Dokumentacja pracownicza: zasady prowadzenia i nowe okresy przechowywania (zestawienie)

Dokumentacja pracownicza: zasady prowadzenia i nowe okresy przechowywania (zestawienie)

Katarzyna Wrońska-Zblewska

13.12.2018

Do końca 2018 roku akta osobowe musimy przechowywać przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia, a dokumenty związane z ewidencją czasu pracy – przez 3 lata. Jednak dla zatrudnionych po nowym roku termin ten ma wynieść 10 lat dla całej dokumentacji.

Zgodnie z projektem rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (z 22 listopada 2018 r.):

Zbiór

Przykładowe dokumenty w zbiorze

Zasady prowadzenia zbioru (od 2019 r.)

Okres przechowywania zbioru (od 2019 r.)

Akta osobowe

Część A: skierowania na badania i aktualne orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych z poprzedniego zakładu pracy,

Część B: umowa o pracę, zakres czynności, potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego, skierowania na badania i orzeczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych

Część C: wypowiedzenie umowy o pracę, porozumienie stron rozwiązujące umowę, wnioski o wydanie świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa pracy

Część D: odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową, wyjaśnienia pracownika

Od 1 stycznia 2019 r. akta mają składać się z 4 części (od A do D). Dokumenty w poszczególnych częściach muszą być ułożone chronologicznie i ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Dokumenty w częściach A, B i C mogą być łączone w zbiory powiązane ze sobą tematycznie (w tych częściach dokumenty muszą być chronologiczne i ponumerowane według schematu A1, A2, A3, itd.). Dokumenty w części D powinny być przechowywane w częściach dotyczących danej kary i ponumerowane odpowiednio D1, D2, itd.

Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r. – 10* lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania).

Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. – akta oraz dokumentacja wynagrodzeniowa będą nadal przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a dokumentacja urlopowa, czasu pracy i ewidencje bhp – 3 lata.

Skrócenie 50 letniego okresu przechowywania jest możliwe pod warunkiem  złożenia za pracownika specjalnego raportu informacyjnego do ZUS. Wówczas okres  przechowywania dokumentacji* będzie wynosił 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. - akta i dokumentacja wynagrodzeniowa będą musiały być przechowywane 50 lat; za takich pracowników nie można złożyć raportu informacyjnego. Pozostała dokumentacja – 3 lata. Zasady te dotyczą również byłych pracowników.

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy

Karty ewidencji czasu pracy do których dołącza się m.in. o informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, wnioski pracownika dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na pracę w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy

Dokumenty te powinny być prowadzone odrębnie dla każdego pracownika. Dlatego też dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumentacja wynagrodzeniowa, urlopowa oraz ewidencje bhp powinny być przechowywane w podzbiorach opatrzonych imieniem i nazwiskiem danego pracownika (choć nie wynika to wprost z przepisów). Dokumenty w takich zbiorach nie muszą być numerowane. Dla porządku warto jednak, aby były poukładane chronologicznie

Dokumentacja wynagrodzeniowa

Listy płac, dokumenty potwierdzające wypłatę wynagrodzenia (np. pokwitowanie odbioru, dowody wykonania przelewów bankowych), wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

Ewidencje bhp

ewidencja przydziału ŚOI, odzieży roboczej i obuwia oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwa oraz ekwiwalentu za pranie i konserwację

Dokumentacja urlopowa

Plan urlopów, wnioski urlopowe, dokumenty dotyczące ustalenia terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego (np. prośba pracownika o przesunięcie ustalonego już terminu wykorzystania urlopu)

Dokumentacja zfśs

Regulamin zfśs, preliminarz na dany rok, wnioski uprawnionych wraz z załącznikami (np. oświadczenia o sytuacji życiowej), decyzje komisji socjalnej, dowody przyznania poszczególnych świadczeń (np. pokwitowanie odbioru paczek świątecznych)

Choć nie wynika to wprost z przepisów dokumentacja ta powinna być prowadzona w podzbiorach obejmujących np. wnioski rozpatrywanie na danych posiedzeniach komisji. Dokumenty nie muszą być numerowane. Dla porządku warto jednak, aby były poukładane chronologicznie.

3 lata

Dokumentacja powypadkowa

Rejestr wypadków przy pracy, protokoły powypadkowe wraz z załącznikami (np. protokół odebrania wyjaśnień od poszkodowanego i świadków, dokumenty potwierdzające wystąpienie urazu (np. karta SOR, zaświadczenie z pogotowania ratunkowego, zaświadczenie lekarskie z poradni specjalistycznej), dokumenty potwierdzające realizację zaleceń powypadkowych (np. potwierdzające dodatkowe szkolenia załogi)

Dokumenty te powinny być przechowywane w podzbiorach obejmujących całą dokumentację dotyczącą danego zdarzenia wypadkowego (choć nie wynika to wprost z przepisów). Dokumenty zgromadzone w takim zbiorze nie muszą być numerowane. Dla porządku warto jednak, aby były poukładane chronologicznie

Zgodnie z Kodeksem pracy – 10 lat

* Uwaga: skrócenie okresu przechowywania akt osobowych (z 50 do 10 lat) oznaczałoby jednoczesne wydłużenie (z 3 do 10 lat od końca roku w którym ustało zatrudnienie) przechowywania innej dokumentacji np. związanej z ewidencją czasu pracy; zobaczymy jeszcze czy potwierdzą to przyszłe interpretacje, ale na razie sama treść rozporządzenia zdaje się wskazywać właśnie taką wykładnię.

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel