Osoba sporządzająca oraz podpisująca umowę cywilnoprawną a osoba reprezentująca w umowie ośrodek pomocy społecznej

Zadania pomocy społecznej w gminach wykonują jednostki organizacyjne - ośrodki pomocy społecznej. Nie mają one osobowości prawnej. Na czele takiego ośrodka stoi kierownik ośrodka pomocy społecznej. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają bowiem jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. A zatem to kierownik reprezentuje ośrodek i jest upoważniony do podpisywania umów. Przepisy powszechne nie regulują, kto oprócz kierownika reprezentuje ośrodek oraz jest upoważniony do podpisywania umów (w tym cywilnoprawnych) zawieranych przez ośrodek. Powinny to regulować wewnętrzne akty organizacyjne oraz statut ośrodka albo pełnomocnictwo udzielone kierownikowi przez wójta. Z aktów tych może wynikać również, że w zakresie zobowiązań finansowych (w tym przy zawieraniu umów) konieczna jest kontrasygnata głównego księgowego. Jeśli z tych wszystkich aktów wynika, że ośrodek reprezentuje kierownik ośrodka oraz główny księgowy, to sporządzając umowę te osoby należy wpisać jako osoby reprezentujące ośrodek.

Na podstawie udzielonego przez wójta pełnomocnictwa kierownik, jako osoba reprezentująca ośrodek, jest upoważniona do podpisywania wszelkich dokumentów. Jeśli z aktów wewnętrznych czy statutu wynika, że na umowach ma znaleźć się również podpis głównego księgowego ośrodka, to pod umową powinni podpisać się kierownik oraz główny księgowy. Jeżeli natomiast z tych aktów (statutu) nie wynika, czy inspektor kadr reprezentuje ośrodek, to nie powinien on figurować w części umowy wskazującej, kto reprezentuje ośrodek (patrz przykład z pkt 1). A zatem osoba sporządzająca dokumenty, w tym umowy, powinna odmówić wpisywania inspektora kadr do umowy (w miejscu dotyczącym osób reprezentujących ośrodek), gdyż jest to sprzeczne z przepisami regulującymi organizację ośrodka.

Należy bowiem odróżnić osobę reprezentującą ośrodek, osobę podpisującą dokumenty oraz sporządzającą te dokumenty. Osoba reprezentująca występuje w imieniu ośrodka, tak jak np. prezes w imieniu spółki z o.o. czy dyrektor w imieniu szkoły. Osoby te, jeśli prawo im na to zezwala, w tym przepisy wewnętrzne dotyczące organizacji jednostki czy statuty, mogą udzielać pracownikom danej jednostki (albo innym osobom), np. inspektorowi kadr ośrodka pomocy społecznej, pełnomocnictw do podpisywania w imieniu np. kierownika dokumentów. Udzielenie pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów nie powoduje, że osoba, której udzielono pełnomocnictwa, staje się obok kierownika osobą reprezentującą ośrodek. Dodatkowa osoba, np. pracownik działu kadr, może zajmować się tylko sporządzaniem umów (przygotowuje je do podpisu). Może je podpisywać, z zaznaczeniem, że tylko je sporządziła. Jeśli umowy sporządza inspektor kadr, może się na nich podpisać jako osoba sporządzająca dokument. W takim przypadku na umowie musi podpisać się jeszcze kierownik i główny księgowy (oni zawierają umowę, zobowiązanie). Jeśli inspektor ma dodatkowo pełnomocnictwo od kierownika do podpisywania umów, to może na umowie podpisać się jako osoba sporządzająca dokument oraz podpisująca go w imieniu kierownika. W takim przypadku na umowie podpisuje się już tylko główny księgowy, bez kierownika.