Jak rozliczać składki ubezpieczeniowe za oddelegowanych pracowników

Przychód pracownika oddelegowanego trzeba bowiem pomniejszyć o równowartość diet za czas pobytu za granicą, ustalonych zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie wypłaca oddelegowanemu diet, a jedynie odlicza ich równowartość od przysługującego mu wynagrodzenia.

Miesięczna podstawa wymiaru składek za osoby czasowo wykonujące pracę za granicą po odliczeniu równowartości diet nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej obowiązującego w danym roku kalendarzowym. W 2016 r. kwota ta wynosi 4.055 zł.

Ponadto, trzeba pamiętać, że osoby oddelegowane do pracy za granicę obejmuje ustawowa definicja przychodu analogiczna, jak dla wszystkich pracowników. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,

• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

• różnego rodzaju dodatki,

• nagrody,

• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.  

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należnych za oddelegowanego ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w przypadku, gdy w danym miesiącu pracownik:

• nie przepracował całego miesiąca z powodu rozpoczęcia lub zakończenia pracy za granicą w trakcie miesiąca,

• przebywał na zwolnieniu lekarskim,

• korzystał z urlopu bezpłatnego.

W celu proporcjonalnego pomniejszenia omawianej podstawy należy:

• miesięczną podstawę wymiaru podzielić przez liczbę dni kalendarzowych

• przypadających w danym miesiącu, a następnie, tak ustaloną kwotę podstawy za 1 dzień pomnożyć przez liczbę dni

• podlegania ubezpieczeniom.

Jak wynika z ww. zasady w przypadku, gdy praca za granicą jest wykonywana przez część miesiąca proporcjonalną podstawę ustala się w oparciu o liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu.

Należy jednak pamiętać, że za okres przepracowany w Polsce pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie wyliczone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Zgodnie z § 12 powołanego rozporządzeniem, w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce miesięcznej za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż absencja chorobowa i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia należy:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

• otrzymaną kwotę za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika,

• tak wyliczoną płacę za czas nieprzepracowany odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Jak wcześniej sygnalizowaliśmy, ustalając podstawę wymiaru składek ZUS za oddelegowanego, uzyskany przez niego przychód pomniejsza się o wartość diet za dni spędzone za granicą.

Zrozumiałe jest bowiem, że nie bierze się pod uwagę diet za dni pobytu w kraju. Trzeba również pamiętać, że można je odliczać wyłącznie za dni pracy i dni rozkładowo wolne od pracy. Od przychodu nie odejmuje się bowiem równowartości diet za okresy korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego oraz niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, nawet wtedy, gdy przebywa on w tym czasie w kraju oddelegowania.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa od kwoty 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2016 r. kwota ta wynosi 121.650 zł). Po jej przekroczeniu nie odprowadza się do ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz – w odniesieniu do zatrudnionych wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – również na fundusz emerytur pomostowych.

Ograniczeniem nie jest objęta podstawa wymiaru składek na inne ubezpieczenia, a więc na składkę zdrowotną, chorobową, wypadkową oraz na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych należy naliczać w pełnej wysokości. Zasada ta dotyczy także pracowników oddelegowanych.

Pracownicy delegowani objęci polskim ustawodawstwem podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składki na to ubezpieczenie ustala się dla nich na zasadach analogicznych jak za pozostałych zatrudnionych. Podstawę tę stanowi zatem miesięczny przychód pracownika pomniejszony o kwotę potrąconych z jego wynagrodzenia składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe).

Sama składka wynosi również 9% podstawy jej wymiaru, a odliczeniu od podatku podlega kwota będąca równowartością 7,75% tej podstawy.

Przepisy unijne stanowią, że świadczenia pieniężne przysługujące w razie choroby i macierzyństwa wypłaca instytucja właściwa zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem.

W związku z tym, pracownikowi oddelegowanemu, który podlega polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego omawiane świadczenia wypłaca polski pracodawca.

W odróżnieniu od ubezpieczonych świadczących pracę w kraju, przychód pracowników oddelegowanych za granicę nie jest tożsamy z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jest to następstwem zasady, zgodnie z którą podstawa ta jest ustalana po pomniejszeniu o równowartość diet, z zastrzeżeniem, że nie może być niższa od obowiązującego w danym roku kalendarzowym przeciętnego wynagrodzenia. W konsekwencji, nie odzwierciedla ona rzeczywistych zarobków osiąganych przez zatrudnionego, co przekłada się na wysokość podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku.

Podstawę tę stanowi bowiem przychód będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pomniejszony o kwotę składek potrąconych przez pracodawcę z wynagrodzenia pracownika (13,71% podstawy).

Ponieważ przy wyliczaniu świadczeń chorobowych należnych delegowanym pracownikom nie uwzględnia się całej kwoty ich przychodu, zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń  dla tej grupy zatrudnionych różnią się w pewnym zakresie od ogólnie obowiązujących.

I tak, nie podlegają wyłączeniu:

• składniki wynagrodzenia niepomniejszane za okres absencji chorobowej (wypłacane „obok” świadczeń),

• składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu.

Przy uwzględnieniu ww. wyjątków, wynagrodzenia chorobowe/zasiłki dla pracowników oddelegowanych ustala się w oparciu o ogólnie obowiązujące przepisy. Tak więc przy ich wyliczaniu nie należy brać pod uwagę między innymi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz stosować zasadę pomijania lub uzupełniania wynagrodzenie otrzymanego przez pracownika, zależnie od liczby dni jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.