Portal Kadrowo-płacowy Portal Kadrowo-płacowy - Codziennie bieżące informacje

Nie pamiętasz hasła?
Piątek, 19 grudnia 2014
» Temat tygodnia

Temat tygodnia

Informacja ZUS IWA - jak ją poprawnie sporządzić

Michał Jarosik 24 stycznia 2011
Do 31 stycznia 2011 r. płatnicy składek są zobowiązani przekazać do ZUS formularz ZUS IWA zawierający dane za 2010 r., potrzebne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Informacje zawarte na tym druku są przekazywane, aby ZUS mógł ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, według której w kolejnym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2011 r. do 31 marca 2012 r., płatnik będzie opłacał za swoich ubezpieczonych składkę na ubezpieczenie wypadkowe. Jednak nie wszyscy płatnicy ten druk powinni składać.
Kto ma obowiązek złożyć ZUS IWA?
ZUS IWA muszą przekazać płatnicy, którzy spełniają łącznie 3 warunki:
1) byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej 1 dzień w styczniu następnego roku, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2011 r.,

2) w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych oraz

3) byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2010 r.
Przez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, że w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, czyli od stycznia do grudnia przynajmniej jeden ubezpieczony płatnika podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu 2010 r. nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.
Przykład 1
Firma handlowa rozpoczęła prowadzenie działalności w kwietniu 2010 r. Od kwietnia płatnik zgłosił do ubezpieczeń społecznych 12 pracowników. W kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu wynosiła średnio 20 osób. 
Ze względu na to, że płatnik nie prowadził działalności w styczniu, lutym i marcu, nie powinien składać informacji ZUS IWA za 2010 r.

Przykład 2
Firma produkcyjna była zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek przez cały 2010 r., ale przez cały grudzień od 1 do 31 grudnia wszyscy pracownicy przebywali na urlopie bezpłatnym.  W związku z tym, że w grudniu 2010 r. firma nie zatrudniała żadnej osoby podlegającej ubezpieczeniu wypadkowemu, nie powinna składać za 2010 r. informacji ZUS IWA.
Jak prawidłowo ustalić liczbę ubezpieczonych?
Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz:
  • sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja oraz
  • liczby miesięcy tego roku. Ze względu na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12.
Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 albo w dół, jeżeli jest mniejsza od 0,5 (16,49 = 16; 14,51 = 15).
Uwaga: Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach należy uwzględnić tych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez 1 dzień. Nie uwzględnia się więc osób, które:
  • podlegają z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorca, który w innym zakładzie pracy jest w tym samym okresie zatrudniony na podstawie umowy o pracę i otrzymuje wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu, z wykonywanej równocześnie w innej firmie umowy zlecenia obowiązkowo podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, członek rady nadzorczej podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu;
  • nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Na przykład np. student, który nie ukończył 26 lat zatrudniony na podstawie umowy zlecenia nie podlega z umowy zlecenia zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Nie ma wówczas znaczenia, czy umowa zlecenia jest wykonywana przez studenta w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, czy też poza siedzibą i miejscem prowadzenia działalności. W obydwu przypadkach student nie podlega żadnym ubezpieczeniom, w tym również wypadkowemu;
  • przez cały miesiąc przebywają na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierają zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub powołanych do odbywania zasadniczej służby wojskowej;
  • za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez 1 dzień).
Gdy dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, należy ją uwzględnić jako jednego ubezpieczonego.
Przykład 3
Pracownik Jan Borkowski przebywał na urlopie bezpłatnym w od 1 do 30 listopada 2010 r.
Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych za listopad nie uwzględnia się pana Jana, ponieważ w tym miesiącu nie podlegał ona ubezpieczeniu wypadkowemu.

Przykład 4
Pracownica Anna Wiśniewska przebywała na urlopie bezpłatnym w okresie od 2 do 30 listopada 2010 r. W miesiącu tym nie przepracowała żadnego dnia, ponieważ 1 listopada to święto. W takiej sytuacji w listopadzie pani Anna podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu  1 dzień i mimo tego, że faktycznie pracy nie wykonywała, należy ją uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.

Przykład 5
Pracownik Michał Zajączkowski od 2 czerwca do 30 lipca 2010 r. był chory i otrzymywał za ten okres najpierw wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy.
W każdym z tych miesięcy pan Michał powinien być uwzględniany w liczbie ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu.

Przykład 6
W 2010 r. firma zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy następującą liczbę ubezpieczonych:
styczeń - 10,
luty - 10,
marzec - 15,
kwiecień - 15,
maj - 15,
czerwiec - 14,
lipiec - 16,
sierpień - 19,
wrzesień - 21,
październik - 15,
listopad - 19,
grudzień - 19,
razem - 188.

Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w 2010 r. wyniosła  188 ubezpieczonych.

Liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki wypadkowej wynosi:
188 : 12 miesięcy = 15,666, po zaokrągleniu 16 ubezpieczonych.

W konsekwencji płatnik ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2010 r.

Przykład 7
Emil Zalewski prowadzi działalność gospodarczą, z której obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także ubezpieczeniu wypadkowemu. W firmie zatrudnia 2 pracowników. Ponieważ w 2010 r. pan Emil nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, nie składa za ten rok  informacji ZUS IWA.
Jak prawidłowo wypełnić ZUS IWA za 2010 r.
Blok I: Dane organizacyjne
Pole 01 - identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok). I tak:

- jako dwie pierwsze cyfry wpisuje się odpowiednio:
01 - co oznacza informację ZUS IWA pierwszorazową, 01 2010 w przypadku informacji pierwszorazowej składanej za 2010 r.
02 - co oznacza informację ZUS IWA korygującą,
03 do 39 - co oznacza kolejną informację ZUS IWA korygującą

- jako cztery kolejne cyfry wpisuje się rok, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Informację ZUS IWA korygującą, w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, płatnik zobowiązany jest złożyć w razie stwierdzenia nieprawidłowości w złożonej informacji:
  • we własnym zakresie,
  • przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Pole 02 - 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek.

Pola 03-05 - nie wypełnia się.

Pole 06 - znak i numer decyzji pokontrolnej, w przypadku, gdy korekta informacji ZUS IWA składana jest w następstwie ustaleń kontroli ZUS.
Blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”

Pole 01 - NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej nadany płatnikowi składek przez urząd skarbowy), nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

Pole 02 - numer REGON, zgodny z aktualnym zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym REGON, nie oddzielając kreskami poszczególnych jego członów.

Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną. Jeżeli płatnikowi nie nadano NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Pole 03 - PESEL

Pole 04 (w zależności od rodzaju dokumentu):
1 - w przypadku dowodu osobistego,
2 - w przypadku paszportu.

Pole 05 - seria i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Pole 06 - nazwa skróconą płatnika składek.

Pole 07 - nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska należy oddzielić poziomą kreską).

Pole 08 - imię pierwsze płatnika składek.

Pole 09 - data urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

W celu prawidłowej identyfikacji informacji ZUS IWA w systemie informatycznym ZUS wymagana jest zgodność danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II, z aktualnymi danymi, z jakimi płatnik jest zarejestrowany w ZUS (na podstawie zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, z uwzględnieniem zgłoszonych zmian danych identyfikacyjnych na formularzu ZUS ZIPA).
Blok III „Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego”
Pole 01 - liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.
Blok IV „Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki”
Pole 01 - rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Jest to 5-znakowy kod z zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON, aktualnego na 31 grudnia roku, za który składana jest informacja.

Pole 02 - liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

W odniesieniu do pracowników uwzględnia się poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia  2010 r. i nie później niż 31 grudnia 2010 r., tj. roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Natomiast w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu uwzględnia się poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Przykład 1
Wypadek przy pracy, w którym został  poszkodowany pracownik Andrzej Siwek, zdarzył się 31 grudnia 2010 r. Protokół powypadkowy sporządzono i wypadek zarejestrowano w rejestrze wypadków 2 stycznia 2011 r. Pana Andrzeja nie  należy uwzględniać w informacji ZUS IWA składanej za 2010 r. Będzie on uwzględniony w informacji składanej za 2011 r.

Przykład 2
Wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany zleceniobiorca - Wiktor Makowski (podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu), miał miejsce w 29 grudnia 2009 r. Kartę wypadku sporządzono 3 stycznia 2010 r.

Poszkodowanego pana Wiktora należy uwzględnić w liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy w informacji ZUS IWA za 2010 r.

Jeżeli w danym roku żadna osoba podlegająca ubezpieczeniu wypadkowemu nie została poszkodowana w wypadku przy pracy, należy wpisać cyfrę „0”.

Pole 03 - liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.
Oznacza to, że analogicznie jak przy wypełnianiu pola 02 uwzględnia się:
  • w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,
  • w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.
Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, należy wpisać cyfrę „0”.

Liczba poszkodowanych podana w polu 03 bloku IV nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku.

Pole 04 - liczba zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.
Blok V „Adres do korespondencji płatnika składek”
Pole 01 - kod pocztowy.

Pole 02 - nazwa miejscowości.

Pole 03 - nazwa ulicy.

Pole 04 - numer domu.
Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go, oddzielając numery pochyłą kreską, np. 111/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 110A.

Pole 05 - numer lokalu.
Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole należy pozostawić puste.

Pole 06 - numer telefonu do teletransmisji, poprzedzony numerem kierunkowym, np. 022 - 4783575.
Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole pozostawia się puste.

Pole 07 - numer skrytki pocztowej.
Jeśli płatnik składek nie posiada skrytki pocztowej, pole należy pozostawić puste.

Pole 08 - numer telefonu, poprzedzony numerem kierunkowym, np. 22 - 7906544.

Pole 09 - symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy, ale tylko w przypadku podania adresu innego niż polski.

Pole 10 - adres poczty elektronicznej.
Blok VI „Oświadczenie płatnika składek”
 
Pole 01 - data wypełnienia informacji ZUS IWA (dzień/miesiąc/rok).

Pole 02 - podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Pole 03 - pieczątka płatnika składek, jeśli płatnik ją posiada.
W jakiej formie należy przekazać ZUS IWA?
Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z oprogramowania interfejsowego, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.
Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu lub w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego) przekazują informacje do oddziału ZUS właściwego ze względu na siedzibę płatnika składek.
Uwaga: W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej na opakowaniu powinien być umieszczony napis „ZUS IWA”.
W jakich terminach należy dokonać korekty?
Korektę ZUS IWA należy przekazać w ciągu 7 dni od:
  • stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
  • otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:
  • w decyzji - płatnik powinien złożyć korektę nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
  • podczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Ile lat trzeba przechowywać kopie i korekty ZUS IWA?
Kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Podstawa prawna
Autor: Michał Jarosik
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
wróć do listy
Ocena:

0 głosów



Powiązane artykuły

Osoba na świadczeniu rehabilitacyjnym w ZUS IWA

Joanna Goliniewska 31 stycznia 2011

Pytanie: Czy osobę przebywająca na świadczeniu rehabilitacyjnym wliczamy do IWA?

Jak przygotować informację ZUS IWA za 2012 r. - instrukcja sporządzenia

28 stycznia 2013

Do 31 stycznia 2013 r. część płatników składek powinna sporządzić i złożyć druk zawierający dane, które posłużą ZUS do ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. 

ZUS IWA: Czy wspólników spółek osobowych uwzględniać w liczbie ubezpieczonych

Joanna Goliniewska 26 stycznia 2012

Pytanie: Czy w deklaracji ZUS IWA oprócz pracowników i zleceniobiorców należy uwzględnić również wspólników spółki jawnej, którzy rozliczani są na odrębnych deklaracjach?

Wypadek w macierzystym zakładzie pracy

Joanna Goliniewska 23 kwietnia 2012

Pytanie: Proszę o informację, czy przygotowując ZUS IWA należało uwzględnić wypadek zleceniobiorcy, któremu wypłacono zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego. Pracownik uległ wypadkowi w swoim...

Do 31 stycznia należy przekazać informację ZUS IWA za 2013 rok

20 stycznia 2014

31 stycznia 2014 r. mija termin na złożenie "Informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe" ZUS IWA. Na podstawie danych w nim zawartych zostanie ustalona nowa...

Narzędzia

 
 

Kalkulatory


Praktyczne narzędzia kadrowe, podatkowe i ubezpieczeniowe

Wzory dokumentów

 

Wzory i formularze niezbędne dla każdego pracodawcy i płatnika. Pobierz w doc lub PDF

Listy kontrolne

 

Sprawdź czy wszystko wykonujesz poprawnie

Wskaźniki


Wynagrodzenia, odsetki, podatki, składki ZUS i wiele innych aktualnych wskaźników

Szkolenia

 

Szkolenia i warsztaty dla specjalistów ds. kadr i płac

Akty prawne


100 najistotniejszych stale aktualizowanych aktów prawnych

Orzeczenia


Kluczowe stanowiska sądów w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Komunikaty ZUS


Informacje i komunikaty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Wideo

 

Porady wideo ekspertów

 

Kalendarz wydarzeń

Grudzień 2014
Pon Wto Śro Czw Pią Sob Nie
01 02 03 04 05 06 07
08 09 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31        
Zgłoś wydarzenie

Zbliżające się wydarzenia:

Więcej: Kalendarz wydarzeń
Realizacja: Ideo, Powered by:
Portalkadrowy.pl Copyright © 2007-2014 Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.