Jakie czynności kadrowe można wykonać zdalnie

Jakie czynności kadrowe można wykonać zdalnie

Wskazówki dla działów kadrowo-płacowych

Skierowanie na badania profilaktyczne*

Przepisy wymagają skierowania na piśmie, a więc w zależności od okoliczności można:

• przygotować i przesłać wypełnione skierowanie do wydruku i podpisu przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną np. przełożonego),
• przygotować, wypełnić, podpisać własnoręcznie i wysłać pracownikowi tradycyjną pocztą,
• przygotować, wypełnić, podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać pracownikowi e-mailem (choć w praktyce powstają wątpliwości czy rzeczywiście możliwe jest stosowanie podpisu elektronicznego na skierowaniach; część praktyków uważa, że skierowanie jest oświadczeniem woli i można zastosować e-podpis (art. 78¹ kc w zw. z art. 300 kp), część zaś uznaje, że możliwa jest tylko forma papierowa i podpis odręczny)

Kwestionariusze osobowe

Choć przepisy prawa pracy nie wymagają wprost formy pisemnej, pośrednio taka forma wynika z rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej.  Możliwe jest przygotowanie i przesłanie pracownikowi druków do wypełnienia e-mailem. Wypełnione dokumenty powinny zostać albo przesłane pocztą tradycyjną (własnoręczny podpis pracownika) albo elektroniczną (e-podpis jeśli pracownik go posiada, choć istnieją tu podobne wątpliwości jak w przypadku skierowań na badania lekarskie). Przyjęcie samego skanu takiego dokumentu bez jego oryginalnej postaci jest ryzykowne (nie powinny budzić wątpliwości co do ich autentyczności)

Informacja o warunkach zatrudnienia*

Informacja może zostać przygotowana jako druk do wypełnienia lub gotowy wypełniony dokument i powinna zostać przekazana na piśmie (art. 29 § 3 kp) możliwe jest więc przygotowanie, podpisanie i przesłanie jej pocztą tradycyjną. Ze względu na cel informacyjny wydaje się, że taki dokument może zostać przesłany skanem; forma elektroniczna z e-podpisem jest dyskusyjna, choć dozwolona (nie jest to oświadczenie woli)

Umowa o podnoszenie kwalifikacji, umowa o zakazie działalności konkurencyjnej*

Dokumenty można przygotować podczas pracy zdalnej (np. można przygotować same druki do wypełnienia przez pracodawcę lub przygotować całą umowę wraz z danymi). Obie umowy powinny być zawierane na piśmie (art. 101³ kp oraz art. 103⁴ kp), a więc możliwa jest „wymiana” tradycyjną pocztą własnoręcznie podpisanych dokumentów albo „wymiana” elektroniczna z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 78¹ kc). Jeśli pracownik nie posiada takiego podpisu możliwa jest sytuacja, gdzie pracodawca podpisze dokumenty elektronicznie a pracownik własnoręcznie.

Polecenie innej pracy niż określona w umowie o pracę, polecenie wyjazdu służbowego, polecenie pracy nadliczbowej, polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego (zaległego lub w okresie wypowiedzenia)*

Polecenia można przygotować w formie druku do uzupełnienia, albo jako gotowe dokumenty wraz z danymi (np. okres powierzenia innej pracy). Polecenia mogą zostać wydane w dowolnej formie, nawet ustnie, dlatego też możliwe jest przesłanie ich e-mailem w treści wiadomości lub jako skan (podpis kwalifikowany nie jest wymagany), a nawet smsem

Uzupełnianie ewidencji czasu pracy

Na podstawie przesłanego skanu listy obecności, ewidencji czynności wykonanych w ramach pracy zdalnej, zestawienia godzin, w oparciu o dane z systemu elektronicznego, itp.

Potwierdzanie obecności w pracy

W zależności od stosowanego sposobu, np. skan listy obecności, logowanie do systemu wraz z datami i godzinami

Kara porządkowa*

W zależności od okoliczności możliwe jest:

• przygotowanie pracodawcy (lub osobie upoważnionej, np. przełożonemu) druków protokołu wyjaśnień pracownika, zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową z pouczeniem, itp.; takie dokumenty powinny wówczas zostać podpisane przez pracodawcę lub upoważnioną osobę,
• odebranie wyjaśnień pracownika może odbyć poprzez wymianę e-maili (tzw. wysłuchanie – art. 109 § 2 kp - nie musi odbywać się na piśmie),
• zawiadomienie o ukaraniu karą porządkową musi mieć formę pisemną, a więc może zostać przesłane pocztą tradycyjną z własnoręcznym podpisem pracodawcy (lub osoby upoważnionej) lub elektronicznie z e-podpisem

Informacja o przedłużeniu umowy do dnia porodu

Nie jest wymagana na piśmie, można zatem przesłać ją emailem w treści wiadomości albo w załączniku jako skan pisma (podpis kwalifikowany nie jest wymagany)

Umowa o pracę, porozumienie zmieniające umowę o pracę, wypowiedzenie zmieniające, wypowiedzenie definitywne, rozwiązanie bez wypowiedzenia, rozwiązanie za porozumieniem stron*

Czynności te można z powodzeniem przygotować podczas pracy zdalnej (albo w formie druków do wypełnienia przez pracodawcę, albo gotowych pism z danymi). Wszystkie te dokumenty wymagają oświadczeń woli (odpowiednio – jednej ze stron lub obu stron). Dlatego też mogą być podpisywane własnoręcznie i przesyłane pocztą tradycyjną albo mogą przybrać formę elektroniczną podpisaną e-podpisem. W razie, gdy pracownik nie dysponuje takim podpisem a zawierane jest np. porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę, pracownik może podpisać własnoręcznie, a pracodawca może skorzystać z e-podpisu

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy  i „odwołanie” zwolnienia*

Takie zwolnienie (jak również „odwołanie zwolnienia”) traktowane jest jak polecenie służbowe, które nie musi być na piśmie, możliwe jest zatem przekazanie go pracownikowi w treści e-maila (bez e-podpisu). Często w praktyce zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest częścią wypowiedzenia i w takiej sytuacji – jako jeden dokument – jest podpisywane albo własnoręcznie albo przy użyciu e-podpisu

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Skrócenie okresu wypowiedzenia wymaga oświadczeń woli (odpowiednio – jednej ze stron na podstawie art. 36¹ kp lub obu stron na podstawie art. 36 § 6 kp). Dlatego też taki dokument może być podpisany własnoręcznie i przesyłany pocztą tradycyjną albo może przybrać formę elektroniczną podpisaną e-podpisem (choć najczęściej ma on formę identyczną z wypowiedzeniem umowy o pracę). W razie, gdy pracownik nie dysponuje takim podpisem a zawierane porozumienie stron o skróceniu okresu wypowiedzenia, pracownik może podpisać własnoręcznie, a pracodawca może skorzystać z e-podpisu

Wnioski urlopowe

Zależnie od okoliczności mogą być generowane przez stosowany w zakładzie system teleinformatyczny,  mogą być przekazywane w treści e-maila lub nawet w formie skanu (przepisy prawa pracy nie wymagają zachowania formy pisemnej, więc e-podpis  nie musi być stosowany)

Udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego, opieki na dziecko na podstawie art. 188 kp, dni na poszukiwanie pracy*

Przepisy prawa pracy nie wymagają zachowania formy pisemnej dlatego też może odbywać się poprzez e-mail (w treści wiadomości lub jako skan – e-podpis nie jest wymagany), w tradycyjnej papierowej formie przesyłanej pocztą, albo w systemie teleinformatycznym działającym w zakładzie pracy (e-urlopy)

Udzielenie opieki na dziecko*

Wymaga złożenia wniosku opatrzonego podpisem pracownika, dlatego też w zależności od okoliczności można:

• przyjąć dokument podpisany własnoręcznie przez pracownika i np. przesłany pocztą tradycyjną,
• przyjąć dokument elektroniczny podpisany e-podpisem jeśli pracownik go posiada (skany mogą być akceptowane jedynie dla celów informacyjnych, gdy skanowany dokument zostanie bezzwłocznie przez pracownika przesłany pocztą tradycyjną lub dostarczony w oryginale w inny sposób, np. do specjalnej skrzynki przed firmą).

Zgoda na pracę powyżej 8 godzin rodzic dziecka do lat 4 i cofnięcie tej zgody*

Choć przepisy prawa pracy nie wymagają wprost składania takiego dokumentu w formie pisemnej, pośrednio taka forma jest wymagana przez rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej. Zgoda lub brak zgody (albo cofnięcie zgody) to w mojej ocenie oświadczenie woli i dlatego dokument powinien zawierać albo własnoręczny podpis pracownika (forma papierowa) albo e-podpis (forma elektroniczna)

Świadectwo pracy*

Wymaga podpisu pracodawcy (lub osoby upoważnionej). W zależności od okoliczności można:

• przygotować świadectwo i przesłać wypełnione świadectwo do wydruku i podpisu przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną np. przełożonego),
• przygotować, wypełnić , podpisać własnoręcznie i wysłać pracownikowi tradycyjną pocztą,
• przygotować, wypełnić, podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać pracownikowi e-mailem