Procedura przejścia na elektroniczne akta osobowe

Procedura przejścia na elektroniczne akta osobowe

12.12.2018

Aby właściwie zdigitalizować dokumentację, pracodawca powinien postępować według schematu. W tym celu pracodawca może wydać instrukcję postępowania określającą krok po kroku kolejne etapy i poszczególne czynności upoważnionych pracowników. Opracowując taki dokument, należy posiłkować się przepisami, z których pośrednio wynika tok postępowania oraz obowiązki i terminy.

PROCEDURA PRZEJŚCIA Z PAPIEROWYCH NA ELEKTRONICZNE AKTA OSOBOWE

Krok 1.
Podejmując decyzję o zmianie dotychczasowej postaci prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną, pracodawca powinien poinformować o niej pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie. Następnie powinien wyznaczyć osobę lub osoby do procesu digitalizacji i odpowiednio je przeszkolić, aby umiejętnie posługiwały się sprzętem, np. skanerem. Musi to zrobić, zanim powiadomi załogę, gdyż w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia pracownicy będą mieli roszczenie o odebranie wersji papierowej. Warto dobrze to przemyśleć, bo zrobienie starannych skanów wszystkich dokumentów w teczkach pracowników w krócej niż 30 dni może często być poważnym problemem. W praktyce chodzi bowiem o to, aby odwzorowanie było wierne i czytelne.

Krok 2.
Kolejnym krokiem powinno być ustalenie sposobu zabezpieczenia nowej postaci dokumentów, w tym w szczególności określenie nośnika, na którym będą one przechowywane, sposobu potwierdzania prawdziwości i integralności dokumentu oraz zasad tworzenia i zabezpieczania kopii zapasowych.

Krok 3.
Następnie pracodawca powinien ustalić kolejność przetwarzanych dokumentów, a także sposób ich oznaczenia. Powinny one być odpowiednio oznaczone ze wskazaniem, do której części akt osobowych dokument powinien trafić, pliki powinny również zawierać metadane. Z metadanych będzie wynikać przyporządkowanie dokumentu do danej części akt osobowych („rodzaj”) oraz czas niezbędny do ich przetworzenia.

Krok 4.
Kiedy proces zostanie zakończony, pracodawca powinien poinformować pracowników o możliwości odebrania poprzedniej wersji dokumentacji. Zależnie od okoliczności taka informacja może również zostać przekazana na początku całego procesu. W praktyce ma to jednak sens jedynie wówczas, gdy digitalizacja będzie przebiegała szybko, np. w firmach zatrudniających kilku pracowników. W pozostałych przypadkach (np. digitalizacja potrwa dłużej lub nie można dokładnie określić, ile będzie trwała) z taką informacją warto poczekać do zakończenia całego procesu, żeby móc faktycznie „od ręki” wydać dokumenty zgłaszającemu się po nie pracownikowi.

Związane z elektronizacją akt osobowych obowiązki pracodawcy to przede wszystkim obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz obowiązki dotyczące zabezpieczenia akt prowadzonych i przechowywanych w elektronicznej formie.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Obowiązek informacyjny pracodawcy aktualizuje się z chwilą podjęcia decyzji o zmianie dotychczasowej postaci akt osobowych. Każdorazowa zmiana, np. z akt papierowych na elektroniczne, czy odwrotnie, wymaga poinformowania o tym fakcie pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W praktyce taka informacja powinna być pracownikom przekazana w sposób zwyczajowo w firmie przyjęty, np. poprzez publikację na firmowej tablicy ogłoszeń, przekazanie tej informacji wszystkim kierownikom ze zobowiązaniem ich do poinformowania podwładnych, poprzez e-mail przesłany na firmową skrzynkę pocztową, poprzez umieszczenie zawiadomienia w zakładowym intranecie itp.

Chodzi więc o powiadomienie pracowników (w sposób przyjęty w zakładzie) oraz byłych pracowników (na piśmie lub elektronicznie) o zmianie postaci przechowywania informacji i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.

W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika dokumentację, która go dotyczyła, mogą odebrać:

  • dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,

  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

  • małżonek,

  • rodzice, w tym ojczym, macocha oraz osoby przysposabiające.

Wymienione osoby nie muszą przy tym spełniać żadnych dodatkowych warunków, aby otrzymać dokumentację.

Wydając zgłaszającemu się pracownikowi (byłemu pracownikowi lub uprawnionej osobie) dokumenty, warto zadbać o potwierdzenie tego faktu dla celów dowodowych, np. poprzez podpisanie opatrzonego datą oświadczenia.

Obowiązki związane z zabezpieczeniem

Szczegółowe obowiązki związane z zabezpieczeniem dokumentacji elektronicznej określa projekt rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej, który stanowi, że zabezpieczenie powinno w szczególności polegać na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,

  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,

  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,

  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i technicznoinformatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,

  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Obowiązek zabezpieczenia dokumentacji elektronicznej zostanie spełniony wówczas, gdy w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych,

  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,

  3. są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel