Premia uznaniowa - jak krok po kroku wprowadzić nowy składnik wynagrodzenia?

Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak taki regulamin opracować i na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Po pierwsze wyjaśnijmy, że sformułowanie „premia uznaniowa” jest to termin często spotykany potocznie, ale - co należy podkreślić - nieprawidłowy. Nie ma, bowiem takiego świadczenia jak premia uznaniowa.

Jeśli zamiarem pracodawcy jest rzeczywiście wypłacanie pracownikom świadczeń uznaniowych, nie ma potrzeby tworzyć regulaminu jego przyznawania. Świadczenie takie jest, bowiem w rzeczywistości nagrodą, którą pracodawca może przyznać pracownikowi w każdym czasie - w uznaniu jego zaangażowania, wzorowego wypełniania obowiązków, przejawiania inicjatywy w pracy i podnoszenia jej wydajności oraz jakości.

Zdaniem SN: O przyznaniu nagrody i jej wysokości decyduje pracodawca
Uznaniowy charakter nagrody polega na tym, że zarówno przyznanie jej pracownikowi, jak i określenie wysokości nagrody należy do zakresu swobodnego uznania zakładu pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 8 czerwca 1977 r., I PR 175/76, LEX nr 14388).

Pracownik, aby otrzymać nagrodę, nie jest zobowiązany do spełnienia z góry określonych warunków. Decyzja o przyznaniu takiego świadczenia należy wyłącznie do pracodawcy. W przypadku przyznania nagrody odpis zawiadomienia o jej przyznaniu składa się do akt osobowych pracownika.

Jak wskazano wyżej decyzja o przyznaniu nagrody należy wyłącznie do pracodawcy i nie jest uzależniona od spełnienia przez pracownika jakichś z góry określonych warunków (pracownik nie może, co do zasady, skutecznie dochodzić wypłaty nagrody).

Zdaniem SN: Pracownik, co do zasady, nie ma roszczenia o wypłatę nagrody
Pracownik, co do zasady, nie ma roszczenia o nagrodę, (jako świadczenie uznaniowe) z wyjątkiem dwóch sytuacji. Pierwsza z nich ma miejsce wówczas, gdy pracodawca wadliwie korzysta ze swojego uznania w odniesieniu do przyznania pracownikowi nagrody. Druga sytuacja ma miejsce wtedy, gdy pracodawca przyznał już pracownikowi nagrodę, a następnie odmawia jej wypłaty (wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 2011 r., II PK 169/10, LEX nr 1095824).

Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma pełną dowolność i niczym nieograniczoną swobodę w przyznawaniu takich świadczeń - musi, bowiem stosować się do zasady równego traktowania w zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Zdaniem SN: Pracodawca musi oceniać wszystkich pracowników i wyniki ich pracy według jednakowych kryteriów
Uznanie, co do przyznania nagrody jest ograniczone przez spoczywający na pracodawcy obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy oraz przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy: równego traktowania pracowników z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków oraz zakazu dyskryminacji. Nagroda jest wynagrodzeniem w rozumieniu art. 18^3c Kodeksu pracy, co oznacza, że także do nagrody, jako świadczenia przyznawanego pracownikowi na podstawie uznania pracodawcy mają zastosowanie reguły jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę jednakowej wartości (wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 2011 r., II PK 169/10, LEX nr 1095824).

Warto również podkreślić, że nagroda (o ile rzeczywiście jest nagrodą) nie ma charakteru wynagrodzenia i nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop oraz innych świadczeń obliczanych na takich zasadach (por.: wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77, M.Prawn. 2002/6/271).

Natomiast premia (zwana również premią regulaminową) jest świadczeniem o innym charakterze niż nagroda. Przysługuje ona, bowiem pracownikowi na zasadach określonych w wewnętrznych przepisach płacowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub - w razie braku takich aktów - na podstawie zapisów w indywidualnych umowach o pracę; pracodawca niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania oraz nieobjęty układem zbiorowym pracy może również stworzyć odrębny regulamin premiowania), tj. po spełnieniu z góry określonych, obiektywnych i mierzalnych kryteriów.

Warto, zatem zadbać, aby postanowienia w aktach wewnętrznych dotyczące zasad przyznawania premii były jak najbardziej szczegółowe.

Wprowadzając premię należy przede wszystkim określić warunki i kryteria, jakie musi spełnić pracownik, aby tę premię otrzymać. Kryteria te muszą być obiektywne, mierzalne, takie same dla wszystkich pracowników lub dla pracowników z danej (wyodrębnionej grupy).

Przykładowo pracownicy zatrudnieni na stanowiskach handlowców mogą otrzymywać premie za przekroczenie określonego pułapu sprzedaży, a pracownicy produkcji - za zrealizowanie zamówień ponad określoną liczbę.

Przepisy wewnętrzne, oprócz warunków przyznania i wypłaty premii, powinny regulować także częstotliwość jej wypłaty.

Premia, jako składnik wynagrodzenia, powinna być wypłacana z dołu, w terminie wypłaty wynagrodzenia. A zatem premia miesięczna będzie wypłacana za dany miesiąc razem z wynagrodzeniem za pracę za ten miesiąc, premia kwartalna będzie wypłacana po zakończeniu kwartału - razem z wynagrodzeniem za miesiąc po zakończaniu danego kwartału itd.

W uregulowaniach wewnętrznych nie może zabraknąć postanowień dotyczących wysokości premii oraz zasad jej obliczania. Pracodawca może określić premię kwotowo lub procentowo lub w sposób mieszany. W przypadku premii procentowej warto również doprecyzować, co stanowi podstawę naliczenia premii - czy jest to wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, czy tez wynagrodzenie zasadnicze wraz z innymi dodatkami przysługującymi pracownikowi.

Ważną, ale często pomijaną kwestią, jest uregulowanie zasad pomniejszania premii za okresy absencji pracownika. Chodzi tutaj o okresy niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz inne absencje, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego (urlop macierzyński, opieka nad chorym członkiem rodziny lub dzieckiem).

Takie postanowienie jest bardzo istotne z punktu widzenia ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Jeśli bowiem dany składnik wynagrodzenia, zgodnie z postanowieniami przepisów wewnętrznych, jest pomniejszany za okresy absencji pracownika i zasady te są w rzeczywistości stosowane przy wypłacie, to jest on uwzględniany w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków.

Przykładowo, jeśli zgodnie z postanowienia regulaminu wynagradzania pracownik nie ma prawa do premii za okresy niezdolności do pracy z powodu choroby i premia ta rzeczywiście nie jest mu wypłacana, to premia ta będzie uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego.

Natomiast w razie braku stosownych postanowień w tym zakresie w przepisach wewnętrznych, przyjmuje się, że dany składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okresy choroby i jest uwzględniany w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków - chyba, że pracodawca wykaże, że składnik ten jest za okres absencji wypłacany.

Przykładowe zapisy regulaminu wynagradzania dotyczące premii mogą brzmieć następująco:

Rozdział X

Premia miesięczna

10.1. Pracownikom przysługują premie miesięczne. Warunki przyznawania premii miesięcznej dla pracowników:
- działu e-mail marketingu określa 10.2 pkt 1,
- działu handlowego określa 10.2 pkt 2.

10.2.
1) Pracownik działu e-mail marketingu uzyskuje prawo do premii miesięcznej, jeśli spełnione są łącznie 2 warunki:
a) cały dział w sposób kompletny wdrożył zadanie określone na dany miesiąc w rocznym planie działań marketingowych,
b) każdy pracownik działu e-mail marketingu indywidualnie pozyskał, co najmniej 5 nowych zamówień z Internetu; jeśli w danym miesiącu pracownik jest nieobecny w pracy z powodów usprawiedliwionych wymagany minimalny poziom zamówień ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego w danym miesiącu.

2) Pracownik działu handlowego uzyskuje prawo do premii, jeśli spełnione są łącznie 2 warunki:
a) dział handlowy osiągnął poziom sprzedaży zaplanowany na dany miesiąc w rocznym planie sprzedaży na poziomie, co najmniej 90%,
b) każdy pracownik działu handlowego indywidualnie osiągnął poziom sprzedaży zaplanowany w rocznym indywidualnym planie sprzedaży na dany miesiąc na poziomie, co najmniej 85%; jeśli w danym miesiącu pracownik jest nieobecny w pracy z powodów usprawiedliwionych wymagany minimalny indywidualny poziom sprzedaży ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego w danym miesiącu.

Wypłata premii następuje w terminie wypłaty wynagrodzenia wraz z wynagrodzeniem za pracę za dany miesiąc.

10.3. Premia przysługuje pracownikowi w wysokości 30% miesięcznego wynagrodzenia za pracę. Podstawę naliczenia premii stanowi miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika określone w umowie o pracę. W podstawie naliczenia premii nie uwzględnia się dodatków do wynagrodzenia przysługujących pracownikowi na odrębnych zasadach.

10.4. Pracownik nie zachowuje prawa do premii za czas nieobecności w pracy spowodowanej chorobą lub innej absencji, za którą przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego. W takim przypadku premia jest pomniejszana za każdy dzień takiej absencji.