Informacja ZUS IWA za 2015 r. - do 1 lutego 2016 r.

ZUS IWA składają wszyscy płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który wymagana jest informacja, czyli w każdym miesiącu danego roku kalendarzowego przynajmniej jeden ich ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu spośród ubezpieczonych, za których płatnik opłacał składki;

• byli płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe także nieprzerwanie co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, w stosunku do roku, za który wymagana jest informacja;

• w roku, za który wymagana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych (liczba ta jest wyliczona jako iloraz sumy ubezpieczonych, podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku). Biorąc pod uwagę wymóg nieprzerwanego zgłoszenia płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe w ZUS, o którym mowa wyżej, przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12 - żadnego miesiąca nie można pominąć;

• podlegają wpisowi do rejestru REGON na ostatni dzień roku kalendarzowego, za który wymagana jest informacja.

Zgodnie z art. 31 ustawy wypadkowej płatnik zobowiązany jest także do złożenia korekty informacji ZUS IWA, jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości we wcześniej złożonej informacji.

ZUS po otrzymaniu ZUS IWA, na podstawie danych zawartych w tej informacji, ustala dla poszczególnych płatników składek wysokość obowiązującej ich w danym roku składkowym stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS dokonuje w odniesieniu do płatników, którzy przekazali ZUS IWA za 3 kolejne ostatnie lata kalendarzowe.

Pozostali płatnicy składek wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalają we własnym zakresie. Stopę składki wypadkowej we własnym zakresie muszą także ustalić płatnicy zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób, podlegający wpisowi do rejestru REGON, którzy przed obowiązującym ich terminem opłacania składek nie otrzymali z urzędu statystycznego zaświadczenia o wpisie do wspomnianego rejestru.

Wszyscy płatnicy są zobowiązani stosować ustaloną na nowo stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe do dokonywanych rozliczeń składek za okres całego roku składkowego, trwającego od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku.

Płatnik składek, przygotowując się do złożenia informacji ZUS IWA, w pierwszej kolejności powinien ustalić dane na temat liczby ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w danym roku kalendarzowym. Informację taką należy podać w polu 01 bloku III ZUS IWA. Jest to o tyle ważne, że jeśli w jakimkolwiek z miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, płatnik składek nie przekazuje wymienionej informacji za ten rok.

Należy przeanalizować każdy miesiąc oddzielnie i dopiero po uzyskaniu pewności, że obowiązek składania ZUS IWA dotyczy naszego płatnika, przekazać informację ZUS IWA do ZUS w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do innych dokumentów składanych do ZUS. Następnie ustalmy liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy w roku, za który składany jest ZUS IWA.

Zgodnie z art. 12 ustawy systemowej obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Natomiast ubezpieczeniu wypadkowemu nie podlegają:

• bezrobotni pobierający zasiłek dla bezrobotnych lub świadczenie integracyjne,

• posłowie do Parlamentu Europejskiego, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy z 30 lipca 2004 r. o uposażeniu posłów do Parlamentu Europejskiego, wybranych w Rzeczypospolitej Polskiej,

• osoby pobierające stypendium na podstawie przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w okresie odbywania studiów podyplomowych i niepozostawania w zatrudnieniu,

• osoby wykonujące pracę nakładczą,

• żołnierze niezawodowi pełniący czynną służbę,

• osoby przebywające na urlopach wychowawczych, osoby pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

• osoby pobierające świadczenie socjalne, wypłacane w okresie urlopu, oraz osoby pobierające zasiłek socjalny, wypłacany na czas przekwalifikowania zawodowego i poszukiwania nowego zatrudnienia, a także osoby pobierające wynagrodzenie przysługujące w okresie korzystania ze świadczenia górniczego albo w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie,

• osoby pobierające świadczenie szkoleniowe wypłacane po ustaniu zatrudnienia,

• osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie art. 7 i 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której, zgodnie z Kodeksem cywilnym, stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące, jeżeli wykonują pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności zleceniodawcy. Tutaj jednak konieczna jest czujność, gdyż od 1 stycznia 2010 r. wszyscy zleceniobiorcy oraz osoby z nimi współpracujące objęte ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlegają także obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu, niezależnie od miejsca wykonywania pracy. Zmiana ta związana jest z nowelizacją art. 12 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przez ustawę z 24 kwietnia 2009 r.

Aby ustalić liczbę ubezpieczonych, sumujemy osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu ze wszystkich tytułów w poszczególnych miesiącach, a następnie uzyskany wynik dzielimy przez 12.

Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu, zgodnie z zasadą matematyczną, do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub do jedności w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. wynik 9,49 zaokrąglimy w dół ~ 9; a wynik 9,5 zaokrąglimy w górę ~ 10).

Jeśli zatrudniamy pracowników lub zleceniobiorców przez część miesiąca, uwzględniamy daną osobę w obliczeniach liczby ubezpieczonych także w tych miesiącach, gdzie jej ubezpieczenie trwało niepełny miesiąc. Jeśli pracownik jednocześnie wykonywał pracę na podstawie umowy zlecenia, przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu miesiąca taką osobę uwzględnia się jako jednego ubezpieczonego, pomimo iż składka na ubezpieczenie wypadkowe była odprowadzana od dwóch tytułów.

Tym samym pamiętajmy, że w obliczeniach bierzemy pod uwagę wszystkie osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu choćby tylko przez jeden dzień w danym miesiącu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu konkretnego miesiąca daną osobę uwzględnia się jako jednego ubezpieczonego - nawet jeśli podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu kilkakrotnie.

Ustalając liczbę ubezpieczonych, nie bierzemy pod uwagę osób, za które rozliczane są składki lub wykazywane świadczenia wypłacone po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych. W takiej sytuacji osoby te nie są traktowane jako osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu na potrzeby informacji ZUS IWA, pomimo iż składane są za nie imienne raporty rozliczeniowe.

Punktem odniesienia przy tworzeniu zestawienia powinien być rejestr wypadków prowadzony przez danego płatnika na dany rok kalendarzowy. Interesują nas dane obejmujące wypadki dotyczące:

• pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały od w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,

• innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Nawet jeśli wypadek zdarzył się w danym roku kalendarzowym, za który składana jest informacja ZUS IWA, a dokumentacja wypadkowa i wpis do rejestru wypadków powstały w kolejnym roku, to tego wypadku nie uwzględniamy w ZUS IWA za dany rok, tylko za rok następny. Analogicznie jest w sytuacji, gdy wypadek miał miejsce w roku poprzednim w stosunku do analizowanego, ale dokumentacja wypadkowa i wpis do rejestru powstały w badanym roku to zaliczamy ten wypadek do obliczeń.

W bloku IV ZUS IWA wykazujemy informacje:

1. w polu 01 - wpisujemy rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

2. w polu 02 - wpisujemy liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,

3. w polu 03 - wpisujemy liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy zaliczonych do kategorii śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

4. w polu 04 - wpisujemy liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych stosuje  się  zasady obowiązujące przy wypełnianiu działu 2 sprawozdania o warunkach pracy ( Z-10).Wzór i sposób wypełniania sprawozdania Z-10 określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 31 ustawy o statystyce publicznej.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy, wpisujemy cyfrę „0”. Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, wpisujemy cyfrę „0”. Liczba poszkodowanych, podana w polu 03 bloku IV, nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku.

Zgodnie z art. 34 ustawy wypadkowej, jeśli płatnik składek nie przekaże danych lub przekaże nieprawdziwe dane w ZUS IWA, a tym samym spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, musi liczyć się z tym, że ZUS ustali dla niego, w drodze decyzji, stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej, ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Płatnik składek zobowiązany jest wówczas opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.

Ponadto, w myśl art. 36 ustawy wypadkowej, inspektor pracy może wystąpić do jednostki organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek, z wnioskiem o podwyższenie płatnikowi składek, u którego w czasie dwóch kolejnych kontroli stwierdzono rażące naruszenie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, o 100% stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ustalanej na najbliższy rok składkowy.

Płatnik, który przekazał informację ZUS IWA, powinien otrzymać z ZUS pisemne „Zawiadomienie o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok składkowy”. Zgodnie z art. 32 ustawy wypadkowej na powiadomienie płatnika o obowiązującej go stopie składek wypadkowych ZUS ma czas do 20 kwietnia. Co w praktyce oznacza, że płatnik dokonuje naliczenia składek wypadkowych według nowej stopy procentowej od wypłat dokonanych w pierwszym miesiącu nowego roku składkowego, czyli w kwietniu danego roku. Płatnik, który do 30 kwietnia danego roku nie otrzymał z ZUS informacji o obowiązującej go stopie składki wypadkowej, powinien pisemnie zwrócić się do właściwej, ze względu na swoją siedzibę, jednostki organizacyjnej ZUS o podanie wysokości obowiązującej go stopy składek na ubezpieczenie wypadkowe na nowy rok składkowy.