Przepisy ustawy o emeryturach pomostowych zobowiązują płatników składek m.in. do prowadzenia:

a) wykazu stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

b) ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP.

Ewidencja - w stosunku do każdego pracownika - musi zawierać:

• nazwisko i imię,
• datę urodzenia,
• numery PESEL i NIP,
• serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W państwa pytaniach często pojawia się problem, czy dane stanowisko pracy można zaliczyć do pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Dotychczas o tym, czy praca na danym stanowisku kwalifikowała się do prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przesądzał fakt, czy dane stanowisko pracy było wymienione w wykazie A lub B rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze oraz w zarządzeniach i uchwałach resortowych wydanych na podstawie tego rozporządzenia. Od 1 stycznia 2009 r. obowiązują przepisy ustawy o emeryturach pomostowych. Załączniki nr 1 i nr 2 do ustawy zawierają rodzaje prac w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze - prace te zostały jednak wymienione w sposób ogólny. Natomiast szczegółowe wykazy stanowisk, na których wykonywana jest taka praca, ma obowiązek utworzyć pracodawca (płatnik składek).

Zatem obowiązek stworzenia wykazu prac i określenia, które stanowiska pracy kwalifikują się do prac w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze spoczywa wyłącznie na pracodawcy (płatniku składek), a nie np. oddziale ZUS lub innym organie.

Oczywiście pracodawca nie może tworzyć tych wykazów w sposób dowolny - powinien on bazować na definicjach prac w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze, określonych w ustawie. Przy tworzeniu wykazów tych prac pomocna będzie również ocena ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, którą każdy pracodawca ma obowiązek przeprowadzić. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy.

Pracodawca oceniając ryzyko zawodowe uwzględnia wszystkie czynniki środowiska pracy występujące podczas wykonywania prac, które powinny być zidentyfikowane i zmierzone, a także sposoby wykonywania tych prac.

Sprawy sporne dotyczące nieumieszczenia w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze rozpoznaje Państwowa Inspekcja Pracy. Właściwy organ PIP będzie mógł zatem nakazać pracodawcy umieszczenie określonego pracownika w ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Konsekwencją wydania takiej decyzji będzie obowiązek poszerzenia przez pracodawcę utworzonego wykazu - o wskazane stanowisko.

Błąd: Wykaz prac utworzony przez pracodawcę zawiera tylko ogólne rodzaje prac w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze wymienione w załącznikach do ustawy

Wykaz stanowisk pracy, na których wykonywane są prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze powinien zawierać konkretne stanowiska pracy, których nazwa musi odpowiadać nazwom stanowisk, na jakich są zatrudnianiu pracownicy u danego pracodawcy. W wykazie nie wystarczy powielić rodzajów prac wymienionych w załącznikach do ustawy - musi on zawierać stanowiska pracy, zakwalifikowane przez pracodawcę do prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Kolejnym „nowym” obowiązkiem płatnika składek jest prowadzenie ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP oraz naliczanie i odprowadzanie składek na ten fundusz.

Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie następujące warunki:

• urodził się po 31 grudnia 1948 r.,
• wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w przepisach ustawy o emeryturach pomostowych.

W tym miejscu często pojawia się wątpliwość - czy obowiązek opłacania składek na FEP, a tym samym obowiązek ujęcia danego pracownika w ewidencji jest uzależniony od wymiaru czasu pracy pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Postępowanie prawidłowe: składki na FEP za wszystkich pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Należy pamiętać, że obowiązek opłacania składek na FEP nie jest uzależniony od wymiaru zatrudnienia pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Składki te należy opłacać zarówno za pracowników zatrudnionych w pełnym jak i niepełnym wymiarze czasu pracy - jeśli spełnione są 2 powyższe warunki.

Takie stanowisko prezentuje również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Wejście nowych przepisów spowodowało również spore zamieszanie w kwestii poświadczania okresów prac, które były pracą w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w rozumieniu starych przepisów, ale nie zostały ujęte w nowotworzonych wykazach.

Postępowanie prawidłowe: Pracodawca nie został zwolniony z obowiązku poświadczania w świadectwie pracy „starych” okresów pracy w szczególnych warunkach i w szczególnym charakterze

Nawet, jeśli praca na danym stanowisku nie została zakwalifikowana jako praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w świetle przepisów ustawy o emeryturach pomostowych, pracodawca ma obowiązek wykazywać okresy takiej pracy w świadectwie pracy przekazywanym pracownikowi. Okresy te nadal mają bowiem wpływ na uprawnienia emerytalne niektórych pracowników.

Natomiast w stosunku do pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu nowych przepisów, okresy tej pracy - do czasu przekazania do ZUS zgłoszenia o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pierwsze takie zgłoszenie za 2010 r. płatnicy składek będą mieli obowiązek przekazać do 31 marca 2011 r.) - płatnicy składek (pracodawcy) dla potrzeb ustalenia prawa do emerytury pomostowej są zobowiązani do wystawiania pracownikom zaświadczeń o okresach pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, przypadających po dniu 31 grudnia 2008 r. Płatnik składek jest zobowiązany również do wystawiania zaświadczeń o okresach pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, przypadających przed 1 stycznia 2009 r.

W zaświadczeniu płatnik składek powinien potwierdzić fakt wykonywania pracy wymienionej w określonym punkcie załącznika nr 1 lub nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych, okres wykonywania tej pracy, a także czy praca była wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy. Przy wystawianiu takiego zaświadczenia płatnik składek powinien również pominąć okresy niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.