„Pierwsza kontrola” PIP: kompleksowy audyt na preferencyjnych zasadach
Inspektorzy pracy corocznie przeprowadzają ponad 80 tysięcy kontroli. Jednak liczne grono pracodawców póki co nie zostało zweryfikowane przez PIP w kwestiach prawnej ochrony pracy oraz bhp. Część z podmiotów dotychczas nieskontrolowanych będzie mogła liczyć na kontrole o charakterze instruktażowym – bez sankcji – o ile stwierdzone nieprawidłowości nie okażą się rażące.
Biorąc pod uwagę dużą liczbę podmiotów będących w kręgu zainteresowania działań kontrolno – nadzorczych PIP oraz dynamiczną sytuację na rynku spora część pracodawców nie była jeszcze poddana kontroli. Do tego typu podmiotów adresowany jest cykl „pierwsza kontrola” o którym mowa w założeniach programowych PIP na lata 2016- 2018. Nie każdy podmiot – póki co nieskontrolowany – będzie mógł liczyć na preferencyjne zasady w trakcie kontroli.
Kto może być objęty „pierwszą kontrolą”
Zgodnie z przyjętymi przez PIP założeniami, cykl „pierwsza kontrola” adresowany jest do nieskontrolowanych dotąd:
-
mikroprzedsiębiorstw – zatrudniających do 9 pracowników,
-
zakładów małych – zatrudniających do 49 osób,
-
zakładów średnich – zatrudniających do 249 pracowników.
Z założeń przyjętych przez Główny Inspektorat Pracy wynika, że w 2016 r. cykl „pierwsza kontrola” obejmie około 2.600 zakładów.
Zasady „pierwszej kontroli”
W sytuacji gdy potencjalny pracodawca nie był nigdy kontrolowany przez PIP a liczba zatrudnionych nie przekracza 249 pracowników – wówczas może spodziewać się, że pierwsza kontrola będzie miała nieco inny charakter niż typowa kontrola zakładu mającego z PIP wcześniejsze doświadczenia. Z założeń programowych PIP wynika bowiem, że pierwsza kontrola ma mieć charakter instruktażowo – doradczy.
Przykład
Przedsiębiorca z początkiem 2016 r. rozpoczął zatrudnianie pracowników stając się tym samym pracodawcą. Nie mając świadomości licznych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy względem pracowników uznał, że skoro nie był jeszcze kontrolowany przez PIP to inspektor w ramach „pierwszej kontroli” przeszkoli go i dopiero wówczas będzie stosował w sposób prawidłowy przepisy prawa pracy.
Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Fakt, iż nie był kontrolowany w żadnym wypadku nie zwalnia go z obowiązku kompleksowego stosowania przepisów prawa pracy od samego początku uzyskania statusu pracodawcy. Inspektor w ramach pierwszej kontroli poinstruuje pracodawcę w przedmiocie stwierdzonych nieprawidłowości co nie oznacza kompleksowego szkolenia z ogółu wszelkich możliwych zagadnień i obowiązków wynikających z prawa pracy.
Z założeń programowych PIP wynika, że w ramach pierwszej instruktażowo – doradczej kontroli inspektor pracy wskaże nieprawidłowości w kontrolowanym zakładzie pracy, przeanalizuje je pod kątem prawnym i technicznym oraz zastosuje odpowiednie środki prawne – decyzje, wystąpienia oraz polecenia. Kierując do pracodawcy decyzje (nakazy) oraz wystąpienia inspektor wskaże terminy na ich realizacje. Warto mieć świadomość, że czas na usunięcie nieprawidłowości będzie przez inspektora dostosowywany do bieżących możliwości techniczno–organizacyjnych kontrolowanego podmiotu. W praktyce więc pracodawca będzie miał możliwość „wynegocjowania” z inspektorem nawet 3 miesięcznego terminu na usunięcie nieprawidłowości. Jednak powinien przy tym wykazać, że szybsza realizacja wystosowanych środków prawnych nie będzie możliwa.
Z uwagi na fakt, iż pierwsza kontrola ma charakter kompleksowego audytu o dużej skali w zakresie kontrolowanych zagadnień, istnieje duże prawdopodobieństwo, że do pracodawcy zawita nie jeden a dwóch inspektorów pracy. Taki zespół inspektorów może pojawić się wówczas gdy z punktu widzenia potrzeb kontroli wymagana będzie specjalistyczna wiedza techniczna lub prawnicza. Potrzeby prowadzenia pierwszej kontroli w dwuosobowych zespołach mają miejsce w szczególności gdy u pracodawcy stosowane są szczególnie skomplikowane procesy pracy lub gdy wynika to z warunków prowadzonej działalności.
Przejawem łagodnego charakteru pracodawców w ramach pierwszej kontroli jest zasada w myśl której w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości nie będą nakładane sankcje – np. mandaty.
Wyjątki od preferencyjnego traktowania
Zasada kontroli instruktażowej w ramach której inspektor nie będzie nakładał na pracodawcę sankcji nie zawsze będzie mogła być przez kontrolującego stosowana. Nawet bowiem w przypadku gdy wizyta inspektora w zakładzie jest pierwszą kontrolą oraz gdy pracodawca zatrudnia do 249 osób to charakter stwierdzonych nieprawidłowości może być tego kalibru, że inspektor nie będzie mógł ograniczyć się do skierowania nakazów czy wystąpień. Zatem mały pracodawca może spodziewać się sankcji w ramach „pierwszej kontroli” gdy inspektor ujawni następujące kategorie nieprawidłowości:
-
rażące naruszenia przepisów i zasad bhp (szczególnie sytuacje bezpośredniego zagrożenia zdrowia i życia pracowników),
-
przy kontrolach prowadzonych w związku z wypadkami przy pracy – śmiertelnymi, ciężkimi lub zbiorowymi,
-
przy nielegalnym zatrudnieniu oraz w przypadku stwierdzenia rażących przepisów tzw. prawnej ochrony pracy.
Przykład
Pracodawca prowadzi od 2015 roku firmę budowlaną, zatrudniając 5 pracowników wykonujących prace na wysokości. Inspektor pracy w trakcie pierwszej kontroli ustalił, że pracownicy podczas pracy na rusztowaniu nie posiadali żadnych środków ochronnych (zabezpieczających) przed upadkiem z wysokości. Pracodawca wyjaśnił inspektorowi, że firma jest w początkowej fazie działalności i póki co nie ma środków na zapewnienie pracownikom wymaganych zabezpieczeń. Pracodawca poinformował ponadto inspektora, że zatrudnia fachowców z wieloletnim stażem, którzy nie potrzebują zabezpieczeń z uwagi na doświadczenie zawodowe.
W powyższym przypadku próby przekonania inspektora o braku środków na niezbędne zabezpieczenia czy o fachowości pracowników z całą pewnością nie ochronią pracodawcy przed szeregiem konsekwencji. W pierwszej kolejności inspektor wyda decyzję ustną wstrzymującą prace na rusztowaniu co wykluczy wystąpienie wypadku przy pracy. W dalszej kolejności pracodawca powinien spodziewać się nakazu (decyzji administracyjnej) którym inspektor nałoży obowiązek wyposażenia pracowników w środki ochrony. Ponadto inspektor pracy w takim przypadku może ukarać pracodawcę mandatem. Z uwagi na charakter stwierdzonych nieprawidłowości, w ramach których doszło do narażenia pracowników na bezpośrednie zagrożenie utraty zdrowia lub nawet życia inspektor pracy może również skierować do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Nie tylko naruszenia z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy będą powodem odstąpienia inspektora pracy od zasady nienakładania sankcji na podmiot kontrolowany. Wszelkie skrajne przypadku naruszeń przepisów dotyczących prawnej ochrony pracy również mogą być powodem nałożenia mandatu na podmiot kontrolowany. Chodzi tu o naruszenia podstawowych obowiązków względem pracowników. Przykładem może być niewypłacanie wynagrodzenia za pracę czy nieudzielanie urlopów wypoczynkowych.
Kontrola kompleksowa
Pracodawca w ramach cyklu „pierwsza kontrola” powinien spodziewać się, że zostanie skontrolowany w sposób kompleksowy. Należy zatem przyjąć, że w ramach tej kontroli zostanie zbadanych ogół kluczowych zagadnień z punktu widzenia zakresu działania PIP. Należy w tym zakresie odwołać się do art. 10 ustawy o PIP z którego wynika, iż do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy urlopów uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych.
Uwzględniając przywołany wyżej przepis można w ramach kontroli kompleksowej wyróżnić trzy podstawowe tematy jakie zostaną zbadane:
-
zagadnienia technicznego bezpieczeństwa pracy,
-
kontrola w zakresie prawnej ochrony pracy,
-
kontrola dotycząca legalności zatrudnienia.
W ramach kontroli z zakresu bhp inspektorzy już na samym wstępie zwrócą uwagę czy stan obiektów i pomieszczeń pracy koresponduje z przepisami umożliwiając świadczenie pracy w sposób niezagrażający zdrowiu czy życiu. Zbadana zostanie szeroko rozumiana kwestia warunków pracy w tym użytkowane w jej ramach narzędzia czy maszyny – które muszą pracowników zabezpieczać przed urazami czy porażeniem prądem elektrycznym. W ramach kontroli z zakresu bhp z całą pewnością inspektor zbada kwestie profilaktycznej opieki zdrowotnej, szkoleń pracowników. Z całą pewnością należy spodziewać się skontrolowania kwestii wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież, obuwie robocze czy środki higieny osobistej.
Inspektor w ramach kontroli kompleksowej zbada szereg zagadnień tzw. prawnej ochrony pracy. W szczególności skontrolowane zostaną zagadnienia wynikające z kodeksu pracy takie jak: prawidłowość zawierania i rozwiązywania umów, prowadzenie akt osobowych, zagadnienia związane z wypłacaniem wynagrodzeń, udzielaniem urlopów, czasem pracy oraz uprawnieniami związanymi z macierzyństwem.
W ramach kontroli z zakresu legalności zatrudnienia można się spodziewać, że inspektor zwróci uwagę na takie nieprawidłowości jak zatrudnianie przez pracodawcę osób bez potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków jak również brak zgłoszenia osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego.
Prawo pracy to nie tylko kodeks pracy ale i szereg innych ustaw, rozporządzeń jak również wewnątrzzakładowych regulacji. Pracodawca powinien mieć na względzie, że inspektor w trakcie pierwszej kontroli ma prawo zbadać opracowane przez pracodawcę regulaminy, zarządzenia czy instrukcje.
Przykład
Inspektor w trakcie pierwszej kontroli zażądał przedstawienia regulaminu pracy, który ustala organizację i porządek w procesie pracy. Pracodawca uznał, że skoro jest to jego wewnętrzny akt to nie ma obowiązku udostępniania jego inspektorowi.
Pracodawca jest w błędzie – powinien udostępnić regulamin pracy jak również wszystkie inne zakładowe źródła prawa pracy. W przeciwnym razie naraża się na zarzut utrudniania kontroli.
Sebastian Kryczka
