Podróż służbowa pracownika samorządowego a czas pracy

Podróż służbowa pracownika samorządowego a czas pracy

Maria Kucharska-Fiałkowska

29.07.2015

Podróże służbowe pracowników wiążą się z obowiązkiem ponoszenia przez pracodawców publicznych kosztów z nimi związanych. Istotne jest przy tym poprawne określenie czasu i miejsca podróży. W przypadku podróży służbowych czas poświęcony na dojazd do miejsca docelowego nie będzie wliczany do czasu pracy, ponieważ nie jest pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania zadania – chyba że w tym czasie pracownik wykonuje pracę.

Podróż służbowa pracownika samorządowego

Podróż służbowa jest definiowana jako wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, gdzie jest stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Poleceniem wykonywania pracy będzie więc wykonywanie obowiązków wynikających z zakresu powierzonych pracownikowi zadań, ale także szkolenia albo wykonywanie innych zadań służbowych. Istotą jest jednak związek z wykonywaną pracą oraz polecenie pracodawcy. Inne wyjazdy, które nie spełnią tych kryteriów, nie będą stanowiły podróży służbowej i pracownikowi nie będą z tego tytułu przysługiwały diety, zwrot kosztów przejazdu czy zwrot innych wydatków, w tym związanych z noclegiem.

Dokumentowanie podróży służbowej pracownika samorządowego

Do udokumentowania, że mamy do czynienia z podróżą służbową, pracodawcy zazwyczaj stosują druki poleceń podróży służbowej lub wyjazdu służbowego, pozwalające na określenie miejsca docelowego, środka komunikacji, wskazanie pobranych zaliczek oraz rozliczenia podróży służbowej. Jest to druk pomocniczy i nie ma obowiązku stosowania go w jakiejś konkretnej formie, jednak celowe jest, aby w jednostce miały zastosowanie odpowiednie dokumenty, które pozwolą na prawidłowe udokumentowanie podróży służbowej.

Polecenia wyjazdu służbowego powinny określać pełną trasę podróży oraz zastosowane środki transportu. Jednostka musi także pamiętać o posiadaniu dokumentacji na sposób obliczenia wysokości diet i okresów, za który zostały naliczone. Na poleceniu księgowania, na podstawie którego zaksięguje się rozliczenie zaliczki, nie może zabraknąć daty jego sporządzenia, podpisu sporządzającego i podpisów na dowód kontroli.

Do ustalenia diet oraz zwrotu innych kosztów podróży istotne znaczenie mają pojęcia miejsca docelowego oraz czasu podróży służbowej.

Miejsce docelowe w podróży służbowej

Miejscem docelowym w podróży służbowej jest miejscowość zakończenia podróży służbowej, co generalnie jest tożsame z miejscem wykonywania powierzonego zadania. Jest wyznaczana przez pracodawcę tak samo jak miejscowość jej rozpoczęcia. W przypadku krajowych podróży służbowych może być to miejscowość, w której pracownik mieszka, nawet jeśli jest inna niż miejsce wykonywania pracy.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Problematyczne jednak w takim przypadku będzie to, jak rozliczać delegację. Najbardziej optymalna z punktu widzenia pracownika byłaby wypłata diet według najwyższej stawki. Należy jednak pamiętać, że w przypadku jednostek należących do sektora budżetowego działanie takie może zostać uznane za niegospodarność.

Podobnie jest w przypadku przejazdu na terenie kraju w trakcie odbywania podróży zagranicznych, które to trzeba traktować jak podróż krajową. Problematyczne jest jednak, czy poszczególne odcinki trzeba łączyć, czy rozliczać oddzielnie. Biorąc pod uwagę, że pracownik odbywa jedną podróżą służbową, można uznać, że należy je traktować jako całość trasy. Z uwagi jednak na brak stosownego przepisu uszczegóławiającego mogą pojawić się w tej kwestii odmienne opinie.

Czas podróży w trakcie podróży służbowej pracownika samorządowego

Czas podróży został w rozporządzeniu określony dla podróży zagranicznej. Jest obliczany w zależności od rodzaju środka transportu. Jeśli podróż odbywa się środkami komunikacji:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego (§ 12 rozporządzenia).

Zdaniem Sądu Najwyższego: W przypadku podróży służbowych czas poświęcony na dojazd do miejsca docelowego nie będzie wliczany do czasu pracy (nie jest pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania zadania), chyba że w tym czasie pracownik wykonuje pracę, jak to jest np. w przypadku kierowców.

Autorem odpowiedzi jest: 

Maria Kucharska-Fiałkowska

Nasze usługi

Audyt dokumentów czasu pracy
Ułożenie grafików czasu pracy
Szkolenia

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Konferencje

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel