Udostępnienie danych pracowników w toku postępowania o wydanie pozwolenia na pracę cudzoziemcowi

Dane osobowe to dane, dzięki którym bez problemu można zidentyfikować poszczególne osoby. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uznaje wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Każda operacja na tych danych, w tym m.in. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie danych zmienianie, udostępnianie, czy usuwanie danych jest przetwarzaniem danych osobowych.

Przetwarzając dane osobowe zatrudnionych pracodawca jest zobowiązany do postępowania zgodnie z przepisami prawa pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych (pracodawca musi przestrzegać zawartych w niej zasad legalności przetwarzania danych, celowości, merytorycznej poprawności danych i adekwatności danych do celu). Ustawa o ochronie danych osobowych dopuszcza przetwarzanie danych (a więc również ich udostępnianie) w sytuacjach gdy:

1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
4. jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Tryb postępowania w sprawie wydania zezwolenia na pracę typu B dla cudzoziemca określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 1 kwietnia 2015 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca (Dz.U. z 2015 r., poz. 543). Sam obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę oraz warunki, które muszą zostać spełnione, aby zezwolenie zostało wydane wynikają zaś z ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zezwolenie typu B dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę polegającą na pełnieniu funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Zezwolenie wydaje wojewoda, jeżeli podmiot, którego członkiem zarządu ma być cudzoziemiec:

1. w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku osiągnął dochód nie niższy niż 12-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie w trzecim kwartale roku poprzedzającego złożenie wniosku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego oraz zatrudnia na czas nieokreślony i w pełnym wymiarze czasu pracy przez okres co najmniej roku poprzedzającego złożenie wniosku co najmniej dwóch pracowników, którzy nie podlegają obowiązkowi posiadania zezwolenia na pracę lub
2. wykaże posiadanie środków, lub prowadzenie działań pozwalających na spełnienie w przyszłości warunków określonych w pkt 1, w szczególności przez prowadzenie działalności przyczyniającej się do wzrostu inwestycji, transferu technologii, wprowadzania korzystnych innowacji lub tworzenia miejsc pracy.

Do wszczęcia postępowania w sprawie o wydanie takiego zezwolenia na pracę – oprócz „podstawowych dokumentów” takich jak np. wniosek pracodawcy, dowód wniesienia opłaty za wydanie zezwolenia, itp., niezbędne są również:

1. kopia zeznania o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty przez podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku,
2. dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia za okres roku poprzedzającego złożenie wniosku,
3. dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 88c ust. 4 pkt 2 ustawy (czyli okoliczności określone w pkt. 2 powyżej), jeżeli przesłanką wydania zezwolenia jest wykazanie tych okoliczności,
4. informacja o aktualnym stanie zatrudnienia w podmiocie powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi, jeżeli strona wnioskuje o wydanie zezwolenia na okres przekraczający 3 lata.

Zatem pracodawca starający się o wydanie zezwolenia na pracę typu B, składając dokumenty niezbędne do wydania takiego zezwolenia, powinien m.in. wykazać, że zatrudnia na czas nieokreślony i w pełnym wymiarze czasu pracy przez okres co najmniej roku poprzedzającego złożenie wniosku co najmniej dwóch pracowników, którzy nie podlegają obowiązkowi posiadania zezwolenia na pracę albo, że w przyszłości spełni ten obowiązek. W tym celu musi przedłożyć odpowiednio dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia za okres roku poprzedzającego złożenie wniosku albo dokumenty potwierdzające posiadanie środków, lub prowadzenie działań pozwalających na spełnienie w przyszłości tego warunku. Podstawą udostępnienia wojewodzie (będącego jednocześnie przetwarzaniem danych osobowych) umów o pracę pracowników, którzy nie podlegają obowiązkowi posiadania zezwolenia na pracę jest więc przepis prawa. Pracodawca nie musi zatem uzyskiwać zgody od pracowników, których umowy przedstawi w takim postępowaniu wojewodzie.

Uwzględniając jednak jedną z podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych, jaką jest zasada adekwatności danych do celu, wydaje się, że wśród udostępnianych wojewodzie danych nie musi znajdować się wysokość wynagrodzenia pracowników. Choć argumentem przemawiającym za przeciwną opinią może być pogląd, że przedmiotowe umowy o pracę powinny dowieść legalnego (zgodnego z prawem) zatrudnienia pracowników. W tym zakresie istotna może okazać się wysokość wynagrodzenia w kontekście zapewnienia płacy minimalnej. Ponadto pracodawca powinien wykazać konkretne zatrudnienie. W praktyce oznacza to dołączenie do wniosków kopii umów o pracę, natomiast oryginały powinny być dostępne do wglądu organu wydającego zezwolenie. O ile „zakrycie” pewnych informacji na kopiach dokumentów nie stanowi problemu, o tyle efektywne „zakrycie” takich danych na oryginalnych dokumentach może być problematyczne.