Praca zdalna: teraz i po epidemii

Praca zdalna: teraz i po epidemii

Redakcja Portalu

15.06.2020

W przepisach tarczy antykryzysowej praca zdalna jest zaplanowana jako rozwiązanie tymczasowe, służące przeciwdziałaniu COVID-19, a przepisy ją określające mają utracić moc we wrześniu 2020 r. Jak w takim razie zaplanować pracę zdalną na przyszłość, gdy zasady określone w przepisach antykryzysowych przestaną obowiązywać? Poznaj wskazówki ekspertów w tym zakresie.

Tarcza 4.0 wkrótce doprecyzuje pracę zdalną

Trwają prace nad rządowym projektem ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw. W treści projektu znalazły się m.in. przepisy modyfikujące tarczę antykryzysową, także w zakresie pracy zdalnej.

Praca zdalna: co zmieni tarcza 4.0

• wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe wyłącznie jeśli pracownik będzie posiadał umiejętności techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy a rodzaj pracy będzie na to pozwalał;

• środki pracy i materiały do pracy oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca;

• praca zdalna może być wykonywana przy użyciu środków pracy niezapewnianych przez pracodawcę (np. prywatnego komputera pracownika), jeśli umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych oraz tajemnicy pracodawcy;

• na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję czynności jakie wykonuje;

• pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej;

pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy.

Tarcza 4.0 nie zmieni jednak tego, że praca zdalna nadal jest zaplanowana wyłącznie jako rozwiązanie tymczasowe, służące przeciwdziałaniu COVID-19, a przepisy jej dotyczące mają utracić moc we wrześniu 2020 r. Jak w takim razie zaplanować pracę zdalną na przyszłość, gdy regulacja opisana powyżej przestanie obowiązywać?

Dobry regulamin „remedium” na potrzeby pracodawcy

Zdaniem Marcina Frąckowiaka, eksperta BCC ds. zbiorowego oraz indywidualnego prawa pracy, remedium dla niedoskonałej regulacji pracy zdalnej, stanowi niezmiennie dobrze przemyślany regulamin pracy zdalnej, który pracodawca powinien wprowadzić. Regulacja ustawowa nigdy nie będzie rozwiązaniem „skrojonym na miarę” indywidualnych potrzeb pracodawcy. Dużo lepiej sprawdzi się w tym zadaniu regulamin opisujący zasady pracy zdalnej u danego pracodawcy.

O czym pamiętać tworząc regulamin?

Przede wszystkim odłóżmy na bok wszelkie szablony ściągnięte z Internetu – radzi ekspert BCC. Żeby regulamin był dobry, należy go stworzyć od podstaw samemu. W okresie obowiązywania regulacji zawartej w tarczy antykryzysowej regulamin powinien bezwzględnie zachowywać zgodność z jej postanowieniami chociaż nawet po utracie mocy tych przepisów, można posiłkować się ich treścią przy tworzeniu regulaminu.

Tworzenie regulaminu pracy zdalnej – 5 ważnych obszarów

1. Praca zdalna a stacjonarna

Obecnie, ustawodawca nie ograniczył pracodawcy w decydowaniu o tym ile dni w tygodniu pracownik może pracować zdalnie, a ile stacjonarnie. Wydaje się to uzasadnione, ponieważ trudno przewidzieć aktualne potrzeby, związane chociażby z kwarantanną niektórych pracowników.

Po okresie obowiązywania przepisów „specustawy”, praca zdalna powinna być jednak planowana w taki sposób aby nie stanowiła telepracy. Powinna być więc wykonywana okazyjnie, nieregularnie. W projekcie Kodeksu pracy z 2018 r. mowa była o tym, iż praca zdalna może być wykonywana nie częściej niż przeciętnie 1 dzień w tygodniu. W praktyce, najczęściej regulaminy pracy zdalnej określają możliwość pracy zdalnej 1 lub maksymalnie 2 dni tygodniowo, wówczas nie powinno to budzić kontrowersji. Należałoby jednak unikać definiowania dokładnych dni tygodnia (np. wpisywania, iż zawsze jest to piątek) żeby uniknąć regularności, która wiąże się z telepracą.

2. Kwestie techniczne wykonywania pracy zdalnej

1. Pracodawca powinien określić jasne zasady dotyczące kwestii technicznych wykonywania pracy zdalnej. Przede wszystkim tego z jakich urządzeń pracownik powinien korzystać. Gdy mowa o komputerze i smartfonie to wydaje się, że powinien te narzędzia zapewnić pracodawca lub wypłacać ekwiwalent pieniężny za korzystanie z urządzeń prywatnych pracownika.

2. Absolutnym standardem powinno być w dzisiejszych czasach określenie zasad bezpieczeństwa danych – z jakich punktów można łączyć się z Internetem, jakie oprogramowanie może instalować pracownik, jakie są zasady szyfrowania służbowych plików, jakie działania powinien stosować pracownik aby nikt niepożądany nie odczytał firmowych dokumentów.

3. Z ostrożnością podchodziłbym do kwestii pieniężnych takich jak zużycie prądu w mieszkaniu pracownika, rachunek za Internet czy doposażenie w biurko i wygodny fotel – radzi ekspert BCC. Regulacja dotycząca tych elementów powinna znajdować się w regulaminie chociaż nie jestem zwolennikiem bezrefleksyjnego obciążania tymi kosztami pracodawcy. W praktyce nierealnym byłoby aby pracodawca ściśle określał warunki bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej ale już pouczenie pracownika dotyczące ergonomii pracy nie wydaje się czymś nadmiernym dla pracodawcy. Nic nie zwalnia także z obowiązku wykonywania badań profilaktycznych, które nadal powinny być pracownikom zapewniane przez pracodawcę.

3. Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca powinien odpowiedzieć sobie także na jedno bardzo ważne pytanie – czy pracownik może samodzielnie decydować o miejscu z którego praca zdalna będzie wykonywana? Wbrew pozorom nie powinno się tego elementu zupełnie pomijać. Inaczej wszak wygląda zabezpieczenie służbowego komputera w miejscu zamieszkania pracownika a inaczej w kawiarni (gdzie przecież wiele osób lub pracować).

4. Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Regulamin powinien jasno określać kiedy, w jakich warunkach i z jakim wyprzedzeniem, pracodawcy wolno wydać polecenie aby pracownik zaprzestał wykonywania pracy zdalnej (w wybranym dniu – wobec potrzeby pracodawcy lub permanentnie – np. jako sankcja za złe zachowanie pracownika).

5. Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Ostatnim ważnym elementem jest kontrola wykonywania pracy. Regulamin musi określać zasady kontroli w taki sposób aby z jednej strony umożliwiły realny nadzór nad wykonywaną pracą, a z drugiej, nie ingerowały nadmiernie w prawo pracownika do prywatności.

Jak podkreśla ekspert, stworzenie dobrego regulaminu pracy zdalnej to zadanie, na które warto poświęcić chwilę czasu. Dobrze przygotowany regulamin będzie bowiem zabezpieczał interesy pracodawcy, a pracownikowi dawał pewność co do tego jakie ma prawa i obowiązki związane z pracą zdalną.

Źródło: BCC

Autorem odpowiedzi jest: 

Redakcja portalu

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel