Rzecznik Praw Obywatelskich bije na alarm w sprawie rozliczania kosztów podróży służbowej. Rzecz w tym, że nie wszyscy pracownicy, którzy np. zgubili bilet podróżny mogą uzyskać zwrot poniesionych kosztów. Co do zasady, w takiej sytuacji powinno wystarczyć zwykłe oświadczenie pracownika, jednak część pracodawców - a co więcej sądy powszechne - mają w tym temacie odmienne zdanie. RPO wystąpił do Minister Pracy z sugestią dokonania stosownej nowelizacji przepisów. Z czego wynikła i czego dotyczy cała historia?
1. Jak dokumentować koszty podróży?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, pracownikowi w związku z taką podróżą odbywaną w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów;
- noclegów;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jak wskazuje § 8a ust. 3 wskazanego wyżej rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeśli jednak zdarzy się sytuacja, że uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Ale czy takie oświadczenie wystarczy?
2. Oświadczenie pracownika nie jest podstawą do zwrotu kosztów podróży
Wydawałoby się zatem, że w przypadku kradzieży, czy też zgubienia biletów wystarczającą podstawą do uzyskania zwrotu kosztów jest właśnie oświadczenie pracownika. Nie wszyscy pracodawcy podzielają ten pogląd, a co więcej również sądy pierwszej i drugiej instancji stoją na stanowisku, iż „literalna wykładnia przepisów nie daje podstaw do uznania oświadczenia pracownika o zagubieniu biletów jako dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek i uzasadniającego zwrot kosztów”.
W efekcie takiego stanowiska pracownicy nie mają faktycznej możliwości wyegzekwowania przysługujących im należności - mimo, iż Minister Pracy odmiennie interpretuje wskazany przepis.
| Zdaniem MPiPS: Oświadczenie pracownika zastępuje skradziony lub zgubiony rachunek Wymieniony przepis [§ 8a rozporządzenia - przyp. redakcji], w części dotyczącej oświadczenia pracownika, może mieć odpowiednie zastosowanie np. w przypadku zagubienia biletu, okradzenia pracownika itp. (Fragment odpowiedzi Minister Pracy z 10 stycznia 2008 r. na zapytanie nr 178 w sprawie nowego sposobu dokumentowania rozliczenia delegacji służbowych) |
3. Rzecznik opowiada się za zmianą przepisów
Rzecznik Praw Obywatelskich zajmując się opisywanym problemem zauważył, iż stosowana przez sądy wykładnia prowadzi do wniosku o niezbędności dokonania korekty obowiązujących zasad dokumentowania wydatków przy ubieganiu się o zwrot kosztów podróży służbowej. W tym celu RPO wystąpił do Minister Pracy i Polityki Społecznej z prośbą o zajęcie w przedmiotowej sprawie stanowiska. Jeśli Minister Pracy podzieli stanowisko Rzecznika, możemy spodziewać się nowelizacji przepisów dotyczących dokumentowania kosztów podróży służbowych.
| Ważne! Sprawa dotyczy też „prywatnych” pracodawców Przypominamy, iż powyższe zasady opisujące warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika dotyczą nie tylko pracodawców będących państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej, ale także tych pracodawców „prywatnych”, którzy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę nie ustalili w tej kwestii odmiennych zasad. |
Podstawa prawna:
» § 2, § 3, § 8a ust. 3 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990, ze zm.),
» wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich z 6 września 2010 r. RPO/653423/10/III/8006.1 RZ.
» § 2, § 3, § 8a ust. 3 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990, ze zm.),
» wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich z 6 września 2010 r. RPO/653423/10/III/8006.1 RZ.
Komentarze (0)