu daje 7 dni.
Za okres od 1 czerwca do 31 grudnia przysługuje urlop stosownie do całego etatu, a więc:
- 26 dni × 7/12 = 15,16 dnia, co po zaokrągleniu daje 16 dni.
Łącznie w danym roku pracownikowi przysługuje 23 (16 + 7) dni urlopu wypoczynkowego.
Niemniej jednak pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym między 19 czerwca a 16 września. W związku z tym jego urlop należy ponownie obniżyć proporcjonalnie do okresu nieobecności.
Urlop bezpłatny trwał dwa pełne miesiące (od 19 czerwca do 18 lipca, od 19 lipca do 18 sierpnia). Za okres od 19 sierpnia do 16 września nie można obniżyć urlopu, gdyż nie jest to wymagany przepisami miesiąc nieobecności.
Urlop bezpłatny wypadał w okresie pracy na cały etat – w związku z tym ten urlop powinien być obniżony o 2/12:
7/12 (liczba miesięcy zatrudnienia na cały etat) – 2/12 (miesiące urlopu bezpłatnego) = 5/12,
5/12 × 26 dni = 10,83, po zaokrągleniu 11 dni.
W związku z tym w danym roku pracownikowi należy się:
7 dni urlopu za pracę na 3/5 etatu + 11 dni za pracę w ramach całego etatu = 18 dni urlopu, tj. 144 godziny.
Pracownik został zatrudniony na 1/2 etatu do 31 sierpnia. Od 1 września pracuje w ramach całego etatu. Ma prawo do 26 dni urlopu w roku. Od 15 maja do 7 września jest na urlopie bezpłatnym.
Ponieważ pracownik był na urlopie bezpłatnym podczas zmiany wymiaru etatu, jego urlop należy obliczyć osobno dla każdego z etatów z uwzględnieniem tej nieobecności. W tym przypadku nie można w łatwy sposób odjąć miesięcy urlopu bezpłatnego, gdyż przypadał na przełomie pracy na cały etat i część etatu.
W pierwszej kolejności należy więc obliczyć urlop od 1 stycznia do 5 maja – 1/2 etatu (liczymy cały maj zgodnie z zasadą zaokrąglania urlopu do pełnego miesiąca w górę – takie zdanie przedstawia PIP, chociaż w literaturze można spotkać się z inną opinią):
- 1/2 × 26 = 13 dni (wymiar na cały rok pracy przez 1/2 etatu),
- 5/12 × 13 = 5,42, po zaokrągleniu 6 dni.
Urlop od 8 września do 31 grudnia (liczymy cały wrzesień zgodnie z zasadą zaokrąglania urlopu do pełnego miesiąca w górę):
- 4/12 × 26 = 8,67 po zaokrągleniu 9 dni.
W sumie pracownikowi będzie przysługiwało 15 dni urlopu, tj. 120 godzin.
Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku a urlop - zasady udzielania
Wolnego musimy udzielić pracownikowi w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, ale w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Zgodnie z Kodeksem pracy jeden dzień urlopu to 8 godzin pracy (również dla niepełnoetatowców). W związku z tym wymiary urlopów wypoczynkowych pracowników zatrudnionych np. na 1/4, 1/2 oraz 3/4 etatu są następujące:
- 1/4 etatu × 20 dni = 5 dni (5 dni × 8 godzin = 40 godzin), 1/4 × 26 dni = 6,5, po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia 7 dni (7 dni × 8 godzin = 56 godzin),
- 1/2 etatu × 20 dni = 10 dni (10 dni × 8 godzin = 80 godzin), 1/2 × 26 dni = 13 dni (13 dni × 8 godzin = 104 godziny),
- 3/4 etatu × 20 dni = 15 dni (15 dni × 8 godzin = 120 godzin), 3/4 × 26 dni = 19,5, po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia 20 dni (20 dni × 8 godzin = 160 godzin).
Przykład 11
Udzielanie urlopów zgodnie ze zmiennym harmonogramem
Pracownik zatrudniony jest w systemie równoważnym, w jednym z tygodni okresu rozliczeniowego miał zaplanowaną pracę w następujący sposób:
- poniedziałek – 12 godzin,
- wtorek – 8 godzin,
- środa – 8 godzin,
- czwartek – 12 godzin,
- piątek – 4 godziny,
- sobota – wolne,
- niedziela – wolne.
Zawnioskował o urlop wypoczynkowy. Ponieważ udziela się go na dni pracy, ale na taką liczbę godzin, ile pracownik miał przepracować zgodnie z grafikiem – za ten tydzień pracownik wykorzysta 44 godziny urlopu.
Urlopu udzielamy na pełne dni pracy. Pracownik nie może zawnioskować o urlop tylko na jego część. Od tej zasady jest jednak jeden wyjątek. Udzielanie podwładnemu wolnego w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne, jedynie w przypadku gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.
Przykład 12
Urlop na godziny
Jeśli pracownik pracuje w systemie równoważnym, ma prawo do 20 dni urlopu w roku, czyli do 160 godzin. Ponieważ pracuje przez różną liczbę godzin w poszczególnych dniach, do wykorzystania zostało mu 17 godzin urlopu. Poprosił o urlop na dni, w których zgodnie z harmonogramem ma zaplanowaną pracę w następujący sposób:
- poniedziałek – 3 godziny,
- wtorek – 12 godzin,
- środa – 6 godzin.
W związku z tym pracodawca może udzielić pracownikowi na poniedziałek i wtorek urlopu na cały dzień (15 godzin), natomiast na środę już tylko na 2 godziny – gdyż tyle urlopu zostało podwładnemu. Może on albo przyjść później o 2 godziny do pracy, albo wyjść z niej odpowiednio wcześniej.
