Ekwiwalent za urlop – 6 przykładów naliczania w 2017 r.

Do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy ma prawo pracownik, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości albo w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jednocześnie art. 171 § 3 oraz art. 172¹ kp wyjaśniają, że pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłacenia ekwiwalentu, jeżeli:

• strony postanowiły, iż pracownik wykorzysta urlop w trakcie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy,

• na podstawie odrębnych przepisów pracownik objęty był obowiązkowym ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, przy czym, jeżeli świadczenie to okaże się niższe od ekwiwalentu pracownik powinien otrzymać różnicę między obu kwotami.

Zauważmy, że przy nabywaniu uprawnień do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie jest istotny sposób rozwiązania umowy o pracę. Pracodawcy nie mają podstaw – co zdarza się jednak w praktyce – do odmowy wypłaty ekwiwalentu pracownikowi, który otrzymał popularną dyscyplinarkę, tj. rozwiązano z nim stosunek pracy z zastosowaniem art. 52 kp.

Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określają przepisy rozporządzenia urlopowego. W § 15 rozporządzenia wyjaśniono, iż składniki wynagrodzenia określone w stałej miesięcznej stawce przyjmowane są do podstawy ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia uprawnień do tego świadczenia, tj. ustania stosunku pracy.

Pamiętajmy, że składnikami stałymi są nie tylko wynagrodzenia zasadnicze lub dodatki do nich określone w stałej miesięcznej stawce, ale także inne składniki, których wysokość ustalona jest jako procent takiego wynagrodzenia – przykładem mogą tu być dodatki stażowe.

W przypadku składników zmiennych do podstawy ekwiwalentu za urlop wchodzi średnia tych składników z okresu uzależnionego od tego, czy dany składnik przysługuje za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, czy też za okresy dłuższe – i tak:

• składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc – przyjmuje się w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego),

• składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc – uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej za okres 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Zauważmy, że mowa jest tu o składnikach wypłaconych. Nieistotny jest więc okres, za jaki przysługują.

Do zmiennych składników pensji zaliczyć możemy przykładowo: wynagrodzenia zasadnicze określone stawką godzinową, akordową, czy też prowizyjną, a także składniki, których wysokość ustalona została jako zmienny procent stałego wynagrodzenia zasadniczego (od… do…).

Jeżeli przez cały okres brany pod uwagę przy obliczaniu podstawy ekwiwalentu (3 lub 12 miesięcy poprzedzających ustanie stosunku pracy) lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełen albo pełne miesiące kalendarzowe, pracownik nie otrzymał składników zmiennych uwzględnianych w tej podstawie, do obliczeń należy przyjąć najbliższe miesiące, w których składniki takie zostały wypłacone (§ 11 ust. 1 w związku z § 16 ust. 3 oraz § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Zasadę tę najczęściej będziemy stosować w sytuacji, gdy pracownik przebywał przez pełen lub pełne miesiące kalendarzowe na zwolnieniu lekarskim albo na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym.

Możemy też spotkać się z sytuacją, że prawo do ekwiwalentu za urlop nabędzie pracownik, który niedawno podjął zatrudnienie i tym samym nie przepracował wymaganych 3 albo 12 miesięcy. W takim przypadku do obliczeń przyjmuje się składniki zmienne wypłacone za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 w związku z § 16 ust. 3 oraz § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

W praktyce może także wystąpić konieczność uzupełnienia składników zmiennych uwzględnianych w podstawie ekwiwalentu za urlop. Zdarzy się tak wówczas, gdy pracownik nie otrzyma wspomnianych składników w pełnej wysokości z uwagi na absencje trwające niepełny miesiąc kalendarzowy. W takim przypadku składniki faktycznie wypłacone w okresie branym pod uwagę przy obliczeniach (3 albo 12 miesięcy) dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwały. A następnie otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w tym okresie w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Przy liczeniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy bierzemy pod uwagę wynagrodzenia oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniami określonymi w § 6 rozporządzenia urlopowego. Są one następujące:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy,

• dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

• odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

• wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Jest to wykaz zamknięty, a więc wszystkie inne świadczenia powinny być uwzględniane w podstawie ekwiwalentu.

Zgodnie z § 18 rozporządzenia urlopowego przysługujący pracownikowi ekwiwalent za urlop obliczamy:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych według omówionych wcześniej zasad przez współczynnik urlopowy obowiązujący w danym roku kalendarzowym,

• dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,

• mnożąc uzyskaną kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Sposób ustalania współczynnika urlopowego określają przepisy § 19 rozporządzenia urlopowego i w roku bieżącym dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi on 20,83. 

Zasady obliczania ekwiwalentu za urlop dla osoby zatrudnionej na niepełnym etacie są identyczne, przy czym wartość współczynnika urlopowego należy obniżyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy takiego pracownika. Oznacza to, że w 2017 roku współczynnik urlopowy dla osoby zatrudnionej na 1/2 etatu wynosi 10,42, a dla pracownika mającego umowę na 1/4 etatu 5,21.