Interaktywny Program Płatnik – pobieranie oraz analiza danych w kartotece płatnika i ubezpieczonego

07.02.2016AKTUALNE

Interaktywny Program Płatnik – pobieranie oraz analiza danych w kartotece płatnika i ubezpieczonego

Coraz więcej firm pracuje z Interaktywnym Programem Płatnik (IPP), kolejne grupy firm są przez włączane do tego systemu. Rozpoczęcie pracy płatnika składek z IPP to początek pracy w programie Płatnik z wykorzystaniem wielu funkcji programu, z którymi w dotychczasowej pracy płatnik nie miał do czynienia.

Materiał wyjaśnia najważniejsze kwestie związane z pobieraniem danych z ZUS oraz opisuje wybrane weryfikacje dokumentów ubezpieczeniowych wykonywane przez program Płatnik po pobraniu danych z konta płatnika i kont ubezpieczonych.

Pobieranie danych z ZUS

Płatnicy składek, którzy pracują w ramach IPP, poza pobieraniem komponentów i słowników programu, pobierają z ZUS dane zapisane na koncie płatnika i kontach ubezpieczonych w ZUS oraz statusy przetworzenia dokumentów wysłanych przez płatnika do ZUS.

Gdy płatnicy pobiorą dane z ZUS, dane znajdujące się w ich bazie danych zostaną zaktualizowane – zmienione/uzupełnione o dane zapisane na kontach w ZUS. Na podstawie danych pobranych z ZUS będzie wykonywana weryfikacja dokumentów przygotowanych w programie.

Uwaga

Pobranie danych płatnika i ubezpieczonych możliwe jest po podpisaniu oświadczenia o prawie do jego odbioru oraz przekazaniu niezbędnych do uwierzytelnienia danych z dokumentów wcześniej przekazanych do ZUS.

Dane są pobierane:

  • przy starcie programu,

  • na żądanie użytkownika (po wybraniu odpowiedniego polecenia w menu),

  • przed wysyłką zestawu (podczas weryfikacji dokumentów program w niektórych przypadkach będzie wymuszał pobranie aktualnych danych z ZUS w celu dokonania weryfikacji dokumentów),

  • przy tworzeniu Informacji (miesięcznej/rocznej) dla osób ubezpieczonych.

Pamiętać należy, że aby funkcja pobierania danych działała poprawnie, muszą być spełnione m.in. następujące warunki:

  1. w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat jednostki ZUS; w przypadku braku certyfikatu ZUS należy go pobrać i zarejestrować,

  2. w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat kwalifikowany.

Wskazanie grupy ubezpieczonych

Wskazanie grupy ubezpieczonych jest bardzo ważne dla płatników, którzy składają dokumenty rozliczeniowe z kilku zakresów identyfikatorów.

Domyślne ustawienie („Pełny zakres”) spowoduje, że program pobierze dane wszystkich ubezpieczonych, którzy są zgłoszeni i niewyrejestrowani przez płatnika.  Dla płatników, którzy sporządzają odrębne komplety dokumentów rozliczeniowych za pracowników i świadczeniobiorców (tj. składają dokumenty rozliczeniowe z różnych zakresów identyfikatorów,  np. za pracowników z przedziału 01 – 39, a za świadczeniobiorów z przedziału 51–69), przewidziano możliwość wyboru grupy ubezpieczonych, dla której mają być pobierane dane.

Aby wskazać odpowiednią grupę ubezpieczonych, dla której płatnik będzie pobierał dane, należy:

  • otworzyć kartotekę płatnika w trybie do edycji,

  • w bloku „Zakres danych pobieranych podczas aktualizacji kartotek ubezpieczonych” w polu „Zakres” wskazać odpowiednią grupę ubezpieczonych.

Wskazanie odpowiedniej grupy ubezpieczonych jest istotne z punktu widzenia płatników sporządzających dokumenty rozliczeniowe z więcej niż jednego zakresu (np. 01–39 i 51–69), szczególnie w sytuacji, gdy płatnik posiada odrębne bazy dla każdej grupy.

