ZUS: Nowe raporty i oświadczenia oraz zmiany w drukach już obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

ZUS: Nowe raporty i oświadczenia oraz zmiany w drukach już obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Bogdan Majkowski

10.12.2018

Z początkiem 2019 r. niektórych płatników składek czeka wiele zmian w zakresie dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS. Rozszerzony zostanie zakres informacji wykazywanych w części z istniejących formularzy, a także wprowadzone zostaną dwa nowe raporty imienne, z których jeden będzie składany jednorazowo, drugi zaś tylko w niektórych miesiącach. Oznacza to dla pracodawców i zleceniodawców dodatkowe obowiązki informacyjne.

Skrócenie okresu przechowywania akt skutkuje większą liczbą dokumentów przekazywanych do ZUS

Z dniem 1 stycznia 2019 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy skracająca okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – z dotychczasowych 50 lat do 10 lat. Bezwarunkowo dotyczyć to będzie tylko akt osobowych pracowników zatrudnionych przez danego pracodawcę po 31 grudnia 2018 r.

W przypadku osób, z którymi umowa o pracę podpisano w okresie między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. pracodawcy będą mogli skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pod warunkiem, że złożą w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i raporty takowe przekażą.

Nowelizacja nie przewiduje możliwości objęcia krótszym okresem przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku nadal obowiązywać będzie 50-letni okres liczony od dnia, w którym pracownik zakończył pracę u danego pracodawcy.

Podobne zmiany obejmą zleceniodawców, przy czym dotyczyć będą nie akt osobowych, ponieważ te nie są prowadzone w stosunku do zleceniobiorców, ale list płac, kart wynagrodzeń, ewidencji czasu pracy oraz innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego dla tej grupy ubezpieczonych. W tym przypadku możliwość skrócenia okresu przechowywania wspomnianych dokumentów wprowadza nowelizacja ustawy emerytalnej, jej art. 125a.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy systemowej za zleceniobiorców uważa się nie tylko osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia, ale także na podstawie umowy agencyjnej oraz innej umowy o świadczenie usług, wobec której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz dokumentacji niezbędnej do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego dla zleceniobiorców skutkować będzie koniecznością przekazywania przez płatników składek do ZUS większej liczby danych niż dotychczas. Dlatego też z dniem 1 stycznia 2019 r. zmienią się niektóre z funkcjonujących obecnie formularzy ubezpieczeniowych, jak również wprowadzone zostaną dwa nowe raporty imienne.

Co zmienia się w dokumentach już istniejących?

Z informacji dostępnej na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl) wynika, że zmianami objęte zostaną następujące z aktualnie obowiązujących dokumentów ubezpieczeniowych:

  • ZUS ZWUA „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń”,

  • ZUS DRA – „Deklaracja rozliczeniowa”,

  • Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej”,

  • Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej”.

Tabela 1. Zakres zmian wprowadzonych z dniem 1 stycznia 2019 r. w obowiązujących dokumentach ubezpieczeniowych

Rodzaj dokumentu

Zmiany

ZUS ZWUA

Nowy blok V, w którym podawane będą:

  • data rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego,

  • tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy,

  • podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego,

  • informacja z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

ZUS DRA

Usunięcie bloku VI – „Rozliczenie części IV i V”.

Modyfikacja bloku IX, w którym rozliczane będą składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, FP, FGŚP, FEP oraz wypłacone świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Informacja miesięczna/roczna dla osoby ubezpieczonej

Dodanie pól, w których wykazywane będą następujące informacje:

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe,

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego), zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania jednego z tych świadczeń nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego), zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania jednego z tych świadczeń nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który należny jest za inny rok kalendarzowy,

  • okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

ZUS RPA, czyli nowy raport imienny

Z początkiem 2019 r. wprowadzony zostanie nowy raport imienny, a mianowicie ZUS RPA – „Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej”, którego zadaniem będzie uzupełnienie danych przekazywanych dotychczas do ZUS w pozostałych raportach rozliczeniowych, tak, aby umożliwić temu organowi przyznanie świadczenia emerytalno-rentowego oraz obliczenie jego wysokości.

Zgodnie z informacją dostępną na stronie internetowej ZUS w raporcie tym wykazywane będą następujące dane:

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych,

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu kalendarzowym przysługującego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego), zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania jednego z wymienionych świadczeń nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe,

  • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego), zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania jednego z wymienionych świadczeń nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który przysługuje za inny rok kalendarzowy,

  • okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

Przykład 1
Trzynastka w raporcie ZUS RPA

W marcu 2019 r. pracodawca będący jednostką budżetową wypłaci dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2018 r., czyli popularną trzynastkę. Wypłacone pracownikom wykaże w raporcie ZUS RPA, ponieważ wypłaty te stanowić będą podstawę wymiaru składek i będą jednocześnie przychodem przysługującym za inny rok kalendarzowy niż ten, w którym będzie miała miejsce wypłata.

Przykład 2
Dodatek stażowy w ZUS RPA

Pracownikom przysługuje dodatek stażowy, który zgodnie z regulaminem wynagradzania wypłacany jest także za okresy pobierania świadczeń chorobowych. Załóżmy, że w dniach od 14 do 25 stycznia 2019 r. na zwolnieniu lekarskim będzie przebywał pracownik, któremu wspomniany dodatek przysługuje w kwocie 650,80 zł. Aby ustalić kwotę dodatku stażowego wyłączoną z podstawy wymiaru składek, pracodawca powinien przeprowadzić następujące działania:

  • 650,80 zł (pełna kwota dodatku stażowego) : 31 (dni kalendarzowych w styczniu) = 20,99 zł (dzienna stawka dodatku),

  • 20,99 zł x 12 (dni, za które przysługiwać będzie świadczenie chorobowe) = 251,88 zł.

Wyłączeniem z podstawy wymiaru składek objęta będzie kwota 251,88 zł i taka suma powinna być wykazana w raporcie ZUS RPA składanym za wspomnianego pracownika w styczniu 2019 r. Od pozostałej kwoty dodatku (650,80 zł – 251,88 zł = 398,92 zł) składki powinny być naliczone na ogólnych zasadach. Ta część dodatku stażowego będzie wykazana wraz z innymi dochodami pracownika (oskładkowanymi) w styczniowym raporcie ZUS RCA.

Raport ZUS RPA nie trzeba składać za każdy miesiąc

W przeciwieństwie do druku ZUS RCA nowy raport imienny ZUS RPA nie będzie składany cyklicznie za każdy miesiąc, a tylko za te miesiące, w których:

  • dana osoba otrzyma przychód podlegający oskładkowaniu przysługujący za lata poprzednie,

  • przychód wyłączony z podstawy wymiaru składek wypłacany obok świadczeń chorobowych,

  • dana osoba świadczyła pracę nauczycielską.

Przykład 3
ZUS RPA tylko za dwa miesiące

Załóżmy, że w lutym 2019 r. pracownik otrzyma trzynastkę za 2018 r. W październiku 2019 r. będzie przebywał on na zwolnieniu lekarskim, nabywając z tego tytułu prawo do wynagrodzenia chorobowego. Mimo choroby pracownik otrzyma za ten miesiąc pełną kwotę dodatku stażowego, ponieważ zgodnie z przepisami zakładowymi dodatki te nie są zmniejszane za okresy pobierania świadczeń chorobowych, a więc kwoty wypłacone za okresy niezdolności do pracy nie podlegają oskładkowaniu. W 2019 r. za wspomnianego pracownika pracodawca będzie musiał złożyć raport ZUS RPA tylko za dwa miesiące, a mianowicie za luty oraz październik, ponieważ tylko w tych miesiącach pracownik otrzyma przychody, które powinny być wykazane w tym druku.

ZUS OSW – deklaracja płatnika dotycząca złożenia raportów informacyjnych

Aby skrócić okres przechowywania akt osobowych pracowników lub dokumentacji prowadzonej dla zleceniobiorców, zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., płatnik składek (pracodawca lub zleceniodawca) powinien złożyć w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Dokument ten zobowiązuje płatnika do przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych, a samo oświadczenie możemy wycofać tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego (art. 41a ustawy systemowej).

Przykład 4
Kiedy nie można zrezygnować z raportów informacyjnych?

Załóżmy, że w styczniu 2019 r. pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. W lutym 2019 r. raport taki przekaże za pracownika, którego umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. Przyjmijmy, że w maju 2019 r. pracodawca uzna, że jednak nie chce przekazywać raportów informacyjnych. Mimo to będzie musiał złożyć wspomniane dokumenty, ponieważ prawo do odwołania złożonego oświadczenia (ZUS OSW) utracił wraz z przekazaniem pierwszego raportu informacyjnego.

Jeżeli pracodawca lub zleceniodawca wycofają złożone już oświadczenie ZUS OSW lub nie przekażą do ZUS raportów ZUS RIA, nie będą mogli skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej lub prowadzonej dla zleceniobiorców. Obowiązywać ich będzie wówczas okres 50-letni.

Raport informacyjny za pracowników i zleceniobiorców ZUS RIA

Kolejnym nowym dokumentem ubezpieczeniowym jest raport informacyjny (ZUS RIA). Dokument ten będziemy składać za pracownika lub zleceniobiorcę, których zgłosiliśmy do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

Najczęściej raport ten będzie przekazywany jednorazowo, nie mniej jednak mogą wystąpić sytuacje, że za jednego ubezpieczonego do ZUS zostanie przesłanych kilka dokumentów ZUS RIA z uwagi na to, że w okresie objętym raportem (1 stycznia 1999 r.-31 grudnia 2018 r.) dana osoba miała zawartych kilka umów zleceń albo umów o pracę i każda z tych umów wykazana będzie w odrębnym dokumencie.

Przykład 5
Kiedy kilka ZUS RIA za jednego pracownika?

Pan Janusz Kowalski zatrudniony został przez pracodawcę A dnia 1 marca 2006 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony i wspomniana umowa trwała do 31 października 2012 r. Następnie osoba ta podpisała z pracodawcą B umowę o pracę na czas określony od 1 lutego 2013 r. do 30 kwietnia 2014 r. Z dniem 1 sierpnia 2014 r. pan Janusz zatrudniony został ponownie na podstawie umowy o pracę na czas określony przez pracodawcę C i umowa ta trwa nadal. Jeżeli wspomniani pracodawcy będą chcieli skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, każdy z nich będzie musiał złożyć najpierw oświadczenie ZUS OSW, a następnie raporty ZUS RIA za pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Pan Janusz zostanie więc wykazany w trzech odrębnych raportach przez każdego z trzech pracodawców, z którymi miał podpisane umowy w okresie branym pod uwagę.

Raport informacyjny ZUS RIA będzie zawierał następujące dane:

  • informacje dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,

  • informacje dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 128), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za osobę, od której płatnik uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

  • informacje dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 967), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za osobę, od której płatnik uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

  • informacje dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy,

  • dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. emeryturach pomostowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1924) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

  • informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1311),

  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

W raporcie ZUS RIA jako płatnicy będziemy wykazywać tylko te dane, które dotyczą osoby, za którą dokument taki jest składany. Oznacza to, że w przypadku zleceniobiorców podawana będzie tylko informacja o przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego.

Termin na złożenie druku ZUS RIA

Termin na złożenie raportu informacyjnego uzależniony jest od daty rozwiązania stosunku pracy lub zakończenia umowy zlecenia. Zgodnie z art. 41b ustawy systemowej dokument ten powinien być przekazany do ZUS:

  • wraz z wyrejestrowaniem danej osoby z ubezpieczeń społecznych, a więc razem z drukiem ZUS ZWUA – jeżeli wyrejestrowanie z ubezpieczeń nastąpi po złożeniu przez płatnika składek oświadczenia ZUS OSW,

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – w przypadku gdy wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych nastąpi przed złożeniem wspomnianego oświadczenia.

Przykład 6
Wyrejestrowanie razem z ZUS RIA pracownika…

Pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW 31 stycznia 2019 r. Z dniem 30 kwietnia 2019 r. ulegnie rozwiązaniu umowa o pracę z osobą, która została zatrudniona u tego pracodawcy 1 lutego 2017 r. W ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, a więc nie później niż 7 maja 2019 r. pracodawca powinien przekazać do ZUS wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA wraz z raportem ZUS RIA. W raporcie tym wykazane zostaną dane z okresu od 1 lutego 2017 r. do 31 grudnia 2018 r.

Przykład 7
…i zleceniobiorcy

Z dniem 28 lutego 2019 r. ulegnie rozwiązaniu umowa zlecenie zawarta 1 czerwca 2015 r., z tytułu której zleceniobiorca objęty był wszystkimi rodzajami ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczeniem zdrowotnym. Płatnik składek złoży oświadczenie ZUS OSW 1 sierpnia 2019 r. W ciągu 7 dni od rozwiązania umowy zlecenia, a więc w terminie do 7 marca 2019 r., osoba ta powinna zostać wyrejestrowana z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA. Natomiast na przekazanie za nią raportu ZUS RIA zleceniodawca będzie miał czas do 28 lutego 2020 r.

Dokumentowanie pracy górniczej na dotychczasowych zasadach

W raporcie ZUS RIA nie ma informacji o okresach pracy górniczej, ponieważ – zgodnie z art. 5 ustawy nowelizującej – pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Tego rodzaju prace będą dokumentowane w dotychczasowy sposób dlatego też informacji o nich nie ma w wspomnianym raporcie.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy i zleceniodawcy po złożeniu dokumentu ZUS RIA

Pracownik wyrejestrowywany z ubezpieczeń, za którego wraz z drukiem ZUS ZWUA złożony był raport informacyjny ZUS RIA, powinien otrzymać od pracodawcy kopię tego raportu celem sprawdzenia prawidłowości wykazanych w nim danych. Zwalnianemu pracownikowi pracodawca powinien też przekazać:

  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej (tzw. stare wykazy),

  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych (tzw. nowe wykazy),

  • dokument potwierdzający uprawnienie do ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie koleje Państwowe”, określający, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent.

Pracodawca powinien pouczyć pracownika o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport ZUS RIA),

  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej w ciągu miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie obowiązującego terminu jej przechowywania,

  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych.

Z kolei zleceniodawcy będą zobowiązani do przekazania zwalnianemu zleceniobiorcy kopii złożonego za niego raportu ZUS RIA oraz poinformowania o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji związanej z umową zleceniem, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego,

  • prawie do odbioru tejże dokumentacji w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie obowiązującego okresu przechowywania.

Powyższe obowiązki wprowadzają art. 41c ustawy systemowej oraz art. 6 ustawy nowelizującej.

Korekta błędów stwierdzonych przez płatnika lub ubezpieczonego w ZUS RIA

Zgodnie z art. 41e ust. 1 ustawy systemowej pracodawcy i zleceniodawcy będą musieli złożyć korygujący raport informacyjny (ZUS RIA), jeśli stwierdzą nieprawidłowości w pierwotnie złożonym dokumencie albo błędy te zauważy osoba, której raport dotyczy. W takim przypadku odpowiednie zastosowanie będą miały art. 41 ust. 6, 7a i 7b, a także art. 47 ust. 3c ustawy systemowej. Oznacza to, że w stosunku do korekt raportu ZUS RIA zastosowanie mają terminy obowiązujące przy korygowaniu funkcjonujących dotychczas raportów, tj. ZUS RCA, ZUS RSA oraz ZUS RZA.

Przykład 8
Korekta ZUS RIA


30 kwietnia 2019 r. rozwiązaniu ulegnie umowa o pracę pracownika objętego akcją składania raportów informacyjnych ZUS RIA. Dokument ten zostanie przekazany do ZUS 6 maja 2019 r. i w tym dniu otrzyma go również pracownik. Przyjmijmy, że w czerwcu 2019 r. pracodawca zauważy błąd w wspomnianym raporcie. Zgodnie z nowo dodanym art. 41e ust. 1 ustawy systemowej w takiej sytuacji odpowiednie zastosowanie będzie miał art. 41 ust. 7a tejże ustawy, co oznacza, że korekta raportu informacyjnego powinna być złożona przez pracodawcę w ciągu 7 dni od zauważenia błędu.

Obowiązki ZUS związane z ZUS RIA

Osoba, za którą został złożony raport ZUS RIA zostanie poinformowana o tym fakcie także przez ZUS:

  • w informacji o stanie konta przesłanej za rok, w którym raport ten został złożony,

  • w rozliczeniu rocznym podatku dochodowego (PIT) lub informacji o dochodzie rocznym przesłanych osobie pobierającej świadczenie emerytalno-rentowe i z uwagi na to nie otrzymującej informacji o stanie konta.

Jeżeli zainteresowany posiada utworzony profil na PUE ZUS, również tam ukaże się informacja o złożeniu przez płatnika składek raportu ZUS RIA.

Podobnie jak w przypadku informacji przekazywanych przez pracodawcę lub zleceniodawcę, ZUS powiadomi dodatkowo osoby, za które złożony był raport ZUS RIA o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej lub dotyczącej umowy zlecenia,

  • prawie do odbioru wspomnianej dokumentacji i obowiązującym terminie na dokonanie tej czynności,

  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,

  • konieczności wystąpienia do pracodawcy o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionej w starych lub nowych wykazach.

Postępowanie wyjaśniające i ewentualna korekta danych zapisanych na koncie

Zgodnie z art. 41c ust. 2 ustawy systemowej w przypadku stwierdzenia przez ubezpieczonego, że raport ZUS RIA nie zawiera wszystkich wymaganych informacji lub dane te zostały niewłaściwie zaewidencjonowane na koncie prowadzonym przez ZUS, stosuje się zasady określone w art. 50 ust. 2e–2n ustawy. W takiej sytuacji osoba zainteresowana powinna złożyć do płatnika składek (tu pracodawcy lub zleceniodawcy) na piśmie albo do protokołu wniosek o sprostowanie przekazanych do ZUS danych lub ich uzupełnienie.

W ciągu 60 dni od otrzymania wspomnianego wniosku płatnik powinien poinformować pisemnie wnioskodawcę o sposobie jego rozpatrzenia, a w razie uznania zgłaszanych zastrzeżeń skorygować błędny dokument, w terminie 30 dni od przekazania wspomnianej informacji.

Jeżeli płatnik nie uzna zgłaszanych zastrzeżeń lub dany płatnik już nie istnieje, zainteresowany może złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego bezpośrednio w ZUS. Na zakończenie takiego postępowania ZUS ma wyznaczony termin 3 miesięcy, a w przypadku postępowania szczególnie skomplikowanego 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego potwierdzą się zgłaszane zastrzeżenia, płatnik składek będzie miał 30 dni na złożenie korekty raportu informacyjnego.

Zmiany w Płatniku

Omawiane zmiany skutkować będą także koniecznością dostosowania do nich programu Płatnik, aplikacji e-Płatnik oraz profilu płatnika i ubezpieczonego na PUE, a także wykorzystywanych przez pracodawców i zleceniodawców programów kadrowo-księgowych.

Zgodnie z informacją dostępną na stronie internetowej ZUS do programu Płatnik oraz aplikacji e-Płatnik dodane zostaną nowe formularze ZUS OSW, ZUS RPA i ZUS RIA, jak również zmienione zostaną druki ZUS DRA, ZUS ZWUA oraz Informacja miesięczna/roczna dla ubezpieczonego. Wprowadzone zostaną też nowe słowniki i narzędzia weryfikacji, które już podczas wypełniania danego dokumentu będą sprawdzać poprawność tej czynności i sygnalizować ewentualne błędy. Nowością będzie także komunikat informujący płatnika składek o upływającym terminie na złożenie raportów ZUS RIA.

Na profilu płatnika umieszczona zostanie z kolei informacja o złożonym oświadczeniu ZUS OSW, dodana zostanie lista ubezpieczonych, za których złożone zostały raporty informacyjne oraz osób, za których dokument ten nie został jeszcze złożony. Natomiast ubezpieczony będzie miał dostęp do danych zawartych w dotyczących go raportach ZUS RIA poprzez platformę PUE.

Podstawa prawna: 
  • art. 4 pkt 6a, art. 36 ust. 11a, art. 41 ust. 6a, ust. 7a–7b, art. 41a–41f, art. 47 ust. 3c, art. 50 ust. 2e–2n ustawy z 23 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.),

  • art. 32, art. 33, art. 125a, art. 184 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1270),

  • ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Autorem odpowiedzi jest: 

Bogdan Majkowski

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel