Jak prawidłowo ustalać prawo do trzynastki za 2017 rok

Wielkość trzynastej pensji wynosi 8,5% wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który ono przysługuje (art. 4 ustawy o wynagrodzeniu rocznym). Uwzględnia się przy tym również inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

W sytuacji gdy pracownik nie przepracował całego roku kalendarzowego u danego pracodawcy, wysokość trzynastki ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego.

Trzynastka stanowi przychód ze stosunku pracy. Sposób jego rozliczenia z ZUS i z fiskusem jest taki sam jak świadczeń z tytułu wynagrodzenia (art. 12 ustawy o PIT). W związku z tym dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 rok wypłacone w 2018 roku będzie przychodem pracownika w miesiącu wypłaty.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest oskładkowane. Wynika to z faktu, że wymiar składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od świadczenia tego należy również naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawą trzynastki jest wynagrodzenie wraz z innymi świadczeniami ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy (§ 6 rozporządzenia urlopowego).

Wymienione składniki stanowią katalog zamknięty. Zasadą jest, że przy naliczaniu podstawy należy brać pod uwagę składniki wynagrodzenia uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Trzeba jednak pamiętać o wyjątku dotyczącym wynagrodzenia otrzymanego za urlop wypoczynkowy. Mimo że nie jest ono wliczane przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop, w przypadku ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego również trzeba je uwzględnić.

Przykładowy regulamin przyznawania i wypłacania trzynastki

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości przysługuje po przepracowaniu u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego. Jeżeli zatrudniony nie przepracował całego roku, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego. Warunkiem jest jednak przepracowanie co najmniej 6 miesięcy (art. 2 ust. 1 i 2 ustawy o wynagrodzeniu rocznym).

Wymóg przepracowania połowy roku nie jest wymagany jedynie w szczególnych przypadkach określonych w art. 2, ust. 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym. Przypadki takie przedstawia § 2, pkt 3 przykładowego regulaminu. Niektóre z nich zostały również szczegółowo opisane w dalszej części artykułu.

Ustawa nie uzależnia także prawa do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego od przepracowania co najmniej pół roku na określonym stanowisku, lecz od okresu, w którym pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy. Jeśli więc np. pracownik jednostki oświatowej przez 7 miesięcy pełnił obowiązki pedagoga, a następnie przez 5 miesięcy pracował w tej samej szkole jako księgowy, powinien otrzymać trzynastkę w pełnej wysokości. Prawo do trzynastki nie zależy także od wymiaru etatu ani od faktu zatrudnienia zasadniczego i dodatkowego (kolejnej umowy o pracę) u tego samego pracodawcy. Oznacza, że trzynastkę należy naliczyć także od dodatkowej umowy o pracę, np. w wymiarze 1/2 etatu, o ile zostały zachowane pozostałe warunki.

Przy decyzji o wypłacie wynagrodzenia dodatkowego nie ma znaczenia źródło, z którego pensja pracownika została sfinansowana. Jeśli zatem np. w ramach prac interwencyjnych jednostka zatrudni pracowników, których wynagrodzenie częściowo refunduje urząd pracy, im także należy się trzynastka.

W niektórych przypadkach warunek przepracowania półrocznego okresu został wyłączony. Zostały one wymienione w art. 2ust. 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym (dalej: ustawa) i dotyczą m.in. sytuacji, gdy z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę lub podjęciem zatrudnienia np. w wyniku przeniesienia służbowego czy na podstawie powołania lub wyboru.

Pracownik nie musi przepracować co najmniej 6 miesięcy także w przypadku podjęcia zatrudnienia na podstawie powołania lub wyboru. Zdaniem ekspertów przez„powołanie” nie należy rozumieć wyłącznie podstawy nawiązania stosunku pracy. Przepis ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu wyłączający konieczność przepracowania półrocznego okresu ma więc zastosowanie także w przypadku powołania danej osoby na określone stanowisko lub funkcję. Przykładem mogą być tu sędziowie, których do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim powołuje Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Krajowej Rady Sądownictwa.

Pracownik, który przebywał na urlopie wychowawczym, nie ma obowiązku przepracowania 6 miesięcy.

Warto tu zwrócić uwagę na często występującą sytuację, w której pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych przez cały rok nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Jest tak dlatego, że osoba korzystająca z tego prawa przez cały rok nie otrzymuje wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które mogłyby stanowić podstawę do jego obliczenia. Mimo że urlop wychowawczy jest wyjątkiem wymienionym w art. 2 ust. 3 ustawy, w takim przypadku pracodawca nie ma jednak „z czego” naliczyć trzynastki.

W ustawie obowiązuje także wyjątek dotyczący okresu przebywania na urlopie: macierzyńskim, urlopie ojcowskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopie rodzicielskim. Został on wprowadzony w związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego (sygn. akt P 59/2011).

Przepracowanie półrocznego okresu nie jest także wymagane w przypadku likwidacji poprzedniego pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy lub likwidacji bądź reorganizacji jednostki organizacyjnej. Możemy mieć np. do czynienia z sytuacją, w której nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W takim przypadku, jeżeli pracownicy spełniali warunki uprawniające do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nowy pracodawca powinien wypłacić trzynastkę. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego (sygn. akt III ZP 7/00).

Podobnie jest w przypadku zmiany formy działalności. Do okresu przepracowania uprawniającego do dodatkowego wynagrodzenia rocznego sumuje się okresy pracy w poszczególnych jednostkach sfery budżetowej, wyłącznie gdy zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy lub w przypadku następstwa prawnego nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Jest to istotne np. w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.

W przypadku cząstkowego zatrudnienia pomocna jest uchwała Sądu Najwyższego z 7 września 1995 r. (sygn. akt I PZP 23/95), w której stwierdzono, że przesłanka nabycia prawa do nagrody rocznej z zakładowego funduszu nagród, polegająca na przepracowaniu w jednym zakładzie pracy całego roku, jest spełniona także wtedy, gdy pracownik był zatrudniony w tym zakładzie na podstawie dwóch kolejnych umów o pracę na czas określony, choćby między tymi umowami wystąpiła przerwa w dniu ustawowo wolnym od pracy. Tezę zawartą w tej uchwale, mimo że dotyczy ona ustawy o rocznych nagrodach z zakładowego funduszu nagród, można przełożyć na sposób rozumienia przepisów ustawy o wynagrodzeniu rocznym.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego i stanowisko resortu pracy

Informacja o wysokości trzynastki dla pracownika

Informacja o braku uprawnienia do otrzymania trzynastki

Obliczając podstawę trzynastki, warto również zwrócić uwagę na § 15 i 16 rozporządzenia w sprawie urlopu. Zgodnie z nimi przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi comiesięcznie w stałej wysokości lub przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc. W przypadku pracowników samorządowych składnikiem takim jest np. dodatek stażowy należny pracownikom za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dodatek stażowy powinien więc zostać w całości uwzględniony w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie należy wliczać kwot wypłacanych z tytułu umowy zlecenia. Umowa taka ma charakter cywilnoprawny, a kwoty wypłacane w jej ramach nie są wynagrodzeniem ani innym świadczeniem ze stosunku pracy. Nie podlegają więc wliczeniu do podstawy trzynastej pensji. Podstawy trzynastki nie tworzą także zasiłki z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłek macierzyński), gdyż nie są to świadczenia ze stosunku pracy. Trzeba natomiast doliczać do podstawy wypłaty z tytułu zastępstwa za nieobecnego pracownika. Wynagrodzenie z tego tytułu jest wypłacane przez cały okres nieobecności, w odstępach miesięcznych, a zatem nie ma cech świadczenia jednorazowego czy też nieperiodycznego, co wyłączałoby daną wypłatę z podstawy.

Pracownik nie nabędzie prawa do wynagrodzenia rocznego w sytuacji:

1) nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,

2) stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,

3) wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,

4) rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

(art. 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym)