19 sierpnia 2011 r. Sejm przyjął ustawę o redukcji niektórych obowiązków dla obywateli i przedsiębiorców. Nowe przepisy przewidują, że płatnicy będą zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych zaledwie przez okres 5 lat od daty ich przekazania do ZUS. Skróceniu ulegnie również okres przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne.
Obowiązek przechowywania kopii dokumentacji ZUS wynika z art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy płatników przekazujących dokumentację do ZUS zarówno w formie dokumentu pisemnego, jak i elektronicznego.
Uwaga: W celu zabezpieczenia własnych interesów, płatnik powinien przechowywać zarówno dokumenty pierwszorazowe, jak i korekty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia opłacania składek. Dokumenty te stanowią bowiem podstawowy materiał dowodowy w przypadku zaistnienia sporu z zakresu ubezpieczeń społecznych. Dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby płatnik mógł przedłożyć te dokumenty m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS.
Jak podkreślali twórcy projektu ustawy, wymóg długotrwałego przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych wiąże się kosztownymi obowiązkami dla przedsiębiorców i pozostałych płatników. Obecnie płatnicy składek zobowiązani są do przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przez 10 lat od daty przekazania ich do ZUS. Okres ten jest zbieżny z terminem przedawnienia należności składkowych.
Ustawa zajmie się teraz Senat. Wprowadzenie zmian planowane jest na dzień 1 stycznia 2013 r.
Ustawa zajmie się teraz Senat. Wprowadzenie zmian planowane jest na dzień 1 stycznia 2013 r.
Podstawa prawna
- art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585),
- ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków dla obywateli i przedsiębiorców (druk nr 4461),
- art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Autor: Marcin Dawidziuk
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Komentarze (0)