Ze słownika należy wybrać odpowiedni dla danego płatnika zakres:

  • pełny zakres – oznacza, że pobrane zostaną dane ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika i rozliczanych w dokumentach rozliczeniowych oznaczonych identyfikatorami z zakresu: 01–39, 40–49, 51–69, 70–79 oraz 80–89,

  • pracownicy– oznacza, że pobrane zostaną dane ubezpieczonych (np. pracowników, zleceniobiorców) zgłoszonych przez płatnika i rozliczanych w dokumentach rozliczeniowych oznaczonych identyfikatorami z zakresu: 01–39, 40–49, 70–79 oraz 80–89,

  • świadczeniobiorcy – oznacza, że pobrane zostaną dane ubezpieczonych będących świadczeniobiorcami, rozliczanych przez płatnika w dokumentach rozliczeniowych oznaczonych identyfikatorami z zakresu: 51–69,

  • pracownicy ZUS oraz Świadczeniobiorcy ZUS – zakresy te przeznaczone są dla jednostek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

  • bez aktualizacji kartotek – wariant ten oznacza tryb pracy bez pobierania danych z ZUS. W tym trybie, z ZUS pobierane są tylko komponenty programu; weryfikacja odbywa się w zakresie reguł niewymagających danych z ZUS; nie jest jednak możliwa wysyłka dokumentów.


Szczegółowy raport z pobrania danych

Jeżeli użytkownik programu chce, aby po pobraniu danych z ZUS został wygenerowany szczegółowy raport informujący o zmianach w kartotece płatnika i kartotekach ubezpieczonych, powinien zaznaczyć opcję „Przekaz” -> „Ustawienia przekazu elektronicznego” -> „Ustawienia ogólne” -> „Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS”.

Raport z pobrania danych z ZUS zawiera szczegółowe informacje o zmianach wprowadzonych w kartotekach programu podczas pobierania danych z ZUS, tj. w kartotece płatnika i kartotekach ubezpieczonych.

Aby pobrać szczegółowy raport z pobrania/aktualizacji danych z ZUS, należy:

  1. z menu „Przekaz” wybrać polecenie „Ustawienie przekazu elektronicznego”,

  2. po ukazaniu się okna „Ustawienia przekazu elektronicznego” – zaznaczyć polecenie „Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS”,

  3. następnie wybrać opcję „OK”.


Pobieranie danych

Po wskazaniu grupy ubezpieczonych, dla których będą pobierane dane i zaznaczeniu opcji, dotyczącej generowania szczegółowego raportu z pobierania danych, należy przejść do etapu pobierania danych z ZUS. Z menu „Administracja” należy wybrać polecenie „Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika”. Wtedy pojawi się okno „Aktualizacja komponentów programu i danych płatnika”:

 

Kolejnym krokiem jest wybór opcji „Pobierz aktualizacje” (wybór opcji „Anuluj”, spowoduje zamknięcie okna i aktualizacja nie będzie wykonana). Jeżeli dane w kartotece płatnika są niepotwierdzone w ZUS albo dane płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w kartotekach są nieaktualne w stosunku do danych, które znajdują się w ZUS, to pojawi

Po wybraniu opcji „Tak” pojawi się okno „Pobieranie danych z ZUS”. Warunkiem rozpoczęcia pobierania danych jest złożenie podpisu na oświadczeniu „Pobieranie danych z ZUS”. Wcześniej jednak, z dokumentów przekazanych do ZUS, muszą zostać uzupełnione niezbędne do uwierzytelnienia dane. Dane te pobierane są automatycznie z bazy programu. Jeśli nie będzie ich w bazie, użytkownik musi je odszukać w dokumentach i wprowadzić do formularza oświadczenia. Dane niezbędne do uwierzytelnienia mogą dotyczyć np. łącznej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne wykazanej w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za określony miesiąc, liczby ubezpieczonych wykazanej w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za określony miesiąc, daty powstania obowiązku opłacania składek podanej w dokumencie zgłoszeniowym płatnika składek.

Po uzupełnieniu, automatycznym bądź przez użytkownika, niezbędnych do uwierzytelnienia danych, zapoznaniu się z „Regulaminem dostępu” i złożeniu prawidłowego podpisu nastąpi pobieranie danych z ZUS. Przebieg aktualizacji jest monitorowany w poniższym oknie, aż do uzyskania informacji w poszczególnych punktach, tj. punktach 1, 2 i 3.

 

Po zakończeniu procesu pobierania komponentów i słowników programu, danych płatnika i ubezpieczonych oraz statusów przetworzenia dokumentów pojawi się poniższe okno z odpowiednimi informacjami w punktach 1, 2 i 3.

Poprawnie przeprowadzony proces pobierania danych z ZUS kończy się informacją „zaktualizowano”. Jeśli dane są aktualne w oknie przy odpowiedniej pozycji pojawia się informacja „aktualne”. Poniższe okno informuje o pozytywnym przebiegu aktualizacji danych.

Jeżeli proces pobierania danych nie zakończył się pozytywnie, to użytkownik otrzyma informację „błąd pobierania”. Czasami może się zdarzyć, że pojawi się informacja „zaktualizowano z ostrzeżeniami”.

 

Jeżeli użytkownik chce sprawdzić przebieg aktualizacji (szczególnie gdy pojawi się komunikat o treści „błąd pobierania” lub „zaktualizowano z ostrzeżeniami”), powinien użyć opcji „Przebieg aktualizacji”. Raport z przebiegu aktualizacji jest również dostępny w Dzienniku operacji („Widok” -> „Administracja” -> „Dziennik Operacji”).

Analiza raportu z pobrania danych

Szczegółowy raport z pobrania danych (płatnika i ubezpieczonych) z ZUS zawiera informacje o zmianach wprowadzonych w kartotece płatnika składek i w kartotekach ubezpieczonych podczas procesu pobierania danych z ZUS.

Raport podzielony jest na części dotyczące:

  1. kartoteki płatnika,

  2. kartotek ubezpieczonych.

W raporcie wykazane są wartości, które uległy zmianie w stosunku do stanu kartotek sprzed pobrania danych. Z raportu wynika, czy dana wartość została: dodana, usunięta, czy też zmieniona. W przypadku danych zmienionych, dostępne są obydwie wartości: sprzed pobrania danych i po pobraniu danych z ZUS.

Z powyższego przykładowego raportu wynika m.in., że dotychczas w kartotece ubezpieczonej nie było informacji dotyczących „Danych ewidencyjnych” oraz „Danych o okresach ubezpieczenia”. Natomiast w wyniku pobrania danych z ZUS w kartotece ubezpieczonej zapisane zostały informacje dotyczące danych ewidencyjnych – kod oddziału NFZ, nazwisko rodowe, płeć oraz dane o ubezpieczeniach – data zgłoszenia do ubezpieczeń, kod tytułu z jakim ubezpieczona została zgłoszona oraz rodzaje ubezpieczeń, którym ubezpieczona podlega.

Po pobraniu danych z ZUS warto przeanalizować „Szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS” (pod warunkiem, że płatnik zaznaczył opcję „Przekaz” -> „Ustawienia przekazu elektronicznego” -> „Ustawienia ogólne” -> „Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS”). Mogą bowiem wystąpić sytuacje, że dane pobrane z ZUS (czyli dane zapisane na koncie płatnika i/lub na kontach ubezpieczonych w ZUS) są nieaktualne lub nieprawidłowe. Jeżeli okaże się, że dane pobrane z ZUS wymagają zmiany lub korekty, płatnik powinien przekazać do ZUS odpowiedni dokument zmieniający/korygujący dane.

Analiza danych w kartotece płatnika

Począwszy od wersji 9.01.001 programu w kartotece płatnika dodano nowe zakładki, w których zapisane zostały dane pochodzące z konta płatnika w ZUS, np. adresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz numery rachunków bankowych.

Po pobraniu danych z konta płatnika w ZUS dane dotychczas znajdujące się w kartotece płatnika mogły ulec zmianie. Ma to miejsce, gdy dotychczasowe dane w kartotece płatnika były inne niż dane zapisane na koncie w ZUS, np. numer rachunku bankowego.

Jeżeli po pobraniu danych z ZUS okazało się, że dane w kartotece płatnika są błędne lub nieaktualne, należy te dane skorygować lub zaktualizować. Po aktualizacji danych płatnika danymi z ZUS kartoteka płatnika otrzymuje status „Potwierdzona w ZUS” i jest zablokowana do ręcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w kartotece będą widoczne po wysłaniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniającego/korygującego dane, przetworzeniu dokumentu, zapisaniu danych na koncie płatnika i ponownym pobraniu danych z ZUS.

Przykład
Po pobraniu danych z ZUS płatnik stwierdził, że wśród danych pobranych do kartoteki płatnika jest numer rachunku bankowego, którego nie zgłaszał do ZUS. Natomiast właściwego numeru rachunku, który przed pobraniem danych z ZUS był zapisany w kartotece płatnika, obecnie w kartotece nie ma. Należy podkreślić, że w przypadku płatnika składek, który pobiera dane z ZUS (pracuje z IPP), zarówno kartoteka płatnika, jak i kartoteki ubezpieczonych posiadają status „Potwierdzona w ZUS” i są zablokowane do edycji, a więc płatnik nie ma możliwości ręcznego wprowadzenia zmian w kartotece. Oznacza to, że w celu wyrejestrowania błędnego numeru rachunku i zgłoszenia poprawnego powinien sporządzić i przekazać do ZUS dokument ZUS ZBA „Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek”. W dokumencie tym w bloku III, w polu 01 należy wpisać cyfrę 2 (zamknięcie rachunku), a następnie w polu 02 numer rachunku podlegający wyrejestrowaniu. Aby zgłosić właściwy, poprawny numer rachunku, który w ramach aktualizacji danych nie został pobrany z ZUS do kartoteki płatnika, należy wypełnić następny blok „Informacja o rachunku bankowym płatnika składek”, wpisując w polu 01 cyfrę 1 (nowy rachunek), a następnie w polu 02 właściwy numer rachunku.

Po wysłaniu do ZUS dokumentu ZUS ZBA, jego przetworzeniu i zapisaniu danych na koncie płatnika, a następnie ponownym pobraniu danych z ZUS w kartotece płatnika powinien być zapisany tylko poprawny numer rachunku bankowego.

Analiza danych w kartotekach ubezpieczonych

Począwszy od wersji 9.01.001 programu w kartotekach ubezpieczonych dodano nowe zakładki, w których zapisane zostały dane pochodzące z kont ubezpieczonych w ZUS, np. od kiedy daną osobę zgłoszono do ubezpieczeń, do jakich ubezpieczeń, z jakim kodem tytułu ubezpieczenia, kogo jako członka rodziny zgłosiła do ubezpieczenia zdrowotnego.

Po pobraniu danych z kont ubezpieczonych w ZUS dane dotychczas znajdujące się w kartotekach ubezpieczonych mogły ulec zmianie. Będzie tak wtedy, gdy dotychczasowe dane w kartotece ubezpieczonego były inne niż dane zapisane na koncie w ZUS, np. adres zameldowania.

Jeżeli po pobraniu danych z ZUS okazało się, że dane w kartotece danego ubezpieczonego są błędne lub nieaktualne, należy te dane skorygować lub zaktualizować.

Po pobraniu danych z ZUS, kartoteki ubezpieczonych otrzymają status „Potwierdzona w ZUS” i są zablokowane do ręcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w kartotece danego ubezpieczonego będą widoczne po wysłaniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniającego/korygującego dane, przetworzeniu dokumentu, zapisaniu danych na koncie płatnika i ponownym pobraniu danych z ZUS.

Przykład
Po pobraniu danych z ZUS płatnik stwierdził, że dla jednego z ubezpieczonych, w jego kartotece zmieniono adres zameldowania. Kwestię adresu płatnik wyjaśnił z ubezpieczonym i okazało się, że adres pobrany z ZUS jest błędny. W związku z tym adres ten należy skorygować.  Należy podkreślić, że w przypadku płatnika składek, który pobiera dane z ZUS (pracuje z IPP), zarówno kartoteka płatnika, jak i kartoteki ubezpieczonych posiadają status „Potwierdzona w ZUS” i są zablokowane do edycji. Płatnik nie ma możliwości ręcznego wprowadzenia zmian w kartotece ubezpieczonego. Oznacza to, że w celu skorygowania błędnego adresu zameldowania ubezpieczonego (taki sam tryb dotyczy adresu zamieszkania i adresu do korespondencji oraz innych danych, z wyjątkiem danych identyfikacyjnych, które zmienia się i koryguje dokumentem ZUS ZIUA) płatnik powinien sporządzić i przekazać do ZUS odpowiednio dokument ZUS ZUA albo ZUS ZZA (w zależności od tego na jakim dokumencie ubezpieczony był zgłoszony do ubezpieczeń). W dokumencie tym w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 02 należy wpisać cyfrę 2 (korekta), natomiast w bloku XI dokumentu ZUS ZUA albo w bloku VIII dokumentu ZUS ZZA – poprawny adres zameldowania. Należy także pamiętać o wypełnieniu pozostałych danych w dokumencie.

Po wysłaniu do ZUS dokumentu ZUS ZUA/ZUS ZZA, jego przetworzeniu i zapisaniu danych na koncie ubezpieczonego, a następnie ponownym pobraniu danych z ZUS w kartotece ubezpieczonego powinien być zapisany poprawny adres zameldowania.

Autorem odpowiedzi jest: 

Robert Łuczak

Nagrody i wyróżnienia

Certyfikat rzetelnosci Laur zaufania SMB logo Top firma

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo