Ekwiwalent za urlop – 14 najważniejszych zasad naliczania

Zasady naliczania ekwiwalentu

1. zasada. Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy jest wypłacany tylko w ściśle określonych przepisami prawa pracy przypadkach. Wynika to z faktu, iż co do zasady urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika „w naturze” (czyli jako udzielony faktycznie czas wolny od pracy, za który pracodawca wypłaca stosowne wynagrodzenie).

2. zasada. Ekwiwalent przysługuje tylko za niewykorzystany urlop z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W innych przypadkach nie wypłaca się ekwiwalentu urlopowego.

3. zasada. Ekwiwalent urlopowy przysługuje pracownikowi zawsze w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - nie ma znaczenia, jaka była przyczyna zakończenia umowy. Nie można odmawiać wypłaty ekwiwalentu pracownikom, z którymi rozwiązano umowę w trybie natychmiastowym, tj. bez wypowiedzenia - czy to z winy pracownika (tzw. dyscyplinarka), czy z przyczyn niezawinionych (np. z powodu długotrwałej niezdolności do pracy).

4. zasada. Obliczając ekwiwalent, najpierw pracodawca powinien ustalalić, jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikowi. Jeżeli jest to wynagrodzenie określone w umowie w kwocie stałej, podstawą będzie zawsze wynagrodzenie przysługujące w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Fakt przyznania podwyżki pensji w ostatnich miesiącach przed zwolnieniem z pracy nie oznacza, że wynagrodzenie jest zmienne.

5. zasada. Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15 wynagrodzenia urlopowego). Bez znaczenia jest zatem wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego wcześniej, gdyż „uśrednianie” stosujemy wyłącznie przy składnikach zmiennych wynagrodzenia pracowniczego.

6. zasada. Przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego w kwocie średniej z 3 lub 12 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu urlopowego bierzemy pod uwagę tylko zmienne składniki wynagrodzenia. Dotyczy to każdego składnika płacy - może być to wynagrodzenie zasadnicze (np. gdy jest ustalone jako prowizyjne lub akordowe), ale mogą być to też dodatki (np. prowizje od sprzedaży wypłacane obok wynagrodzenia zasadniczego).

7. zasada. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). To oznacza, że w każdym przypadku, gdy mamy do czynienia z wynagrodzeniem określonym w stawce godzinowej, wynagrodzenie ustalamy w średniej wysokości. Jest to spowodowane zmiennością podstawowego składnika płacy, jakim jest wynagrodzenie zasadnicze.

8. zasada. Katalog wyłączeń z podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego z § 6 rozporządzenia urlopowego jest zamknięty. Nie można go rozszerzać, ustalając w przepisach płacowych (np. w regulaminie), że jakiś dodatek nie będzie zaliczany do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego.

9. zasada. Nie można - nawet odpowiednio - stosować reguł odnoszących się do świadczeń chorobowych do ekwiwalentu urlopowego. W szczególności bez znaczenia jest dla ekwiwalentu urlopowego, czy dany składnik przysługuje pracownikowi w okresie choroby, czy też nie. Świadczenia te mają zupełnie inny charakter i inne podstawy prawne.

10. zasada. Urlop udzielany jest na godziny. Podobnie ekwiwalent urlopowy ustalany jest według godzinowego wymiaru niewykorzystanego urlopu.

11. zasada. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 kp).

12. zasada. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (§ 19 ust. 1-2 rozporządzenia urlopowego).

13. zasada. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu (współczynnik urlopowy) ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12.

14. zasada. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie rozwiązania stosunku pracy. Wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego rozwiązanie stosunku pracy, chociażby ekwiwalent przysługiwał pracownikowi za urlopy należne za poprzednie lata pracy (por. wyrok SN z 15 października 1976 r., sygn. akt I PRN 1/76).