Obowiązki zgłoszeniowe i informacyjne podmiotu zatrudniającego

Obowiązki zgłoszeniowe i informacyjne podmiotu zatrudniającego

Antoni Kolek

18.06.2019

Niezależenie od terminu rozpoczęcia stosowania przepisów ustawy o PPK każdy podmiot zatrudniający będzie obowiązany do prawidłowej obsługi pracowniczych planów kapitałowych.

Informowanie o warunkach uczestnictwa w PPK

Warto podkreślić, że zgodnie z przepisami ustawy o PPK na podmiocie zatrudniającym spoczywają obowiązki informacyjne w stosunku do uczestników PPK. Ustawodawca przewidział, że w związku z wdrażaniem PPK podmiot zatrudniający może (jednak nie jest to bezwzględny obowiązek) poinformować osoby zatrudnione o zasadach i warunkach uczestnictwa w PPK, a także o uprawnieniach podmiotu zatrudniającego i uczestników PPK. Należy jednak mieć na uwadze, aby proces informowania o PPK nie przybierał postaci nakłaniania do wystąpienia z PPK. Wówczas pracodawca naraża się na karę grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń. Z kolei obowiązek informowania uczestników PPK o warunkach oszczędzania i możliwościach skorzystania ze środków został nałożony na instytucje finansowe zarządzające PPK.

Zapisanie do PPK pracownika nowo zatrudnionego

Obowiązek zapisania do PPK nowego pracownika powstaje po 3 miesiącach stażu pracy w danym podmiocie zatrudniającym. W takiej sytuacji – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłyną 3 miesiące zatrudnienia – pracodawca obowiązany jest zawrzeć – w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej – umowę o prowadzenie PPK. Wówczas pracownik staje się uczestnikiem PPK.

Informacja o zamiarze dokonania wypłaty transferowej

Warto pamiętać, że wraz z upowszechnieniem się PPK nowo zatrudniani pracownicy będą posiadać środki zgromadzone na rachunkach PPK u poprzednich pracodawców (zleceniodawców). Wobec tego ustawa nakłada obowiązek, aby – w ciągu 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia – uczestnik PPK przedłożył podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o wszystkich dotychczasowych umowach o prowadzenie PPK. Następnie – jeśli nowo zatrudniony pracownik poinformuje podmiot zatrudniający o posiadanych rachunkach PPK – obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie pracownikowi informacji o zamiarze dokonania wypłaty transferowej środków w ramach PPK od dotychczasowego do nowego pracodawcy.

Wypłata odbywać się będzie między instytucjami finansowymi, a udział pracodawcy jest ograniczony do złożenia wniosku o dokonanie wypłaty transferowej. Proces wypłaty zostanie zrealizowany w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku, a w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przeprowadzona została wypłata transferowa podmiot zatrudniający zostanie poinformowany o tym fakcie przez instytucję finansową.

Jeżeli uczestnik PPK w formie pisemnej poinformuje podmiot zatrudniający, że nie chce dokonywać wypłaty transferowej środków, pracodawca nie podejmuje dalszych działań. Warto jednak, aby pracodawca dołączył do dokumentacji pracownika przedłożony dokument. W przypadku braku zgody uczestnika PPK na dokonanie wypłaty transferowej środki dotychczas zgromadzone pozostają na tych rachunkach PPK do czasu ich wypłaty. Natomiast obecny pracodawca dokonuje wpłat zawsze tylko do tej instytucji finansowej, z którą zawarł umowę o zarządzanie PPK.

W celu skutecznej realizacji obowiązków informacyjnych związanych z posiadanym uprzednio rachunkiem PPK do dobrych praktyk będzie należało, aby wraz z pakietem dokumentów związanych z odejściem z miejsca pracy dołączana była informacja o posiadanym rachunku PPK. Działanie to może być z korzyścią dla podmiotów zatrudniających, gdyż dzięki temu byli pracownicy, podejmując nową pracę, nie będą zwracali się z pytaniami dotyczącymi instytucji finansowej zarządzającej PPK.

Obowiązki informacyjne wobec osób w wieku 55−70 lat

W przypadku osób w wieku 55−70 lat to pracodawca jest zobowiązany przekazać informację o możliwości złożenia przez nie wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, na skutek czego staną się uczestnikami PPK. Ustawodawca nie określa sposobu, formy ani zakresu tej informacji, jednak wydaje się, że w interesie podmiotu zatrudniającego jest rzetelne przekazanie informacji o warunkach gromadzenia środków w PPK oraz sytuacjach, gdy uczestnik będzie mógł ze środków skorzystać. Z perspektywy pracodawcy dobrą praktyką będzie, aby każdy z pracowników w wieku 55−70 lat potwierdził zrealizowanie wobec niego ustawowego obowiązku informacyjnego.

Zmiana instytucji finansowej

W przypadku zmiany instytucji finansowej prowadzącej PPK obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest poinformowanie uczestników o zmianie instytucji finansowej zarządzającej PPK, a także o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową do nowej instytucji finansowej. Na tej podstawie wszystkie zgromadzone uprzednio środki uczestników PPK zostaną przetransferowane do instytucji finansowej, z którą pracodawca rozpoczyna współpracę w obszarze zarządzania PPK.

Rezygnacja z uczestnictwa w PPK

W przypadku każdej rezygnacji pracownika z wpłat do PPK obowiązkiem pracodawcy będzie poinformowanie instytucji finansowej o tym fakcie i zaprzestanie dokonywania wpłat do PPK. Na realizację tej powinności pracodawca będzie miał 7 dni od dnia dostarczenia przez pracownika prawidłowo wypełnionej deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK. Wzór deklaracji stanowi załącznik do rozporządzenia ministra finansów.

Co więcej, dokument ten może być podpisany przez pracownika i dostarczony do pracodawcy w każdym momencie, jednak obowiązkowe jest zachowanie formy papierowej. Deklaracja pracownika o rezygnacji z wpłat do PPK wiąże się z obowiązkiem niepotrącania wpłat do PPK już od miesiąca, w którym została złożona. Warto także podkreślić, że dokument ten powinien być przechowywany przez podmiot zatrudniający jako część dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

Obowiązki informacyjne uczestników PPK

Zgodnie z postanowieniami ustawy o pracowniczych planach kapitałowych co do zasady uczestnik PPK składa oświadczenia woli w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie ich na trwałym nośniku wybranej instytucji finansowej. Jednak w przypadku rezygnacji z oszczędzania czy braku zgody na wypłatę transferową niezbędne jest zachowanie postaci papierowej. Co ważne, każdy uczestnik PPK jest obowiązany, aby niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych, poinformować wszystkie instytucje finansowe, w których ma rachunek PPK, o tych zmianach. Podkreślenia wymaga, że obowiązek ten będzie stosowany także po ustaniu zatrudnienia.

Oznacza to, że w sytuacji zmiany danych identyfikujących uczestnika, takich jak:

  • imię (imiona),

  • nazwisko,

  • adres zamieszkania,

  • adres do korespondencji,

  • numer telefonu,

  • adres poczty elektronicznej,

  • numer PESEL,

  • seria i numer dowodu osobistego, albo numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego,

uczestnik PPK będzie obowiązany do przekazania, do każdej instytucji finansowej, która aktualnie prowadzi jego rachunek PPK, informacji o modyfikacji danych.

Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków ustawowych

Nad prawidłowością prowadzenia dokumentacji, a także zgodnym z prawem jej przechowywaniem i udostępnianiem czuwać będzie Państwowa Inspekcja Pracy. W przypadku gdy inspekcja pracy stwierdzi, że dany podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego nie dopełnia obowiązku terminowego naliczania i dokonywania wpłat do PPK lub nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK, uprawniona jest do nałożenia kary grzywny w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł.

Autorem odpowiedzi jest: 

Antoni Kolek

Antoni Kolek

Antoni Kolek

Prezes Zarządu Instytutu Emerytalnego Sp. z o.o. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Pracownik naukowy realizujący działalność dydaktyczną. W 2016 roku był Koordynatorem Przeglądu systemu emerytalnego – Bezpieczeństwo dzięki odpowiedzialności. Posiada doświadczenie w zarządzaniu w administracji publicznej. Pełnił funkcję Dyrektora Gabinetu Prezesa ZUS, realizując projekty kadrowe i restrukturyzacyjne. Ma bogate doświadczenie w prowadzeniu badań naukowych i analiz. Jest autorem kilkunastu artykułów i opracowań poświęconych zagadnieniom ubezpieczeń społecznych, rynku pracy oraz rozwoju społeczno-gospodarczego.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel